Зачем и как описывать бизнес-процессы?
Процесс — это совокупность последовательных действий. Все что происходит в организации возможно представить в виде бизнес-процессов. Например:
- Прием и увольнение сотрудников;
- Проведение совещания;
- Введение нового продукта;
- Финансовое планирование.
Есть процессы более сложные, есть более простые. Вам следует проработать все с соблюдением требований к описанию бизнес-процессов.
Зачем нужно описывать бизнес-процессы компании?
В рамках управления компанией важно понимать какие процессы являются основой повседневной деятельности, и чрезвычайно важно убедиться, что они описаны. Тот факт, что вы сейчас это читаете, говорит что вы либо знаете о том, что я говорю, либо делаете шаг в правильном направлении. Отличный ход с вашей стороны!
Суть в том, что наличие хорошо описанных процессов может упростить контроль качества и снизить риски для вашей организации. Так же это упростит расширение вашей организации.
Хорошо описанные процессы делают каждого сотрудника вашей компании заменимым.
Если у специалиста вашей компании есть «свой собственный метод», и он решит внезапно уйти… Метод уйдет вместе с ним.
Но если этот метод достаточным образом задокументирован, кто-то другой сможет занять его место и продолжить выполнять работу. Описание необходимо вам, если вы хотите снизить риски потери методов работ.
Хорошо описанные процессы сводят к минимуму человеческие ошибки
Для кого-то слишком легко забыть маленький шаг в большой и сложной задаче. Использование описания бизнес-процесса проекта поможет сделать работу проще. Сотруднику будет ненужно «держать все в голове». Следовательно, каждый шаг будет выполняться должным образом. Так же при возникновении ошибки проще будет понять, на каком именно этапе она возникла. Это уже достаточный аргумент, что разобраться в том, как описывать бизнес-процессы.
Хорошо описанные процессы помогут вашей компании проще расшириться
Если ваши процессы описаны, вы легче и быстрее обучите нового сотрудника. Данная документация сведет к минимуму время, затраченное на адаптацию, и гарантирует, что все новые сотрудники пройдут одинаковое обучение.
Компании могут вырастить в одночасье – посмотрите на Pinterest. В 2011 году её трафик вырос в 40 раз за полгода, а использование увеличилось на 286% в период с 2011 по 2020 год. Я не говорю, что это произойдет с вами, но вы однозначно должны быть к такому готовы.
Если завтра ваша рабочая нагрузка или количество клиентов увеличится в два раза, будете ли к этому готовы? Описание процессов поможет вам подготовиться к неожиданностям.
Хорошо описанные процессы являются инструментом для реализации изменений
Изменения в компании – сложная задача, которая требует одновременно целостного понимания системы бизнес-процессов и понимание деталей, связанных с взаимосвязями процессов. Как часто изменения разбивались о то, что компания не смогла предусмотреть все моменты и зависимости.
Если бизнес-процессы описаны, всегда можно обратиться к описанию и детально изучить взаимосвязи и спланировать изменения с их учетом. По нашим оценкам, наличие актуального описания бизнес-процессов позволяет снизить вероятность рисков изменений до 70%.
Хорошо описанные процессы являются источником информации и платформой для управления
Крайне сложно системно управлять тем, что не имеет описания или иного материального выражения. Причем общее описание бизнес-процессов, как вы уже поняли, должно быть комплексным и актуальным. Если вы располагаете структурированным, системным и актуальным описанием, управление процессами становится в разы проще. Проще понимать комплексность процессов. Проще находить узкие места. Проще принимать и реализовывать решения.
И именно поэтому необходимо понимать, как описывать бизнес-процессы. Далее предлагаю рассмотреть описание шагов бизнес процессов.
Как описывать бизнес-процессы?
Для это необходимо придерживаться правил описания бизнес-процессов:
1 шаг. Подвергайте все сомнению
Прежде чем начать документировать, вы должны убедиться, что процесс логичен и что люди действительно будут его использовать.
