Пример регламента бизнес-процесса

Вместо предисловия: каким должен быть хороший пример регламента процесса

По нашему мнению, хороший пример должен обладать следующими свойствами:

1. Он должен представлять собой документ, который уже реально где-то работает. Проще говоря - пример должен поступать из практики, которая уже доказала свою эффективность.
2. Он должен охватывать и описывать большинство востребованных составляющих. Иными словами - в примере вы должны увидеть 80% описания того, с чем столкнетесь при самостоятельной разработке.
3. Пример должен представлять информацию, которую способно понять большинство. Если пример регламента процесса будет рассказывать о ядерном синтезе, это будет малопонятно для широкой аудитории.

Следуя этим принципам, мы подготовили для вас отличный пример регламента процесса. Безусловно, документ "вычищен", таким образом, чтобы нельзя было идентифицировать компанию, для которой он был разработан. Также, в данном примере, указана не вся информация из реального документа. Впрочем, мы позаботились о том, чтобы это не повлияло на возникновение смысловых потерь.

В процессе прочтения вы можете заметить определенные недостатки, связанные с недостатками самого процесса. Мы решили не убирать их. Регламент описывает реальный процесс, до оптимизации. А в реальных процессах всегда есть множество недостатков.

В отдельных местах мы даем свои комментарии, которые в настоящем документе не указываются. Такие комментарии выделены курсивом. Настоятельно рекомендуем держать под рукой инструкцию по подготовке регламента, которую мы публиковали ранее. Не будет лишним и освежить в памяти информацию о том, что такое эффективный регламент процесса.

Представленный пример регламента процесса ориентирован на печатную версию документа. Несмотря на то, что мы предпочитаем документы, адаптированные для электронного использования, формат обычного, печатного документа, пока что еще очень популярен.

Управление проектами по реализации заказов

Регламент бизнес-процесса

Данный регламент описывает границы, выполнение и управление бизнес-процессом Управление проектами по реализации заказов. Выполнение процесса обязательно в соответствии с данным регламентом. Регламент должны знать и использовать следующие структурные организационные единицы:

• Операционный департамент
• Департамент логистики и закупок
• Департамент эксплуатации
• Отдел сертификации
• Конструкторский отдел

Ответственным, за содержание регламента и обеспечение его выполнения, является Директор по проектам. Актуальная версия регламент 1.0 от 24.08.2017

Оглавление

1. Краткое описание процесса

2. Границы процесса

 2.1 События начала

 2.2 Входы

 2.3 Продукты

 2.4 События окончания

3. Выполнение процесса

 3.1 Диаграммы модели бизнес-процесса

  3.1.1 Управление проектами по реализации заказов

  3.1.2 Заказ РКД

 3.2 Процедуры, бизнес-правила, скрипты

 3.3 Время выполнения операций

 3.4 Участники процесса

 3.5 Ресурсы и инфраструктура

  3.5.1 Перечень ресурсов

  3.5.2 Матрица использования ресурсов

 3.6 Документы процесса

4. Управление процессом

 4.1 Матрица ответственности управления процессом

 4.2 Осуществление управления

  4.2.1 Общие положения

  4.2.2 Внесение изменений в процесс

 4.3 Ключевые требования к процессу

 4.4 Ключевые показатели эффективности

5. Приложения

 5.1 Связанные документы и нормативные ссылки

 5.2 Ревизия процесса

 5.3 Перечень изменений

 5.4 Словарь терминов и сокращений

 5.5 Условные обозначения

6. Доступ к регламенту

1. Краткое описание процесса

Бизнес-процесс Управление проектами по реализации заказов, является одним из основных процессов компании. Процесс предназначен для обеспечения выполнения заказов клиентов, в соответствии с контрактом. Обеспечение выполнения условий контракта - основная и единственная цель данного процесса. Для выполнения данной цели, механизм реализации процесса направлен на координацию действий разных подразделений и процессов компании.

2. Границы процесса

2.1 События начала

События начала инициируют выполнение процесса.

2.2 Входы

Все входы процесса представлены в виде пакета документов, который необходим для начала и выполнения процесса. Пакет документов состоит из:

• Договор - договор на реализацию проекта, заключенный между компанией Х и Заказчиком.
• Спецификация - приложение к Договору, в котором указан перечень поставляемого оборудования, перечень выполняемых работ, а также, установленные сроки ключевых этапов проекта.
• Описание особых условий - приложение к Договору, в котором указаны условия, выходящие за рамки спецификации. К таким условиям могут относиться особые условия доставки и хранения оборудования, выполнения монтажных, пуско-наладочных работ, ходовых испытаний и прочее.
• Бюджет - утвержденный, с Заказчиком, бюджет проекта. Бюджет также является приложением к Договору.
• Политическая карта проекта - отдельный документ, раскрывающий особенности заинтересованных сторон проекта.
• Список рисков по договору - перечень рисков, финансовая оценка, в случае наступления, а также описание порядка работы с риском, в том числе, распределение ответственности в случае наступления риска. Не является приложением к Договору, однако является результатом процесса Контрактация.
• Акт приема-передачи проекта - акт, который подписывает специалист по продажам и менеджер проекта. Акт содержит перечень документов, который передает специалист по продажам, а менеджер проекта принимает. Акт является результатом процесса Передача контракта менеджеру проекта.
• Календарный план проекта - внутренний календарный план проекта, разработанный на основании сроков ключевых этапов проекта, согласно Спецификации, а также оценки этапов проекта, его участниками.
• Список контактов заказчика - перечень представителей заказчика, с которыми будет осуществляться взаимодействия в проекте и контактных данных.

