Список бизнес процессов компании - продолжение

Список бизнес процессов компании - продолжение

Для правильного составления списка бизнес-процессов компании необходимо узнать, что именно выполняют отделы и конкретные сотрудники. Бизнес-процессы имеют в своём составе множество задач из различных функций. То есть, по сути, чтобы составить бизнес-процессы из перечня задач, необходимо решить – по какому признаку можно группировать задачи в отдельные процессы.
Список бизнес процессов компании - продолжение

Для того чтобы объединить полученный список функций и задач в процессы, нужно понимать, по какому признаку производить объединение. Что получается на выходе процесса? Зачем процесс существует?

Очевидно, что результатом и целью бизнес-процесса является получение какого-то продукта. Итогом процесса всегда будет продукт.  Функции и задачи также выполняются с определённой целью. Такой целью всегда будет являться получение продукта. Внутреннего или внешнего.

Определив продукты, ради которых выполняются задачи и существуют функции, мы определим бизнес-процессы, к которым задачи и функции относятся.

Список бизнес процессов компании  продолжение Объединение задач и функции в бизнес-процессы.jpg
Объединение задач и функции в бизнес-процессы

Продолжаем шлифовать список бизнес-процессов компании

Шаг №1 - Понять, ради каких продуктов выполняются задачи и существуют функции.

Не каждая задача имеет своим результатом какой-то существенный продукт. Но каждая задача выполняется ради целевого продукта. Это значит, что задачи, как и операции в процессе, выполняются ради того, чтобы получить результат больший, чем результат каждой задачи.

К примеру. Задачи: создание макета печатной продукции, согласование макета, подготовка макета к печати - все эти задачи выполняются ради итогового продукта. В данном наборе итоговым продуктом будет являться готовый к производству макет.

Можно ли объединить все 3 задачи в один процесс и назвать его "Подготовка готового макета"? Да, можно. Но может быть и по-другому. Все зависит от того, как мы оцениваем продукт:

  • Есть ли у продукта полуфабрикаты?
  • Если да, то стоит ли нам рассматривать их как законченные промежуточные продукты?
  • Продукт может вернуться к исполнителю в рамках текущих функции?
  • Сильно ли будет преобразовываться продукт в следующем процессе?

Если вы получили ответы "да" на 1,2 и 4-й вопросы, то продукт стоит рассматривать отдельно. Если наоборот, то не выделяйте промежуточные продукты.

К примеру, если вы ответите на данные вопросы применительно к указанным выше 3-м задачам, то обнаружите, что лучше данные задачи разбить на 2 процесса. "Создание и согласование макета" и "Подготовка макета к производству". Дело в том, что макет не перейдёт к предпечатной подготовке до тех пор, пока его не утвердят. При этом после задачи утверждения макет может вернуться к задаче создания. И так может пройти несколько циклов. Итогом же будет макет, который уже подготовят к печати. 1 утверждённый макет = 1 подготовленный к печати. Следовательно, мы имеем два продукта, а значит, и два процесса.

В результате первого шага вы увидите, что задачи сотрудников относятся к продуктам.

Шаг №2 - Записать все продукты и задачи/функции, относящиеся к ним.

Вы уже составили список задач и функций и определили продукты, ради которых выполняются задачи. Обязательно запишите все на бумагу. Даже если "и так все понятно".

Шаг №3 - Дать название процессу, результатом которого является продукт. 1 продукт = 1 процесс.

Теперь посмотрите на список продуктов и определите, результатом какого процесса является каждый продукт. Названия процессов должны быть понятными и отображать суть процесса. А суть процесса заключается в продукте ;) Пусть на один процесс приходится один продукт. Вы увидите, что в результате некоторых бизнес процессов появляется несколько продуктов. Это нормально.

Шаг №4 - Сгруппировать или разбить процессы, если требуется.

Теперь необходимо оптимизировать список процессов. Для этого:

  • уберите все дубликаты процессов в списке
  • оцените возможность объединения нескольких процессов в один - если продукт процесса слишком простой или нет смысла уделять ему отдельное внимание, посмотрите, какой продукт находится на порядок выше и объедините все процессы этого продукта.
  • оцените необходимость деления процессов - если процесс слишком большой и его продукт сложен, попробуйте оценить необходимость его разделения на несколько процессов. К примеру, процесс производства можно разделить на несколько процессов, продуктами которых будут являться полуфабрикаты. Для определения продуктов вернитесь к шагу 1.

В результате у вас останется список реальных процессов компании.

Напоследок скажу следующее - всегда старайтесь делать список простым. Чем проще сделано, тем проще понимать. Но при этом помните о том, что понимание также должно быть достаточным.

Возможно, что с первого раза создать список не получится. Ничего страшного. В любом случае его необходимо пересматривать и поддерживать в актуальном состоянии - хотя бы раз в квартал.

На основании списка вы будете в дальнейшем разрабатывать модели процессов, проводить их внедрение и оптимизацию. Так что сложно недооценить важность данного шага.

Ещё раз - без подготовленного списка бизнес процессов будет невозможно разрабатывать и оптимизировать бизнес процессы. Список необходимо сделать. Удачи!

Статьи по теме
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Как найти потери в процессах

Потери в процессах есть всегда. Потери отсутствуют только в идеальных процессах. Но с идеальными процессами есть одна проблема — они не существуют. Поэтому крайне важно обладать навыками, которые позв...

Читать
7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать
Производительность и эффективность: что важнее?

… на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и то же? Нет. Производительность и эффективность это разные вещи и в этой стат...

Читать
Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процес...

Читать
Анализ разрывов

Анализ разрывов - инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом. Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, ...

Читать
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах

Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к ...

Читать
Процессный подход - 10 фундаментальных принципов

Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив принципы, нет смысла двигаться дальше.

Читать
Регламент взаимодействия. Что нужно знать

Регламент взаимодействия - документ, который определяет порядок взаимодействия участников бизнес-процессов. Например, вы можете создать регламент, определяющий состав и порядок взаимодействия между по...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.