Остановите поток входящих задач!

Остановите поток входящих задач!

На днях разговаривал со знакомым на тему управления рабочими задачами. Он задал вопрос: «Каждый день список входящих задач больше, чем я могу выполнить. Количество отложенных задач все увеличивается и увеличивается. Хаос возрастает. Как это остановит...
Остановите поток входящих задач!
Вопрос актуален для многих. Многие знакомы с чувством беспомощности, которое испытывает человек под натиском входящих задач и все увеличивающегося списка дел. Мне это тоже знакомо в прошлом.  Со своими потоками задач я справился. На поиск своих методов работы с задачами ушло несколько лет. Но данный факт никак не помог мне ответить на вопрос знакомого. Одно дело - просто выполнять то, что когда-то постиг через синяки и ошибки. Другое дело - рассказать об этом. Это все равно, что рассказывать просто на словах о том, как ездить на велосипеде. Вроде звучит все понятно, но садишься на байк и слова теряют значение. В общем, я понял, что надо систематизировать свои знания и опыт, а также ясно описать методику управления задачами. Вскоре займусь этим. О своей системе ведения задач я как-то рассказывал на Lifehacker. Возвращаясь к вопросу. Есть несколько рекомендаций, которые пришли мне на ум первым делом.

Эффективное управление бизнес процессами и задачами

  1. Остановите входящий поток. Для того чтобы разобрать работающий механизм, его нужно для начала остановить. Вы не сможете привести в порядок задачи, пока они продолжают поступать к вам бурным потоком. Так что остановите поток. Не принимайте новые задачи и возьмите паузу. Такая остановка не только позволит вам спокойно разобрать текущий список дел, но и сконцентрироваться только на этом. В общем, совет номер 1 – соберите все задачи в один список и не принимайте новые,  пока не наведете порядок в списке. Ремарка – список дел находится «в порядке», когда вы понимаете все, что нужно сделать, чувствуете определенный контроль и довольны собой. Последний пункт наиболее важный. Это не шутка. Вы должны вернуть себе чувство удовлетворения.  И поймите – мир не рухнет и компания не развалится, если вы самоустранитесь на пару дней.
  2. Оцените временные затраты. Следующее, что необходимо сделать - это оценить, сколько времени понадобится для каждой задачи. Высокая точность оценки здесь не нужна. Оцените «на глазок». Главное, чтобы вы смогли понять – сколько всего времени надо потратить, чтобы выполнить все задачи в списке. Возможно,  получится так, что по предварительным оценкам на весь список вам потребуется 2 месяца чистого рабочего времени. Если эти задачи не распределены во времени таким образом, чтобы вы реально могли их выполнить, значит, список абсурден и требует оптимизации.
  3. Оптимизируйте список. Непростое дело. По одной причине – эффективное управление бизнес процессами требует серьезной и критической оценки своих дел.
  • Отдайте другим все, что они могут сделать без вас. Есть сомнения? Думаете, вы справитесь лучше? Все равно отдайте и поставьте напоминание о контроле.
  • Группируйте задачи. Выделите время для обработки почты и звонков. Делайте похожие дела подряд. Это экономит время.
  • Отложите все, что можно сделать позже. Даже дела, связанные с клиентами, можно перенести. Просто организуйте это. Распределите контакты с клиентами более равномерно. Измените сроки там, где это можно сделать. Освободите себе пространство для маневра.
  • Удалите все, что утратило актуальность. Безжалостно убивайте задачи, целесообразность которых сомнительна.
  1. Выполняйте задачи по порядку. Отсортируйте список задач от меньшего к большему. Это значит, что вначале идут самые короткие по времени дела. Сделайте все дела, требующие меньше 30 – 40 минут. Делайте их подряд, пока не кончатся. Обо всем остальном забудьте. Когда короткие задачи закончатся, окиньте список взглядом. Наверняка он уже стал более реальным и с ним можно работать. Может быть, вы даже можете возобновить поступление задач. В любом случае распланируйте все оставшиеся задачи так, чтобы вы почти со 100% вероятностью смогли их выполнить в назначенные сроки. И создайте еще себе резерв в 15-20% от времени, требуемого на решение задачи. Сейчас лучше недоделать, чем переделать.
  2. Скажите «Нет» жесткому планированию. Ни в коем случае жестко не ограничивайте время и срок выполнения задач. Сейчас жесткое планирование является вашим врагом. Жесткое планирование эффективно в ситуации относительно стабильного контроля. Сейчас все очень шатко. Так что дайте себе время и долю вольности. Не загоняйте свой мозг в рамки. Иначе придете туда, откуда начинали. Вам необходимо спокойно, размеренно выполнять задачи из списка в установленном порядке. Еще раз – по порядку. Не беритесь за выполнение задачи, пока не закончите предыдущую. Одна задача в один момент времени.
Самое важное – поймите и примите тот факт, что вы МОЖЕТЕ себе позволить остановиться и привести дела в порядок. И что другого выхода просто нет. А каково ваше мнение? Оставляйте комментарии. Буду рад обсудить! На главную
Статьи по теме
Чем вы отличаетесь?

«Чем вы отличаетесь? Чем ваша компания лучше других?» Я столько раз отвечал на эти вопросы, что потребность в ребрендинге сформировалась органично и ясно. Теперь наше имя отражает самую суть и ...

Читать
Весна 2022

Тектонические плиты планеты Земля пришли в движение. Все. Одновременно. В местах столкновения образовались горы. Разломы на поверхности земли поглощают целые мегаполисы. В короткий промежуток времени ...

Читать
Апрель 2020: Факты

Мы собрали факты, которые уже известны сегодня, для того чтобы можно было сформировать общее представление об экономической ситуации и понять, какие ожидания формируются. Ссылки на источники прилагают...

Читать
Важные книги по бизнес-процессам в кратком изложении

Важные книги по бизнес-процессам, которые можно прочитать за несколько часов. Если у вас нет времени на полноценное чтение книг, которые должен знать каждый уважающий себя специалист по бизнес-процесс...

Читать
Письмо сотрудникам. Часть 3

Что такое управление? Мы с вами, конечно же, знаем, что в область управления входит планирование, организация, контроль, улучшение и мотивация. Но как это применимо к управлению задачами?

Читать
Письмо сотрудникам. Часть 2

Продолжение серии писем нашим сотрудникам. В этот раз рассказываю о планировании задач, декомпозиции, взаимосвязях, контекстах и плане на день.

Читать
Письмо сотрудникам. Часть 1

Недавно я затеял серию писем для наших сотрудников, посвященную личной эффективности. Это сборник советов и рекомендаций, которые я сам ежедневно практикую. Так что это сугубо практические советы. Сбо...

Читать
Личная эффективность и процессный подход

На днях я побывал в качестве гостя на радио МедиаМетрикс. С ведущим Евгением Кустовым беседовали о том, как принципы управления бизнес процессами можно применять для повышения личной эффективности. А ...

Читать
Дивный новый мир

Это не кризис. Как сказал Михаил Слободин, это новая реальность. Добро пожаловать в дивный новый мир! Если раньше нас мягко подталкивали к верным, эффективным решениям и поступкам, то сейчас жестко вс...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.