Задачи

Основными задачами комплексного аудита бизнес-процессов являются:

• Определение бизнес-процессов, действующих в компании;
• Оценка зрелости бизнес-процессов;
• Выявление проблем, разрывов и отклонений в системе бизнес-процессов, оказывающих влияние на эффективность отдельных процессов и компании в целом;
• Определение потенциала улучшения деятельности компании;
• Поиск решений, которые позволят увеличить эффективность отдельных бизнес-процессов и операционной деятельности компании.

Наш подход

На протяжении истории деятельности наша компания развивала и совершенствовала методологию аудита процессов. Наши подходы и инструменты признаны многими клиентам, и даже конкурирующие компании высоко оценивают глубину и качество наших исследований.

На текущий момент нам неизвестно ни одной компании на Российском рынке, которая проводила бы аудит бизнес-процессов со столь высокой степенью проработки.

Эффективность методологии обусловлена глубоким исследованием и пониманием того, как процессы действительно работают в компаниях, и с какими проблемами приходится сталкиваться нашим клиентам. 

Архитектура бизнес-процессов

Мы всегда начинаем аудит с идентификации процессов и описания их архитектуры. Данное действие позволяет разбить деятельность компании на понятные, определенные и взаимосвязанные элементы – бизнес-процессы. Архитектура процессов является платформой, на которой базируется аудит. 

Оценка зрелости бизнес-процессов

Оценка зрелости бизнес-процессов отражает их текущее состояние с точки зрения эффективности управления. Наши специалисты проводят оценку для того, чтобы сформировать вектор развития процессов для обеспечения управляемости бизнес-системы. 

Исследование KPI процессов

В процессе аудита мы обращаем особое внимание системе показателей, которая используется для управления бизнес-процессами. При этом мы обращаем внимание как на KPI отдельных процессов, так и на функциональные, сквозные бизнес-KPI.

В случае необходимости наши специалисты проводят замеры значений показателей с применением классических подходов.

Количественный анализ

Многие клиенты заинтересованы в получении точной оценки трудозатрат, длительности, стоимости и временных потерь бизнес-процессов. Количественный анализ позволяет получить эти данные без использования трудоемких и дорогостоящих инструментов. Наша методология количественного анализа имеет высокую степень надежности, но при этом не требует высоких затрат. Мы опираемся на данные, связанные с выполнением операций и сценариями процессов. Поэтому количественный анализ требует весьма подробного предварительного описания действующих процессов компании.

По итогам аудита мы предоставляем подробный и развернутый отчет, который, помимо описания выявленных результатов, включает в себя практические рекомендации и предложения по оптимизации процессов.

Этапы

1. Предпроектная подготовка: определение целей, требований и ограничений проекта; первичное исследование доступной документации; разработка плана проекта и коммуникаций; проведение установочных встреч с командой проекта.
2. Идентификация и определение границ бизнес-процессов совместно с менеджментом и ключевыми сотрудниками компании.
3. Исследование проблем, разрывов и отклонений в идентифицированных бизнес-процессах; замеры значений показателей и параметров ключевых процессов.
4. Анализ и оценка влияния выявленных проблем на систему процессов и деятельность компании; разработка комплексной карты причинно-следственных связей; оценка эффективности бизнес-процессов и использования ресурсов, в т.ч. человеческих
5. Разработка решений по повышению эффективности бизнес-процессов и операционной деятельности компании; оценка ожидаемого эффекта от каждого решения; защита программы инициатив по повышению эффективности.
6. Подготовка комплексного отчета по аудиту бизнес-процессов; итоговая защита отчета и результатов проекта.

Результаты

Материальным результатом аудита бизнес-процессов является комплексный отчет, из которого можно однозначно понять:

• Какие операции и процессы не приносят ценности для компании, ее клиентов и являются лишними.
• Где возникают разрывы между процессами, приводящими к увеличению длительности, стоимости процессов и снижению их эффективности.
• Источники ресурсных, временных и финансовых потерь организации.
• Перечень и причины отклонений в процессах, которые приводят к потерям, рискам и нежелательным последствиям.
• Насколько эффективно распределены функции, полномочия и ответственность сотрудников организации.
• Является ли уровень загрузки персонала оптимальным или требует пересмотра.
• Где и почему происходят нарушения правил, принципов и стандартов организации.
• Сущность и причины рисков, возникающих в бизнес-процессах.
• Насколько эффективно сотрудники используют производственную инфраструктуру, технологии и инструменты. В том числе программное обеспечение.
• Соответствие действующей организационной структуры потребностям и процессной модели компании.
• Причины, которые приводят к провалу проектов и изменений в организации.
• Насколько текущие описания процессов, если таковые существуют в компании, эффективны и соответствуют действительности.

Безусловно, это не полный перечень ответов, которые компания получает в результате аудита бизнес-процессов.