Комплексное описание и анализ бизнес-процессов

Конфликты внутренних подразделений регулярно приводили к критичным препятствиям в проектах развития. Сроки и бюджеты проектов увеличивались в разы в то время, как сами проекты имели решающее значение для операционной и перспективной деятельности банка.

Совет директоров пришел к выводу, что основной причиной внутренних конфликтов, является отсутствие комплексного взгляда на систему бизнес-процессов и понимание взаимосвязей деятельности подразделений банка.

Было принято решение описать все бизнес-процессы, устранить разрывы и конфликты, а попутно улучшить действующие операционные процессы.

• Выявление управляющих, основных и вспомогательных бизнес-процессов.
• Детальное описание всех бизнес-процессов банка и согласование со всеми заинтересованными сторонами.
• Измерение и исследование количественных параметров бизнес-процессов.
• Расчет и оценка действующей загрузки и достаточности персонала.
• Выявление разрывов, проблем и отклонений бизнес-процессов.
• Разработка решений по оптимизации бизнес-процессов и программы по их реализации.
• Расчет себестоимости продуктов и услуг банка. В том числе внутренних продуктов процессов.

• Описание бизнес-процессов должно быть выполнено с такой степенью детализации, чтобы любой участник процесса смог использовать его в качестве инструкции.
• В качестве одного из результатов описания, должно быть полное и подтвержденное понимание участников процессов взаимодействия, и взаимозависимости от участников смежных процессов и подразделений.
• Необходимо уделить особое внимание ряду ИТ проектов, связанных с переходом на новое, критически важное, банковское ПО.
• Все бизнес-процессы должны пройти проверку на соответствие требованиям регуляторов.
• Предложения по оптимизации должны пройти обязательное согласование владельцев процессов. При этом предложения нужно «продавать» владельцам, дабы минимизировать уровень сопротивления на этапе внедрения.
• Описание процессов и программа оптимизации обязана учитывать и отражать точки зрения участников совета директоров.

В рамках данного проекта:

1. Разработана комплексная карта бизнес-процессов до второго уровня детализации.
2. Каждый процесс второго уровня описан до уровня элементарных операций.
3. Описаны все функции, коммуникации и взаимодействия подразделений банка.
4. По каждому процессу второго уровня проведен замер данных и показателей.
5. Проведен комплексный, количественно-качественный анализ каждого бизнес-процесса, в т.ч. функционально-стоимостной и сценарный анализы.
6. Разработаны и утверждены предложения по оптимизации каждого процесса, с расчетом эффекта от оптимизации, выраженного в ключевых показателях процесса: длительность, трудозатраты, стоимость. Программа оптимизации принята к исполнению владельцами процессов.
7. Каждый процесс был регламентирован и проведено нормирование операций основных бизнес-процессов.
8. Проведен расчет загрузки и достаточности персонала. Разработаны оптимальные организационные структуры и штатное расписание всех подразделений.
9. Произведен расчет себестоимости продуктов и услуг.
10. Разработана и внедрена методология управления проектами.
11. Проведено внедрение изменений по ряду бизнес-процессов.

• Длительность проекта – 1 год;
• Количество задействованных консультантов – 3 человека.

• Количество бизнес-процессов второго уровня – 180;
• Количество схем процессов – более 350;
• Количество разработанных регламентов – 86;
• Доля бизнес-процессов, описание которых может выступать в качестве рабочих инструкций участников – 74%;
• Среднее снижение длительности процессов – 42%;
• Среднее снижение нагрузки на персонал – 18%;
• От 60 до 70% проектов выполняются в установленный срок и бюджет.