Описание бизнес процессов - типы описания

Естественно, в чистом виде они встречаются редко. В большинстве случаев мы комбинируем эти методы в том или ином виде. Но если вы делаете упор и берете за основу один из 3 элементов - описание текстом, таблицы или схему бизнес процесса, то тем самым вы выбираете один из типов описания.

Управление бизнес-процессами без их описания крайне затруднительно.

Текстовое описание бизнес-процессов

Наверное, самый простой в реализации и распространенный вариант. Все происходящее в бизнес процессе описывается словами, т.е. в итоге у нас получается текст. Построение бизнес процессов требует описания довольно-таки большого количества элементов и вариантов развития бизнес процесса, текст может получиться весьма громоздким. Мне очень запомнился процесс, текстовое описание которого занимало 32 страницы, а схема - лишь 3.

Плюсы описания бизнес процессов текстом

• Очень просто сделать - просто садись и пиши.
  
• Не требует специальных навыков - темные времена прошли, теперь писать умеет каждый:)
  

Минусы

• Текст сложно обрабатывать - работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
  
• Затрудняет целостное восприятие процесса: читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой. Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс. Приходится постоянно возвращаться назад, чтобы понять, о чем речь. В итоге восприятие картины целиком нарушается.
  
• Сложно для восприятия - если текст готовит человек без писательских навыков, его прочтение превратится в пытку. У каждого свой язык, и порой он может быть очень сложен. Вы же встречали «плохие» книги? Описание процесса может быть еще хуже:)
  
• Сложно структурировать и анализировать - процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий мы выполняем разные действия в процессе. А теперь представьте, каково это - описывать текстом. Очень сложно сохранить простую структуру, когда у вас десяток «если» на одну страницу. В результате этого анализ потребует от вас огромных усилий и титанической предварительной работы.
  

Подсказка - используйте структурированные списки

Описание бизнес процессов в виде таблиц

Таблица - это здорово! Таблицы я люблю. Их можно рассматривать часами… и не найти ответ на свой вопрос:) Шучу. На самом деле описание бизнес процессов компании в виде связанных таблиц - это не такая уж плохая идея. По крайней мере, намного лучше текстового описания. Самая большая сложность заключается в том, чтобы подготовить хороший шаблон таблицы, в которую, собственно, потом уже внесут данные.

Плюсы описания бизнес-процессов текстом в виде таблиц

• Относительно просто подготовить - подготовить шаблон не так сложно. Главное, чтобы он был понятен тем, кто будет его заполнять. Кроме того, все программы для работы с таблицами (например, Excel) позволяют добавлять описание к ячейкам таблицы. Используйте эту возможность для пояснений данных.
  
• Относительно просто заполнить шаблон - еще раз, если шаблон понятен, заполнить его не составит труда. Для этого не нужны специальные навыки и знания.
  
• Наличие структуры - таблица сама по себе уже предполагает некую структуру.
  
• Удобство обработки цифровых данных - с цифрами лучше всего работать в таблице. Так что для данного типа данных этот тип описания подходит лучше всего. Данные в таблице (даже текстовые) гораздо удобнее сравнивать и анализировать.
  

Минусы

• Не компактно - описание больших процессов со всем множеством подпроцессов и элементов будет выглядеть как «простыня». Компактным такой вид назвать сложно.
  
• Отсутствует необходимая детализация - для того чтобы таблица имела более компактный вид, количество данных должно быть ограничено. Это значит, что даже если вы вносите текст в таблицу, он должен быть ограничен. А значит, добиться необходимой детализации может стать непросто.
  
• Нет целостности восприятия - большое количество данных не способствует этому. Хотя если необходимо просмотреть данные одной операции (подпроцесса) в строке или данные одного типа в столбце, то лучше таблицы не придумать.
  
• Сложно отобразить ветвления - та же проблема, что и с текстом. Большое количество ветвлений и, что важно, развитие процесса исходя из условий ветвления довольно сложно отобразить наглядно.
  
• Требует подготовки - нужно потратить время на подготовку хорошего шаблона.
  

Подсказка - располагайте подпроцессы, операции в строках, а данные в столбцах. Это облегчает восприятие. Вместо одной большой таблицы используйте связанные таблицы.

Описание в виде схемы, модели бизнес-процесса

Не буду тянуть кота за март. Графическое описание бизнес процессов предприятия в виде схемы, модели - лучший тип описания. Большинство специалистов уже давно отдают предпочтение именно графическому типу описания. Просто посмотрите на плюсы и минусы этого типа.

Плюсы описания бизнес процессов в виде модели

• Простота восприятия - наш мозг устроен таким образом, что картинку мы воспринимаем быстрее, чем что-либо. Поэтому схему воспринимать очень просто. Мозг «фотографирует» схему и обрабатывает ее на бессознательном уровне в разы быстрее, чем наше сознание. Схему воспринимать просто еще потому, что мы сразу видим взаимосвязи элементов.
  
• Целостность восприятия - 1 схема представляет из себя модель процесса на определенном уровне. Это значит, что схема сразу дает нам представление о процессе в целом. В частности, о его границах, основных элементах и т.д. Если процесс детализируется на нескольких уровнях, то схемы все равно остаются связанными.
  
• Необходимая и достаточная детализация - в то же время на схеме можно отобразить относительно большое количество деталей без потери качества восприятия.
  
• Наглядное отображение ветвлений и путей развития процесса - правильно построенная схема сразу дает представление о том, каким путем должен развиваться процесс в правильном варианте. А также другие варианты развития событий.
  
• Удобство автоматизации - многие программные инструменты позволят переводить диаграммы в языки программирования, что очень сильно упрощает жизнь разработчикам и внедренцам ПО.
  

Минусы

• Требует специальных навыков - нужно знать, как правильно строить диаграммы. Знать разные нотации. А иногда даже самостоятельно сделать набор элементов и правил, которыми вы будете пользоваться для описания.
  
• Относительно большое время на подготовку описания - хорошо построенная модель процесса должна быть проста и понятна. Для того, чтобы сделать схему таковой, необходимо потратить кучу времени. Сложно может сделать каждый дурак, а вот простота требует мастерства;)
  

Подсказка - для описания бизнес процессов может быть достаточно 3-5 графических элементов (фигур).

В итоге

В итоге вы будете задействовать все типы описания. Документ под названием «Описание бизнес процесса…» будет содержать и графическую схему, и таблицы, и текст. Это нормально. Но мой вам совет - ориентируйтесь на графические модели и избегайте текста. Хорошая модель не нуждается в сопровождении текстом. В большинстве случаев. Создание бизнес процессов начинается с их описания.