Внедрение процессного подхода к управлению

Компания вошла в состав международного холдинга, который выдвинул требование внедрения процессного подхода к управлению, как обязательного условия сделки. Компания уже регулярно проходила сертификацию по стандарту ИСО 9001 и действующие процессы управления качеством формально соответствовали стандарту. Тем не менее, холдинг ожидал реального изменения подхода к управлению процессами, которое найдет отражение в повышении операционной эффективности.

1. Подготовка платформы для управления бизнес-процессами.
2. Описание и оптимизация ключевых бизнес-процессов: управление клиентскими проектами, закупки и логистика, ввод в эксплуатацию, техническое и сервисное обслуживание.
3. Подготовка и развертывание офиса управления бизнес-процессами.
4. Обучение управлению бизнес-процессами и подготовка владельцев процессов.

• Обеспечение соответствия процессов управления качества стандарту ИСО 9001.
• Устранение разрывов и отклонений в основных процессах, оказывающих влияние на выполнение работ.
• Повышение эффективности основных процессов на 8-10%.
• Интеграция процессов управления и отчетности в управленческий контур холдинга.
• Обеспечение системной работы по улучшению бизнес-процессов.

Платформа управления бизнес-процессами

• Полностью переработана карта процессов верхнего уровня.
• Проведена декомпозиция бизнес-процессов до уровня описания потоков работ.
• Разработан реестр бизнес-процессов с детальным описанием границ.
• Разработана методология и процесс управления бизнес-процессами в компании.
• Проведен анализ и изменена организационная структура операционных блоков.
• Разработана карта функций и взаимодействия подразделений.
• Разработаны и внедрены положения о структурных организационных единицах и должностные инструкции участников ключевых и процессов управления.
• Разработана и внедрена система KPI.

Описание и оптимизация

• Исследованы и детально описаны основные процессы.
• Проведен анализ и разработаны предложения по оптимизации основных и связанных управленческих процессов.
• Разработан план работ по оптимизации бизнес-процессов.
• Совместно с заказчиком реализованы работы по изменению основных и ряда процессов управления.
• Разработаны регламенты основных и ряда управленческих процессов.
• В том числе проведена оценка и нормирование основных процессов.
• Проведена фактическая оценка эффекта от оптимизации бизнес-процессов.

Офис управления бизнес-процессами

• Разработана организационная структура офиса управления процессами, в которую вошли действующие сотрудники компании.
• Работа офиса организована по проектному принципу, где над определенными проектами работают сотрудники других подразделений, а сотрудники офиса занимаются управлением, администрированием, консультационной поддержкой и оценкой эффективности проектов по изменению процессов.
• Разработана ролевая структура офиса управления процессами, а также должностные и ролевые инструкции.
• Внедрен инструмент для работы с платформой управления бизнес-процессами.
• Внедрен процесс «Управление бизнес-процессами и качеством».
• Проведено обучение и подготовка сотрудников офиса и членов процессных команд.
• Разработан план работ процессного офиса на 1 год.

Владельцы процессов

• Определены и организационно закреплены владельцы основных и управленческих бизнес-процессов.
• Формализованы обязанности, полномочия, ответственность, инструменты и механизмы работы владельцев процессов.
• Проведено обучение владельцев по вопросам управления бизнес-процессами.
• Сформирована карта целей по изменению бизнес-процессов на 1 год.
• Консультационная поддержка владельцев бизнес-процессов.

• Длительность проекта – 1 год 2 месяца;
• Количество задействованных консультантов – 3 человека;
• Затрачено трудочасов – 1762 часа;
• Количество задействованных сотрудников заказчика – 48 человек;
• Количество описанных и оптимизированных процессов – 32 процесса.

• Среднее результат повышения эффективности основных процессов – 11,2%;
• Среднее снижение операционных издержек – 7,6%;
• Снижение длительности ключевых процессов – около 20%;
• Снижение количества негативных событий в процессах – до 5%;
• Среднее снижение загрузки персонала ключевых подразделений – 18%.