Задачи

В результате описания бизнес-процессов мы решаем следующие задачи:

• Формирование архитектуры всех бизнес-процессов, отражающих деятельность организации;
• Определение и описание потоков и взаимосвязей бизнес-процессов;
• Детальное описание бизнес-процессов, которое может выступать в роли рабочих инструкций для их участников и владельцев;
• Обеспечение полной прозрачности всех бизнес-процессов организации;
• Описание механизмов управления процессами и работами: от планирования, до контроля и улучшения;
• Описание действительного распределения функций, ответственности и полномочий сотрудников компании;
• Получение платформы для последующего управления и улучшения бизнес-процессов.

Наш подход

На протяжении 15 лет наша компания занимается и совершенствует подход к комплексному описанию бизнес-процессов. В области моделирования процессов мы, как профессионалы, отдаем предпочтение нотации BPMN 2.0. При этом наши специалисты обладают высокой квалификацией моделирования во всех существующих нотациях.

Наш подход к регламентации давно зарекомендовал себя в качестве лучшего и наиболее полного.

Но самое важное – мы понимаем, что каждое описание процесса имеет свои цели и задачи, поэтому подбираем такой набор, состав и форму документации, которые позволят заставить документы работать, а не пылиться на полке.

Архитектура основных, вспомогательных и процессов управления

Чаще всего наши клиенты заинтересованы в комплексном описании, которое охватывает всю систему бизнес-процессов компании. В таком случае описание начинается с идентификации структуры и создания архитектуры бизнес-процессов.

Deep Vision обладает огромным опытом в описании бизнес-процессов. Разные типы процессов имеют свои особенности, и наши специалисты осуществляют описание основных, обеспечивающих и процессов управления с одинаковой эффективностью.

Глубина и достоверность описания

В процессе исследования бизнес-процессов наши специалисты используют различные подходы и наборы инструментов, которые позволяют обеспечить такую глубину и детализацию описания, которая необходима в конкретной ситуации.

Также мы уделяем особое внимание достоверности описания. Это означает, что описание бизнес-процессов будет в точности соответствовать тому, как это происходит в реальной жизни. Мы прекрасно понимаем, что от достоверности описания зависит успех оптимизации и последующего управления бизнес-процессами.

Действительное распределение функций и ответственности

В большинстве своем процессы выполняют их участники – сотрудники компании. И множество потерь связано с «исторически сложившимся» распределением функций и ответственности. Поэтому, вместе с описанием бизнес-процессов, мы сразу описываем их организационно-функциональное устройство. Которое в дальнейшем позволяет относительно просто провести реорганизацию, перераспределение ответственности, устранить дублирующие функции и снизить нагрузку на персонал.

Описание KPI

В процессе описания мы обязательно включаем подробную информацию о выявленных KPI в итоговый пакет документов.

Этапы работ

1. Подготовка к описанию бизнес-процессов
   На подготовительном этапе наши сотрудники проводят идентификацию процессов верхнего уровня, формируют календарный план работ, определяют заинтересованные стороны и согласовывают план коммуникаций. Также на данном этапе мы совместно определяем цели, задачи, требования и ограничения результатам и ходу проекта.
2. Исследование и сбор данных
   Исследование процессов осуществляется посредством интервью, исследования документации, сбора и обработки данных, а также наблюдения. Работы по сбору данных полностью находят отражение в плане работ и коммуникаций.
3. Моделирование
   Моделирование процессов осуществляется в двух направлениях: сверху вниз, и снизу вверх. Данный подход позволяет нам добиться полной согласованности и достоверности моделей бизнес-процессов.
4. Разработка документов
   Моделей процессов может быть недостаточно, поэтому на данном этапе мы собираем все известные процессные документы: формы, процедуры, инструкции и прочие документы. В случае необходимости наши специалисты формализуют описания, существующие негласно или «в головах» сотрудников и превратят их в документы.
5. Регламентация
   Регламент представляет из себя комплексный документ, в котором описаны все знания о бизнес-процессе. Как правило мы разрабатываем регламент для каждого процесса второго уровня.
6. Согласование
   Каждая модель процесса, документ и регламент в обязательном порядке согласовываются со всеми участниками и владельцами бизнес-процессов. Это необходимо для подтверждения достоверности документов и принятия ответственности участников процесса содержание документов. Также мы проводим обучение владельцев процессов и формируем рекомендации по дальнейшей работе с описанием бизнес-процессов.

Результаты

Интерактивная модель процессов организации

Комплексная модель процессов компании – важная составляющая описания процессов. Наши специалисты создают единую модель, которая включает в себя все описываемые процессы компании.

