Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать - эта статья для вас.
Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес-процессов компании - платформа, с которой необходимо начинать. Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса - инструкция для нетерпеливых

1. Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать - обозначить события начала и окончания.

2. Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес-процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идеально.

3. Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4. Обозначьте роли участников процесса

В бизнес-процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие "роль". Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5. Разместите на схеме документы

Документ - это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ - это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС - все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6. Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7. Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант - составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8. Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9. Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес-процесс - это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

10. Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. 

Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
  • С какими процессами он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
  • Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN. Практические рекомендации, по использованию нотации, с примерами и иллюстрациями, можно найти ниже.

Управление бизнес-процессами
Нотация BPMN. Практическое моделирование

Нотация BPMN давно является стандартом моделирования бизнес-спроцессов. Мы подготовили для вас более 100 иллюстраций, с описанием наиболее распространенных вопросов, связанных с практическим использованием нотации BPMN и моделированием бизнес-процессов

Читать

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна. 

Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы». Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. 

Статьи по теме
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Как найти потери в процессах

Потери в процессах есть всегда. Потери отсутствуют только в идеальных процессах. Но с идеальными процессами есть одна проблема — они не существуют. Поэтому крайне важно обладать навыками, которые позв...

Читать
7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать
Производительность и эффективность: что важнее?

… на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и то же? Нет. Производительность и эффективность это разные вещи и в этой стат...

Читать
Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процес...

Читать
Анализ разрывов

Анализ разрывов - инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом. Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, ...

Читать
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах

Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к ...

Читать
Процессный подход - 10 фундаментальных принципов

Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив принципы, нет смысла двигаться дальше.

Читать
Регламент взаимодействия. Что нужно знать

Регламент взаимодействия - документ, который определяет порядок взаимодействия участников бизнес-процессов. Например, вы можете создать регламент, определяющий состав и порядок взаимодействия между по...

Читать
Комментарии
Комментировать
Диана
Ваш принцип описания бизнес-процесса мне показался самым продуктивным и интересным, если сравнивать с другими подобными статьями. У вас же есть последовательность добавления элементов в схему и объяснения какие элементы добавляются и почему.

Спасибо за статью и инструкцию!
Использовать имя
Guest
Роман привет!
а есть какое-то объяснение выбранным формам в блок-схеме? почему там квадратик, там прямоугольник и т.п.? Что конкретно описывают собой символы?
Использовать имя

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.