Основы бизнес-процессов. Декомпозиция и характеристики

Основы бизнес-процессов. Декомпозиция и характеристики

Если всю деятельность компании можно разделить на бизнес-процессы, то и процессы можно разделить на более мелкие составляющие. В методологии построения бизнес-процессов это называется "декомпозиция бизнес-процессов". Об этом, а также характеристиках процессов мы и поговорим.
Основы бизнес-процессов. Декомпозиция и характеристики

Цель декомпозиции очень проста – если большим процессом сложно управлять, его необходимо разделить на части. Проектирование бизнес-процессов  позволяет нам «разбирать» и «собирать» процессы, изменяя их размер и область рассмотрения. 

Декомпозиция бизнес-процессов. Основы

Итак, процесс можно разбить на более мелкие части: 

Подпроцесс 

Если необходимо разделить процесс на части для более легкого управления мы будем делить его на подпроцессы. Подпроцесс можно рассматривать отдельно. Он имеет такие же составляющие и свойства. У подпроцесса так же есть начало, окончание, механизм реализации, показатели и т.д. Иными словами, подпроцесс - это процесс более низкого уровня. В принципе, количество уровней, подпроцессов, на которые мы делим процесс, может быть безграничным. Когда мы собираемся приготовить обед, то мысленно делим процесс на подпроцессы – подготовка продуктов, подготовка посуды, обработка продуктов, приготовление. 

Операция 

Это самое простое действие в процессе. "Простое" означает, что его не надо детализировать. Если процесс не имеет вложенных подпроцессов, то его механизм реализации как раз и представляет собой цепочку операций. Когда мы готовим посуду для приготовления обеда, то выполняем простые операции: достать кастрюлю, налить в нее воду, поставить на плиту и так далее. Нет смысла подробно объяснять, что значит «налить воду в кастрюлю», а значит, это операция.

Основы бизнес процессов. Декомпозиция и характеристики Декомпозиция процессов.jpg
Декомпозиция процесса на подпроцессы и операции

Насколько необходимо детализировать процессы?

Ровно настолько, насколько это необходимо;) Да, это правда. Все зависит от цели описания бизнес-процесса. Если нужно подробное описание для новичка, то и детализировать необходимо максимально. Таким образом, кстати, можно готовить инструкции для некоторых подпроцессов. Если же вы делаете общую модель, то достаточно общих, объемных операций. К примеру, подготовка квартального отчета, тоже может быть операцией. А может и подпроцессом с большим количеством уровней. Мы еще вернемся к этому вопросу в теме про подготовку описания процессов.

Группировка операций и подпроцессов.

Иногда необходимо объединить некоторые операции или подпроцессы - чтобы ими было легче оперировать. К примеру, можно выделить:

  • Работы – это процессы и/или операции, которые выполняет один человек или одно подразделение. Например, для дворника такой работой является уборка мусора.
  • Функции – совокупность работ, похожих друг на друга или имеющих что-то общее. Продажи - это функция. А обработка заявок по продажам – работа.

По сути, можно спокойно обойтись без такой группировки. В своей работе я стараюсь избегать подобных усложнений. Но есть один очень полезный тип группировки - Процедура. 

Процедура - это цепочка операций. При этом такая цепочка может иметь только один вариант порядка действий, а операции выполняются одна за одной, без перерыва.

Процедуры удобны для подготовки инструкций.

Характеристики бизнес процесса.

Любой бизнес процесс необходимо как-то оценивать. Оценка позволяет быстро понять, какие процессы требуют пристального внимания и должны меняться в первую очередь. Это позволяет найти слабое звено во всей системе бизнес-процессов. Любой процесс можно охарактеризовать по следующим критериям:

  • Результативность – достигает процесс необходимых результатов или нет. Если в результате процесса «Приготовление пирога» получился яблочный пирог, то процесс результативен.
  • Эффективность – сколько ресурсов затрачивает процесс на получение результата. Если вы знаете, что на приготовление пирога должно уйти 0,5 кг яблок, а было потрачено 2 кг, то процесс неэффективен.
  • Определенность – если процесс описан в каком-то документе, и то, как он выполняет в действительности, соответствует тому, что написано, значит, процесс определен. Если пирог был приготовлен полностью по рецепту, все ок.
  • Повторяемость – важнейшая характеристика! Она показывает, может ли процесс получать одинаковые результаты из раза в раз. Если повар постоянно выдает разные яблочные пироги, что-то не так с процессом. Или с поваром.:)
  • Адаптируемость - характеристика гибкости бизнес процесса, т. е. способности меняться в зависимости от условий. Можно ли быстро заменить яблоки на груши? Можно. Значит, процесс адаптируем.
  • Длительность - время, которое необходимо для выполнения процесса. Иными словами, промежуток времени между началом процесса и его завершением.
  • Стоимость - это совокупность всех затрат выполнения процесса 1 раз. Для этого необходимо подсчитать, сколько продуктов мы затратили на приготовление пирога, сколько стоит время повара, который его готовил, а также сколько стоит использование инструментов и посуды.

Данные характеристики являются основой бизнес-процессов. Но никто не запрещает вам добавлять их, сократить или расширить. 

Итак: 

  • Методология бизнес-процессов помогает нам разбивать крупные процессы на подпроцессы и операции. 
  • Операция – самая простая составляющая процесса. 
  • При создании бизнес процессов необходимо учитывать их характеристики. Более того, построение системы бизнес-процессов невозможно без построения системы характеристик. 

Построение системы бизнес-процессов начинается с карты процессов, но об этом уже в другой раз.

Статьи по теме
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Как найти потери в процессах

Потери в процессах есть всегда. Потери отсутствуют только в идеальных процессах. Но с идеальными процессами есть одна проблема — они не существуют. Поэтому крайне важно обладать навыками, которые позв...

Читать
7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать
Производительность и эффективность: что важнее?

… на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и то же? Нет. Производительность и эффективность это разные вещи и в этой стат...

Читать
Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процес...

Читать
Анализ разрывов

Анализ разрывов - инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом. Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, ...

Читать
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах

Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к ...

Читать
Процессный подход - 10 фундаментальных принципов

Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив принципы, нет смысла двигаться дальше.

Читать
Регламент взаимодействия. Что нужно знать

Регламент взаимодействия - документ, который определяет порядок взаимодействия участников бизнес-процессов. Например, вы можете создать регламент, определяющий состав и порядок взаимодействия между по...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.