Посмотрите на весь процесс со стороны, соберите отзывы своей команды. Ответьте на вопросы:
- Процесс нужен?
- Процесс логичен?
- Процесс эффективен?
- Процесс актуален?
Вы должны абсолютно все подвергать сомнению. Например, то, что вы всегда при собеседовании давали тест на IQ, не означает, что вы должны продолжать это делать в будущем. Вы даже можете провести опросы среди сотрудников, чтобы узнать, какие операции они считают лишними.
Одна из лучших практик – пригласить для этого экспертов. Они смогут посмотреть на ситуацию со стороны и заметить то, на что вы уже давно не обращаете внимание.
Создание бизнес процессов начинается с их описания. Описание бизнес процессов можно делать разными способами. Каждый имеет как плюсы, так и минусы. Можно выделить 3 типа описания - текстовый, табличный и графический.
Читать2 шаг. Всё записывайте
Следующий шаг в создании надежного процесса – это его описание. Описание уже существующих бизнес-процессов можно проводить с помощью моделей, таблиц или даже просто записав все действия на бумаге. Выберите самый оптимальный для вас способ.
Разбейте каждый шаг на небольшие кусочки
Вы наверно слышали выражение – слона лучше есть по частям. Если у вас есть большой и сложный процесс, разбейте его на небольшие части. Разбивание так же помогает улучшить концентрацию внимания и уменьшить влияние отвлекающих факторов. Когда есть небольшой шаг с четким результатом, вы легко можете сосредоточиться на том, что нужно выполнить.
Убедитесь, что на каждом этапе процесса назначен один человек — и только один человек.
Данное правило необходимо для создания эффективного процесса. Распределение ответственности, является тем местом, на которое необходимо обратить внимание.
Диффузия ответственности – или эффект стороннего наблюдателя, - гласит, что по мере увеличения числа сторон, степень личной ответственности уменьшается.
В нашем случае это означает, что если на один этап процесса назначить несколько человек, то по факту никто не будет назначен. Как только задействовано несколько человек, каждый думает, что другой выполнит работу за него, и никто ничего не делает.
Это не только проблема производительности и эффективности. В данном случае никто не готов взять на себя ответственность, если что-то пошло не так. Если возникнет проблема, очень трудно найти виноватого.
Шаг 3. Протестируйте результат
После того как вы сформировали описание, пришло время его протестировать. На данный момент процесс был виден только небольшой команде создателей.
Лучший способ протестировать это - поручить выполнение процесса условному «человеку с улицы», без какого-либо вмешательства со стороны команды создателей. Например, для проверки можно взять сотрудника другого отдела или новичка.
Позвольте ему пройти весь процесс от начала до конца. Когда будет все выполнено, посмотрите на конечные результаты. Задайте себе вопросы:
- Соответствует ли результат требованиям?
- Сколько время это заняло?
- Если было задействовано несколько человек, была ли информация передана должным образом?
- Был ли доступ к нужной информации?
Шаг 4. Провидите окончательный обзор результатов
После того, как вы утвердили процесс и протестировали его, пришло время для окончательной проверки. Проанализируйте отзывы, полученные в ходе тестовых запусков, и обсудите их со своей командой разработчиков. Внесите необходимые изменения.
Важно, чтобы вы создали описание, которые ваши сотрудники использовали в своей работе.
Комплексное и детальное описание процессов представляет собой совокупность графических моделей, сопутствующих описаний и ряда документов. Описание покрывает потребности в управлении и выполнении процессов всех участников и заинтересованных сторон.
ЧитатьКогда вы узнаете, как описывать бизнес-процессы и дойдете до того, что все в вашей компании будет задокументировано, вы будете работать как отлаженная машина.
Считаете ли вы необходимым описывать все процессы вашей компании? Дайте нам знать в комментариях ниже!
