Комплексный аудит бизнес-процессов с целью последующей оптимизации
Новый менеджмент компании обнаружил большое количество отклонений и проблем, оказывающих влияние на эффективность операционной деятельности. Поставлена задача провести комплексный аудит, выявить причины проблем, провести реорганизацию функциональной и организационных структур и подготовить проект оптимизации процессов.
Ситуация
Смена топ-менеджмента компании привела к выявлению большого количества проблем и отклонений, оказывающих влияние на эффективность операционной деятельности. По оценке нового руководства, компания реализует не более 60% существующих возможностей. Возникла потребность в комплексном аудите бизнес-процессов, которой позволит выявить причины проблем и отклонений, и позволит сформировать план по их устранению.
Цели и задачи проекта
- Идентификация и декомпозиция всех бизнес-процессов компании
- Выявление разрывов и отклонений, оказывающих влияние на эффективность отдельных бизнес-процессов, операционной деятельности компании, а также эффективность операционного управления
- Определение приоритетов и разработка проекта оптимизации, в том числе с точки зрения автоматизации бизнес-процессов
- Оценка эффективности распределения функций и загрузки персонала, а также разработка оптимальной организационной структуры и штатного расписания
Аудит бизнес-процессов – комплексное исследование, которое позволяет оценить эффективность, выявить отклонения, определить возможности и потенциал улучшения всех процессов компании.
ЧитатьТребования и ограничения
- Длительность аудита не должна превышать 1 календарный месяц
- Доступность персонала компании для проведения интервью – не более 2 часов в неделю
- Две версии итогового отчета: подробная, для руководителей компании и краткая, для собственников
- Защита результатов проекта перед собственниками
- Определение последовательности оптимизации процессов совместно с командой интеграторов 1С ERP
Подход к решению
Наш подход к аудиту бизнес-процессов сформирован на основе многолетней практики. Но всегда существуют специфические требования и ограничения, которые необходимо учитывать при разработке подхода к решению.
Совместно с топ-менеджментом и ключевыми сотрудниками компании были идентифицированы бизнес-процессы верхнего уровня, определены их границы и подготовлена карта процессов верхнего уровня.
Совместно с линейным менеджментом процессы верхнего уровня были декомпозированы на составляющие подпроцессы.
Проведена серия интервью с менеджментом и линейным персоналом, в ходе которой были определены проблемы и гипотезы, которые подверглись анализу и проверке.
В результате анализа был сформирован перечень действительных, проверенных проблем и набор решений по их устранению.
Результаты аудита и предложения по дальнейшим действиям были полностью одобрены со стороны собственников компании.
Также был проведен анализ функций, полномочий и ответственности персонала. Произведен расчет загрузки и потребности в персонале. На основании этого был подготовлен проект реорганизации организационной структуры и штатного расписания.
Проект в цифрах
- Длительность проекта – 1 месяц
- Количество консультантов-участников проекта: 4 человека
- Количество выявленных процессов второго уровня - 156
- Количество выявленных проблем, отклонений – более 300
- Количество предложенных решений – более 450
- Количество решений, принятых к реализации – около 400
Результаты
Результаты аудита, а именно перечень проблем и решений, были полностью одобрены к реализации со стороны собственников компании.
Менеджмент компании отметил глубокое погружение в деятельность организации, профессионализм консультантов, а также практическую пользу от разработанных решений.
Итогом аудита бизнес-процессов является переход к проекту по оптимизации и реорганизации процессов компании.