Внедрение процессного подхода. Часть 2
Успешное внедрение процессного подхода
Внедрение управления бизнес-процессами в организации – комплексная услуга, которая включает в себя подготовку методологической и документальной базы, внедрение инструментов управления бизнес-процессами, а также подготовку персонала.
ЧитатьПривычка № 8 - Преследуйте получение ценности для бизнеса ... не только в первый раз
- Управление бизнес процессами - это процесс непрерывного совершенствования
- Управление бизнес процессами должно быть системным
- Финансирование должно выстраиваться на основании проектов и программ управления бизнес процессами
Для успешного внедрения процессного подхода необходимо рассматривать финансирование не с точки зрения реализации одного проекта, но в качестве долгосрочных инвестиций. Иными словами, если вы хотите «давайте попробуем, а там посмотрим», то скорее всего вы остановитесь на реализации одного проекта.
Успешные компании рассматривают реализацию процессного подхода в качестве долгосрочной и стратегической инициативы. В таком случае внедрение процессного подхода занимает устойчивое и правильное место в программе развития и инвестиций компании.
Связка управления бизнес процессами и стратегии компании
- Стратегия компании - улучшение пропускной способности на N% к 2020 году
- Инициативы компании - оптимизация цепочки основных процессов.
- Анализ бизнес процессов - декомпозиция цепочки основных процессов
- Доказательство концепции - моделирование и описание основных бизнес процессов
- Проекты внедрения процессного подхода - обеспечение выполнения бизнес процессов и автоматизация
- Оценка внедрения - измерение показателей бизнес процессов
При таком порядке на каждом из этапов происходит повышение понимания связки выполнения проектов внедрения процессного подхода со стратегией компании и одобрение каждого этапа. Повышение уровня определения процесса на каждом этапе с одобрением руководящего комитета при продвижении проектов от этапа к этапу.
Все успешные компании рассматривают внедрение процессного подхода со стратегией компании.
Важно, чтобы в первую очередь был найден ответ на вопрос - как управление бизнес процессами поможет процветать всей компании? У нас есть клиенты, которые понимают, что процессный подход помогает по многим направлениям.
Такие компании понимают, что процессный подход позволит им:
- Снизить стоимость получения клиента и увеличить его ценность
- Увеличить эффективность обслуживания
- Увеличить эффективность выполнения операций при снижении операционных затрат
- Получить конкурентное преимущество
Для оценки приоритетов внедрения процессного подхода по направлениям лучше всего использовать матрицу приоритетов, в которой учитывается возврат на инвестиции (ROI) в проекты.
Еще один интересный момент: при оценке приоритета проекта его руководитель оценивает потенциальную успешность проекта с точки зрения способности участников процесса принимать и реализовывать изменения, а также с точки зрения понимания всего процесса его участниками. Это очень важно!
Привычка # 9 - Усиление сотрудничества
- С осторожностью подходите к первому проекту
- Разместите вместе участников команды из разных функциональных направлений
- Совместно с командой анализируйте успехи и неудачи
Внедрение процессного подхода невозможно без обучения команды. И именно при первом базовом обучении необходимо всеми силами усиливать сотрудничество в команде. В команде необходимо сочетать не только участников разных функциональных направлений, но и сильные, и слабые стороны.
Для успешного внедрения процессного подхода необходимо выйти на совершенно иной уровень активности, а это невозможно без сильного и продуктивного сотрудничества внутри команды. Стоит максимально сгладить разрыв между участниками из разных уровней корпоративной иерархии.
Владелец процесса, какой бы пост в компании он ни занимал, должен находиться со своей командой.
Эффективная команда - ключевой элемент успеха любого проекта!
Привычка №10 - Установите владельцев бизнес процессов
- Процессы принадлежат бизнесу
- Управление бизнес процессами - это дисциплина и программа
- Система управления бизнес процессами (BPMS) - это инструмент и технология, создающая возможности.
Для принятия правильных решений необходимо постоянно держать связь со всем бизнесом, а не с его отдельными частями. Условия меняются слишком быстро, и если сегодня произошли изменения в процессе производства, процессы логистики и продаж, к примеру, должны отреагировать своевременным изменением.
Важно понимать, что бизнес процессы на самом деле никогда не существуют изолированно друг от друга. Не могут существовать.
Хотя очень часто я наблюдаю именно это в компаниях - каждый занят только своим делом и остальное их не волнует. Владельцы бизнес процессов как раз и отвечают за связь процессов между собой, их постоянное улучшение и своевременное изменение.
Если никто не будет отвечать за процесс, он никогда не изменится в лучшую сторону. Владелец бизнес процесса одновременно и «рулевой» своего процесса, и его продавец, и защитник.
Чтобы внедрение процессного подхода «взлетело», его нужно «продавать» внутри всей компании. Делитесь успехами. Пропагандируйте процессный подход. Используйте все доступные каналы коммуникаций. Некоторые из наших клиентов регулярно используют внутреннюю почтовую рассылку для того, чтобы все сотрудники компании знали о том, как продвигаются проекты внедрения процессного подхода.
Заставьте всю компанию жить этой идеей. Ведь управление бизнес процессами - это не только дисциплина и технология, это еще и образ мышления.
Знайте, ровно в тот момент, когда к вам начнут обращаться разные сотрудники за помощью в тех или иных вопросах по процессному подходу, фаза сопротивления в компании закончилась.
Используйте системы управления бизнес процессами для того, чтобы упростить внедрение процессного подхода и создать новые возможности. Однако помните, внедрение системы и внедрение подхода - это разные вещи. В первую очередь - методология и подход. ИТ система - во вторую. Информационные технологии должны помогать бизнесу, а не становится его диктатором.
Привычка # 11 - Продавайте свою работу
- Постоянно информируйте сотрудников компании о прогрессе
- Используйте видео, вики и порталы для «демонстрации» новых процессов
Некоторые приобретают эту привычку интуитивно, другим же необходимо ее развивать. Мы давно заметили, что если не показывать сотрудникам эффект внедрения процессного подхода, то они, сотрудники, скорее всего его не оценят. Обязательно необходимо демонстрировать и доносить:
- Отчеты о прогрессе проектов
- Достигнутые результаты
- Проблемы, возникшие в проектах
- Кто и за что отвечает
- Задачи команд по внедрению процессного подхода
- Информационные системы, технологии и принципы, которые стали успешно работать
Лучше всего разработать свою форму для еженедельного представления вышеуказанных пунктов. Успехов вам на пути внедрения процессного подхода!
Организация процессного подхода в наше время волнует многие компании. Мы, и я в частности, часто слышим о больших надеждах наших клиентов на процессный подход, как возможности улучшения не только отдельных бизнес процессов, но и деятельности всей компании. И должен отметить, эти надежды абсолютно оправданные.
Читать