План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта, встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе зачастую забывают и пренебрегают им. А потом сетуют на то, что коммуни...
План коммуникаций проекта

Зачем нужен план коммуникаций проекта

Коммуникации - это клей, который позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать и выполнять свои задачи. Причем это касается не только проектной деятельности, но и процессной, операционной и т.д. Основная цель плана коммуникаций проекта - обеспечить эффективность взаимодействия сотрудников.

Почему план коммуникаций проекта улучшает взаимодействие?

  • Определенность сроков. Если членам команды непонятно, когда и по каким вопросам они собираются общаться, предоставлять и получать информацию, возникает неопределенность. А как известно, любая неопределенность снижает эффективность деятельности. Информация в проекте появляется в результате каких-то действий. То есть для того, чтобы получить или предоставить информацию, нужно что-то сделать. В таком случае когда членам команды известны сроки предоставления и получения информации, они планируют свои действия по ее получению и подготовке. А это напрямую влияет на другие задачи проекта.
  • Содержание информации. Если известны не только сроки, но и предмет коммуникаций, члены команды имеют возможность подготовиться. А подготовка позволяет сократить время, которое вся команда тратит, например, на совещании. А еще члены команды снижают неопределенность своей работы, т.к. могут планировать получение конкретной информации от своих коллег.
  • Принятие решений. Членам команды постоянно приходится принимать множество решений. Многие из них затрагивают не только их участки работы, но имеют влияние на работу коллег и проекта в целом. В таком случае необходимо понимать, когда будут принимать ключевые для проекта решения. Время принятия решения можно запланировать даже не имея всех необходимых данных в наличии. А значит, на эти решения можно рассчитывать при планировании работы.
  • Экономия времени. Это скорее следствие вышеуказанных принципов. Время экономится за счет снижения неопределенности и перевода коммуникаций в исключительно конструктивное русло. В проекте любая экономия времени приводит к увеличению эффективности проекта в целом.
  • Дисциплина. Когда нам известно время и предмет коммуникаций, это дисциплинирует, потому что накладывает определенные обязательства на всю команду проекта.
Таким образом, план коммуникаций проекта имеет непосредственное влияние на эффективность проекта.

План коммуникаций проекта - содержание

План коммуникаций проекта содержит описание средств, используемых инструментов и периодичности выполнения коммуникаций как с внутренними, так и с внешними сторонами проекта. План способствует взаимодействию со всеми заинтересованными сторонами проекта с помощью создания контролируемых и управляемых потоков информации.

РАЗДЕЛЫ ДОКУМЕНТА
  • Введение. План коммуникаций проекта является рабочим документом. А значит, в нем должны быть указаны его цели, задачи и содержание - для удобства работы. Естественно, что в плане должно быть указано, кто несет ответственность за поддержание плана в актуальном состоянии.
  • Методы коммуникации. Опишите все методы коммуникаций, которые  будут использованы в проекте. Методы: совещание, отчет, конференц-звонок, летучка, электронная почта и т.д. Если у вас уже существуют корпоративные стандарты управления коммуникациями, используйте их.
  • Инструменты. В этом разделе опишите инструменты, которые будут использоваться в проекте. Я очень люблю визуальные формы коммуникаций, например, MindManager. Кто-то любит Kanban-доски, а кто-то – табличную форму представления информации. Нужно найти наиболее эффективные инструменты, которые будут удовлетворять всех участников проекта.
  • Записи. В этом разделе нужно определить, какие записи, имеющие отношение к коммуникациям, будут необходимы и где они будут храниться (например, регистрация внешней корреспонденции)
  • Отчетность. Опишите все существующие и используемые отчеты, включая их цель, сроки и получателей. Обязательно должен быть описан их формат и представление.
  • Сроки. В этом разделе  нужно указать, когда должны выполняться формальные коммуникации (например, в конце стадии или этапа проекта).
  • Роли и ответственности. В этом разделе вы расписываете - кто будет отвечать и за какие аспекты коммуникаций, включая любые роли в вашей организации.
  • Список заинтересованных сторон.
  • Информация, необходимая для каждой заинтересованной стороны.

Анализ заинтересованных сторон

Не всегда заинтересованные стороны являются очевидными. В таком случае лучше провести небольшой анализ, который позволит выявить все заинтересованные стороны проекта.

  • Составьте список ключевых лиц, которые заинтересованы в проекте
  • Опишите отношения с ними, будьте деликатны и осторожны в своих оценках
  • Опишите, какие отношения необходимы для успеха вашего проекта
  • Интерфейсы - электронные, визуальные, вербальные. Если вы уже описали инструменты и методы, то можете пропустить этот раздел
  • Ключевые сообщения, то есть какие ключевые сообщения вы должны передать вашим заинтересованным лицам, например, девиз вашего проекта
  • Повторите анализ, только начните не с ключевых заинтересованных лиц, а со списка всех, на кого тем или иным образом проект оказывает влияние

Анализ информации для заинтересованных сторон

  • Информация, которую вы можете передать из проекта для каждой из сторон
  • Информация, которая вам необходима для проекта от каждого из заинтересованных лиц
  • Кто конкретно является поставщиком/получателем информации
  • Периодичность коммуникаций
  • Средства коммуникаций
  • Формат коммуникаций

Источники информации для составления плана коммуникаций

  • Корпоративные стратегии и политики (например, правила раскрытия информации для публичных компаний)
  • Любая доступная информация о проекте (например, структура команды управления проектом, идентифицированные риски, требования к качеству)
  • Поговорите с вашими заинтересованными сторонами и поймите, что им нужно
  • Еще раз вернитесь к анализу заинтересованных сторон.

Что еще нужно учесть в плане коммуникаций проекта

  • Понятны все заинтересованные стороны и их требования к коммуникациям в проекте
  • Все заинтересованные стороны согласились с содержанием, периодичностью и методами коммуникаций
  • План коммуникаций проекта учитывает время, трудозатраты и ресурсы, необходимые для выполнения коммуникаций
  • Понятна степень формализации (бюрократизации, иногда это бывает важно) коммуникаций, а также их периодичность, которая является обоснованной, учитывает важность и сложность  проекта
  • Вы используете возможности корпоративных коммуникаций для продвижения вашего проекта (например, корпоративные порталы, службы PR или HR и так далее). Найдите себе союзников в этих службах, поверьте, они очень заинтересованы в успешности вашего проекта и понимают важность коммуникаций.

План коммуникаций проекта - простой шаблон

Тема Дата и время Метод Ответственный Участники План обсуждения Список материалов
Согласование закупки нового оборудования 01.01.17 Очное совещание Дед Мороз Снегурочка и олени 1. Нужно ли покупать оборудование 2. Достаточно ли у нас средств 3. Оценка рисков использования существующего оборудования 1. Бюджет на 2017 год 2. Спецификация оборудования 3.  ....
... ... ... ... ... ... ...
Статьи по теме
Подходы и методологии управления проектами

В данном руководстве описаны распространенные подходы и методологии управления проектами. Мы подробно расскажем об основных функциях методологий, сравним элементы и приведем примеры использования, что...

Читать
Scrum методология идет в MS Project

30 октября команда, работающая над MS Project, заявила о том, что Scrum методология будет использоваться в клиенте Project Online Desktop.  Наряду с недавно выпущенной интеграцией Planner, нововведени...

Читать
Основные методики управления проектами

В мире методики управления проектами постоянно идет борьба. Борьба за выбор лучшей. За ту, которая бы решала все проблемы внутри проектов, которая избавила бы от всех рисков, всегда приводила к успешн...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.