Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Суть оптимизации рабочего процесса

Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.

Оптимизация рабочего процесса заключается в максимальном исключении действий, которые не добавляют ценности продуктам процесса и не удовлетворяют требованиям заинтересованных сторон.

Одной из особенностей оптимизации является целенаправленность. Это означает, что оптимизация всегда осуществляется целенаправленно и имеет целевые значения, которых должен достичь бизнес-процесс.

Управление бизнес-процессами

Улучшение, оптимизация, реинжиниринг или совершенствование бизнес процессов компании

Как правильно - совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может, лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов - это не одно и то же? В конце концов, что значат все эти слова? <br />
...

Читать

Преимущества оптимизации

Оптимизация рабочего процесса способствует:

• Повышению гибкости процесса: оптимизированные, эффективные процессы больше и быстрее подстраиваются под изменяющиеся условия; 
  
• Принятию решений на основе анализа данных: анализ может производиться на основании статистических данных и KPI, данных из информационных систем; 
  
• Улучшению отношений с клиентами: оптимизация рабочих процессов повышает качество клиентского обслуживания; 
  
• Снижению количества человеческих ошибок: процесс выполняется согласно разработанному регламенту и утвержденной модели to be; 
  
• Повышению осведомленности о результатах процесса: KPI процесса позволяют понять, насколько работа оптимизированного процесса соответствует стратегическим целям компании; 
  
• Упрощению понимания того, как можно беспрепятственно масштабировать процесс: масштабирование – тоже оптимизация своего рода, которая позволяет адаптировать бизнес-процесс к увеличившейся нагрузке; 
  
• Повышению конкурентного преимущества: как уже отмечалось выше, оптимизация ускоряет процесс и повышает качество произведенного продукта и качество клиентского сервиса. 

Шесть шагов оптимизации

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Сформируйте понимание процесса

Определите, из каких действий выстроен существующий процесс. Лучше всего для этого описать процесс «как есть». Описание процесса в виде модели даст наглядное представление о том, из каких этапов и действий он состоит.

Шаг 2. Сформулируйте ожидаемые результаты от оптимизации рабочего процесса

Изучите модель процесса, количественные данные и значения показателей процесса. Соберите отзывы и требования к процессу со стороны его клиентов и поставщиков. На основании этого можно будет сформулировать результаты, которые должны быть получены в результате оптимизации.

Шаг 3. Найдите отклонения и разрывы в существующем процессе.

Отклонения – это потери, другими словами, все то, что увеличивает стоимость бизнес-процесса, но при этом не создает ценности. Основными потерями, убивающими эффективность рабочего процесса являются: ненужная транспортировка, затаривание материалами, ненужные операции, ожидание, перепроизводство, избыточная обработка и дефекты. Их обнаружение не составит труда, если процесс описан графически и есть данные показателей процесса.

Разрывы – различия между существующим и целевым процессом. Отобразите на модели, чем процесс «как должно быть» будет отличаться от «как есть». Можно также составить список или таблицу, в которой будут описаны оба процесса. Главное требование – различия должны быть четко определены.

Поиск отклонений и определение разрывов дадут представление о необходимости выполнения процесса. Можно ли достичь конечного результата без его осуществления? Если да, то следует отказаться от рабочего процесса вовсе. Если нет, то переходите к следующему шагу.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Первое, что нужно сделать – распланировать свой рабочий график с учетом оптимизации процесса. Для этого следует разбить весь процесс оптимизации на несколько небольших временных этапов и плавно передвигаться от одного к другому.

Далее следует создание дорожной карты оптимизации. Для этого необходимо составить список задач по улучшению процесса и включить в него ресурсы, минимально необходимые для выполнения каждого шага процесса без потери его параметров и продукта. Задачи в перечне должны сохранять последовательность выполнения и быть приоритизированы по степени важности.

Управление бизнес-процессами

Методы улучшения бизнес процессов, которые можно применять уже сегодня

Методы улучшения бизнес процессов основаны на логике и здравом смысле. Эти простые инструменты не требуют специальных навыков и могут применяться в любой области деятельности. Мы подготовили для вас описание основных методов улучшения бизнес-процессов, которые можно начать применять без сложной подготовки.

Читать

Шаг 5. Ускорьте рабочий процесс

Ускорение процесса осуществляется с целью сокращения временных затрат на его выполнение. Однако оно не должно происходить в ущерб намеченным результатам. Ускорение рабочего процесса – устранение узких мест бизнес-процесса. Узким местом считаются такие операции, которые снижают его эффективность, увеличивая при этом стоимость и трудоемкость. Примером узкого места в бизнес-процессе может служить разрозненность информации по «файликам». Это не только увеличивает трудозатраты на поиск данных, но и повышает риски потери информации.

Шаг 6. Превратите процесс в алгоритм или автоматизируйте

Перенесите рутинные простые задачи в сервисы автоматизации (программы и устройства). Это не только позволит сэкономить временные затраты и использование трудовых и производственных ресурсов, но и позволит избежать стоимостных издержек на привлечение дополнительных сотрудников, которых, вероятно, пришлось бы нанять для выполнения этих самых задач.

Стоит также отметить, что не всегда необходимо использование информационных технологий. Вполне возможно обойтись превращением процесса в алгоритм. Например, последовательное расположение частей автомата в процессе чистки оружия позволит полностью устранить временные затраты, связанные с поиском необходимой детали. Это и есть применение алгоритма.

Алгоритм позволит наглядно убедиться, что все операции процесса находятся в правильном порядке. Если порядок нарушен, рабочий процесс или не приведет к заданному результату, или не сможет продолжаться вовсе.

6 шагов оптимизации на примере процесса чистки машины для молочных коктейлей

Можно ли оптимизировать данный процесс и при этом снизить риски воздействия человеческого фактора? Да, можно, и вот как:

Шаг 1. Опишите процесс чистки машины

Процесс чистки машины для молочных коктейлей достаточно прост: нужно разобрать машину, помыть детали, высушить их, смазать по необходимости и собрать обратно. Однако, важно выполнить все этапы процесса правильно, поскольку ошибка может привести к поломке оборудования.

Шаг 2. Четко сформулируйте результаты от оптимизации рабочего процесса.

Оптимизация процесса чистки машины для молочных коктейлей должна привести к:

• Устранению ошибок в процессе ее сборки после чистки; 
  
• Ускорению процесса сборки. 
  

Шаг 3. Осуществите поиск отклонений процесса «как есть», определите разрывы.

В текущем процессе разбирать и собирать машину необходимо по памяти, поскольку на ней нет меток с указаниями, что за чем идет. В процессе «как должно быть» сотруднику не нужно будет тратить время, чтобы вспомнить последовательность сборки машины.

Шаг 4. Упростите или оптимизируйте процесс.

Некоторые детали машины можно снять и обслужить во время работы заведения, что позволяет сэкономить время процесса полной чистки оборудования.

Шаг 5. Осуществите ускорение рабочего процесса.

К концу рабочего дня машина для молочных коктейлей должна быть пустой. В таком случае не придется тратить время на ее освобождение.

Шаг 6. Алгоритмизируйте процесс.

В процессе разборки машины необходимо расположить детали на лотках в той последовательности, в которой должна проходить сборка. Метод не высокотехнологичный, но позволяет существенно сократить обычное время сборки оборудования.

Как видите, данный метод оптимизации позволяет быстро, а главное, эффективно привести рабочие процессы к оптимальному состоянию.