Комплексная модель процессов представляет собой карту процессов верхнего уровня, отражающих деятельность компании в виде взаимосвязанных процессов с возможностью углубления детализации на следующих уровнях. Проще говоря, модель позволяет рассмотреть процессы на всех уровнях детализации: от самого верхнего до уровня операций.

Мы представляем клиентам модель в интерактивном формате. Это означает, что схемы, описания и документы процесса можно открыть и прочитать, просто щелкнув на соответствующий элемент в модели.

Интерактивная модель не требует специализированного программного обеспечения и открывается в любом интернет-браузере.

Детальное описание процессов

Ни одна из известных нам компаний не осуществляет такого глубокого и детального описания процессов, как Deep Vision. Наши модели отражают потребности всех типов заинтересованных сторон процессов: владельцы, исполнители, контроллеры, топ-менеджмент и внешние заинтересованные стороны.

Практически каждое описание включает в себя:

• Продукты – описание любого процесса начинается с определения и формализации его основного и вторичных продуктов. Помимо описания продукта, мы также указываем требования к продуктам со стороны заинтересованных сторон, в том числе конечных клиентов, а также механизмы приема/передачи и контроля качества продуктов.
• Подпроцессы – каждый процесс и подпроцесс вне зависимости от глубины вложенности детализируется до уровня операций.
• Операции – мы описываем процессы до уровня элементарных действий: операций. Если операция требует дополнительного описания, наши специалисты его обеспечивают.
• Процедуры – скрипты, процедуры, механики и сценарии - все это мы описываем на таком уровне, чтобы дополнительное описание просто не потребовалось.
• Бизнес-правила – правила выбора и принятия решений в процессах обязательно проходят процедуру описания, т.к. являются особенно важной составляющей в описании процессов.
• Ветвления и события – основная часть процессов имеет определенную степень вариативности и могут выполняться по разным сценариям. Сценарии процесса обусловлены ветвлениями и события. Поэтому мы уделяем пристальное внимание правильному определению и описанию развилок процесса и событий, определяющих ход развития процесса.
• Участники и заинтересованные стороны – описание процессов в виде моделей предполагает обязательное распределение операций и подпроцессов по участникам процесса. Это позволяет однозначно определить исполнителей и увидеть переход работ от одной единицы к другой. Помимо этого, наши специалисты описывают зоны ответственности, полномочий участников процессов, а также требования к каждому участнику процесса.
• Документы процесса – в процессах используются, формируются и отправляются документы в другие связанные процессы. Мы включаем в описание процесса формы, образцы и все документы, необходимые для выполнения процесса и осуществления его управления.
• Ресурсы – при описании процесса наши специалисты выявляют и описывают все ресурсы, необходимые для выполнения процесса. В описание количественная оценка и стоимость используемых ресурсов. Данный подход позволяет весьма просто рассчитать стоимость каждого процесса и его продуктов.
• Информационные системы – если для выполнения операций процесса используются информационные системы, это находит отражение в описании процесса. В случае необходимости мы также описываем взаимодействие пользователя и системы в рамках процесса.
• Показатели – KPI процессов, а также описание механизмов их расчета, мониторинга и реакции на отклонения - все это является обязательной составляющей описания процесса.
• Порядок управления бизнес-процессом – если описание процесса выражается в регламенте, то в него обязательно включается подробное описание действий по управлению процессом.

Пакет документации

Описание элементов, не вошедшее в интерактивную модель, находит свое отражение в регламенте процесса. Регламент – документ, который содержит описание процесса, исчерпывающее потребности всех участников процесса и заинтересованных сторон. Наши специалисты всегда корректируют состав и структуру регламента под потребности наших клиентов.

Также мы формируем и другие документы, которые позволяют удовлетворить потребности в описании процессов. К таким документам относятся:Также мы формируем и другие документы, которые позволяют удовлетворить потребности в описании процессов. К таким документам относятся:

• Схемы и описания, ориентированные на конкретных участников процесса. Как правило, данные документы включают в себя ограниченное описание, необходимое определенной категории сотрудников;
• Рабочие инструкции, в том числе по работе с программным обеспечением;
• Документы, регламентирующие полномочия и ответственность участников процесса;
• Описание механизмов ответственных за работу с рисковыми событиями;
• Описание процедур контроля качества, в том числе по стандартам ИСО;
• Управляющая документация по стандартам ИСО;
• Показатели – KPI процессов, а также описание механизмов их расчета, мониторинга и реакции на отклонения - все это является обязательной составляющей описания процесса;
• Порядок управления бизнес-процессом – если описание процесса выражается в регламенте, то в него обязательно включается подробное описание действий по управлению процессом.