Простой анализ бизнес процессов компании. Методика PULSE

В 80% случаев анализ бизнес процессов компании может быть сделан быстро и простыми способами. Одним из таких способов является разработанная мною методика под названием PULSE. Как любой хороший специалист, я не только подбираю необходимые инструменты, но и совершенствую и создаю свои. Минутка саморекламы закончилась, спасибо за внимание))) Так вот. Однажды мне понадобился способ, позволяющий отобразить прерывания процесса и показать клиенту, что реальное выполнение процесса не так ритмично и гладко, как он считает. А ритмичность, как мы понимаем, позволяет избегать временных потерь. Из этой простой предпосылки появилась целая методика.

Анализ бизнес процессов компании по методу PULSE

Ритм бизнес процесса - это количество времени, которое затрачивается на выполнение операций в какой-то промежуток времени. Если процесс занимает несколько недель или месяцев, то таким промежутком будет день. К примеру, если каждый день на выполнение процесса затрачивается 3 - 3,5 часа, то процесс ритмичен. Если же ежедневный разброс времени большой, то процесс не ритмичен. Методика PULSE заключается в построении графика выполнения операций процесса исходя из затрачиваемого времени. Всё, что нужно для этого, знать:

• Из каких операций состоит бизнес процесс
• Сколько времени выполняется каждая операция
• Когда выполнение процесса или операции прерывается, хотя этого могло бы и не быть. Ну например, вместо того, чтобы отправить только что подготовленный отчет, сотрудник идет пить чай. Это и есть прерывание, или нулевая активность в процессе.

Получить эту информацию несложно, а PULSE анализ бизнес процессов компании не требует высокой точности информации. В результате у вас должен получиться набор цифр, отражающий время выполнения каждой операции.

• Используйте любой редактор таблиц. Например, Excel.
• Если процесс не завершен и может продолжаться, но происходит перерыв в выполнении, поставьте 0.
• Если процесс не закончен, но не может продолжаться, то ничего не ставьте. Пример разрыва - процесс не может развиваться дальше, пока клиент не пришлет данные.

Теперь необходимо построить график.

Составляющие графика

Линия активности процесса

Это и есть пульс бизнес процесса. Суть и основа графика.

Линия средней активности

Расположите линию среднего времени на операции процесса, чтобы в дальнейшем можно было оценить отклонение.

Граница периода

Период, например, день. Так вы сможете увидеть, когда процесс прерывается из-за окончания рабочего дня.

Нулевая активность или потеря

Нулевая активность - это потеря. Потеря означает, что процесс мог бы развиваться дальше, но по каким-то причинам этого не произошло. Как правило, такими причинами является прерывание процесса сотрудником. Например, захотелось чайку попить. Или перекур устроить. Но естественно, что могут быть и другие причины, требующие уточнения.

Событие

На графике нужно отобразить, где происходят какие-то события в процессе. Это позволит сразу снять ряд вопросов при анализе.

Номер периода

Просто для удобства и наглядности. Автоматически можно сформировать линию активности процесса и линию средней активности. Остальное придется добавить вручную. В принципе этого можно и не делать, опытному взгляду несложно увидеть все необходимое. Но анализ бизнес процессов компании этим методом проще воспринимается с визуализацией. А теперь давайте я покажу, что можно увидеть на графике PULSE.

Ситуации

Нулевая активность

Повторюсь. Нулевая активность - это место потери. Вместо того, чтобы развиваться, процесс стоит на месте. Это само по себе не есть хорошо, а значит, любая нулевая активность - место потенциальной оптимизации. Если потеря возникла по инициативе сотрудника, допустим, он ушел пить чай, то сильно увеличивается время выполнения процесса. Дело в том, что каждый раз, когда сотрудник отвлекается от выполнения процесса, он тратит много времени на возвращение к процессу. Т.е. ему элементарно нужно время, чтобы снова переключиться на выполнение процесса. Это называется дробность. Устранение дробности является отличной возможностью для оптимизации. Еще раз: нулевая активность - это простой в работе. Анализ бизнес процессов компании должен выявлять такие потери.

Нулевая активность перед событием

А вот почему важно расставить события процесса на графике. Если нулевая активность стоит перед событием, то скорее всего, что развитие процесса зависит от данного события. Такие моменты не всегда можно легко оптимизировать, но внимание уделить стоит.

Перерыв

Если вы изучите работу сотрудников, то с высокой степенью вероятности заметите, что после выполнения объемного задания, сотрудник делает перерыв. Чтобы просто отдохнуть. Это нормально. Но даже такие моменты можно оптимизировать. Например, организовывать выполнение операций таким образом, чтобы по итогам выполнения объемной задачи результат процесса переходил к другому сотруднику.

Невысокая активность с перерывами

Сделал небольшую задачу - отдохнул. Сделал - отдохнул. Также это может происходить из-за постоянного отвлечения сотрудника от дел. Проще всего - укрупнить, объединить задачи.

Нулевая активность - разрыв

А вот наглядный пример прокрастинации, приводящий к серьезному разрыву процесса. Сотрудник вроде должен приступить к выполнению операции, но вместо этого занимается посторонними делами. Причем разными - посидел в соц сетях, покурил, сходил поболтать с коллегами. Или его просто постоянно отвлекают.

Разрыв процесса

Разрыв в нашем случае означает, что процесс не может развиваться, пока не произойдет какое-то событие. Но при этом сотрудник занимается другими делами. Здесь необходимо анализировать, как можно сократить время разрыва, если нельзя совсем устранить.

Разрыв операции

Очень распространенный и нехороший вариант. Процесс прерывается, потому что закончился рабочий период - день, смена и т.д. Бизнес процессы необходимо выстраивать таким образом, чтобы при окончании рабочего периода, операция или подпроцесс были завершены полностью.

Высокое отклонение от среднего

Вернемся к понятию ритма. Чем меньше отклонение времени выполнения операций от среднего значения, тем лучше. Тем ритмичнее процесс. А чем он ритмичнее, тем выше предсказуемость и управляемость. Большие отклонения требуют пристального внимания. Возможно, операция слишком сложна и ее нужно разбить или перераспределить.

Пики

Пики - это тоже большое отклонение от среднего. Но когда отклонение настолько велико, это может говорить о потенциальном узком месте. Пики необходимо анализировать дополнительно. Пожалуй, все. На анализ бизнес процессов компании по методу PULSE уходит совсем немного времени и усилий. А результаты, как видите, весьма впечатляющие - одного взгляда на график достаточно, чтобы наметить точки оптимизации. Я представил лишь краткое описание методики. Полный вариант несколько больше, да и результаты анализа более интересные. Полное описание лучше выпустить в виде методички. Чем обязательно займусь в скором времени. [maxbutton id="1"] [maxbutton id="2"]