2.3 Продукты

Продукты процесса представлены 3 типами: оборудование, выполненные работы и документы. Оборудование - весь перечень оборудования и комплектующих, который должен быть поставлен, в соответствии с Договором. Продукты процесса данного типа:

• Поставленное оборудование - оборудование, предназначение для поставки заказчику, по контракту. Перечень и спецификация оборудования должны соответствовать спецификации контракта. Основной продукт процесса.

Выполненные работы - комплекс монтажных и пуско-наладочных работ, в соответствии с Договором. Продукты процесса данного типа:

• Выполненные монтажные работы - реализованные работы по монтажу оборудования, согласно контракта. Сроки и бюджет выполнения монтажных работ обязан соответствовать план графику и бюджету проекта. Основной продукт процесса.
• Выполненные пуско-наладочные работы - реализованные работы по пуско-наладке оборудования, согласно контракта. Сроки и бюджет выполнения пуско-наладочных работ обязан соответствовать план графику и бюджету проекта. Основной продукт процесса.

Документы - все документы, которые используются в других процессах, а также являются обязательными, с точки зрения выполнения договорных условий. Продукты данного типа:

• РКД - рабочая конструкторская документация поставляемого оборудования, согласно спецификации контракта. РКД должна быть заверена конструкторским отделом компании и одобрена со стороны заказчика. Основной продукт процесса.
• ЭД - эксплуатационная документация поставляемого оборудования, согласно спецификации контракта. ЭД должна быть заверена отделом эксплуатации и одобрена со стороны заказчика. Основной продукт процесса.
• Методики испытаний - описание методик испытаний поставляемого оборудования, в соответствии со спецификацией контракта. Методики испытаний должны быть подготовлены в соответствии с формами и требованиями морского и речного регистра. Основной продукт процесса.
• СТО - сертификаты типового одобрения для поставляемого оборудования, в соответствии со спецификацией контракта. СТО должны быть заверены морским и речным регистром. Основной продукт процесса.
• СИО - сертификаты индивидуального одобрения для поставляемого оборудования, в соответствии со спецификацией контракта. СИО должны быть заверены морским и речным регистром. Основной продукт процесса.
• Пультовые схемы - конструкторские схемы пульта судовождения. Схемы обязаны получить одобрение КД судостроительного завода. Основной продукт процесса, в случае наличия пульта судовождения в спецификации контракта.
• Электромонтажные схемы пульта - схемы пульта судовождения для выполнения электромонтажных работ. Схемы обязаны получить одобрение КД судостроительного завода. Основной продукт процесса, в случае наличия пульта судовождения в спецификации контракта.
• Состав монтажного комплекта - перечень инструментов и расходных материалов для осуществления монтажа оборудования. Должен быть выполнен по установленной форме "Монтажный комплект" и утвержден отделом эксплуатации. Вторичный продукт процесса.
• Первичная документация - первичная сопроводительная документация поставки оборудования. Документация обязана соответствовать фактически поставленному оборудованию. Оригиналы документов должны содержать соответствующим печати и подписи сторон. Вторичный продукт процесса.
• Акт приема оборудования - акт, который подписывает заказчик, при приеме оборудования на своем складе. В Акте должно быть указано лицо, со стороны заказчика, осуществившее прием оборудования. Оригиналы документов должны содержать соответствующим печати и подписи сторон. Вторичный продукт процесса.
• Акт приема выполненных монтажных работ - акт, который подписывает заказчик, при приеме монтажных работ. В Акте должно быть указано лицо, со стороны заказчика, осуществившее прием оборудования. Оригиналы документов должны содержать соответствующим печати и подписи сторон. Вторичный продукт процесса.
• Акт приема выполненных пуско-наладочных работ - акт, который подписывает заказчик, при приеме пуско-наладочных работ. В Акте должно быть указано лицо, со стороны заказчика, осуществившее прием оборудования. Оригиналы документов должны содержать соответствующим печати и подписи сторон. Вторичный продукт процесса.
• Карточка проекта - описание результатов проекта, по установленной форме. Заполняется менеджером проекта и согласовывается всеми заинтересованными сторонами, при закрытии проекта. Карточка проекта должны быть подготовлена на основании установленной формы и не должна иметь незаполненных полей. Вторичный продукт процесса.

2.4 События окончания

События окончания определяют условие, при выполнении которого, процесс будет считаться завершенным.

3. Выполнение процесса

3.1 Диаграммы модели бизнес-процесса

Данный пример регламента процесса содержит только две диаграммы. Прочие диаграммы процесса в примере не приводятся. Полная версия регламента включает в себя все диаграммы модели бизнес-процесса, а также комментарии и пояснения к диаграммам.

Примеры и иллюстрации практического использования нотации BPMN можно найти здесь.

3.2 Процедуры, бизнес-правила и скрипты

Приведенный ниже перечень правил и процедур обязателен для выполнения в процессе. Описание правил и процедур содержится в отдельных документах, доступных по указанным ссылкам.

Время выполнения операций

Указанное время выполнения операций является не строго обязательным, но рекомендованным и используется для оценки эффективности процесса.

Данный пример регламента процесса содержит ограниченное описание времени выполнения операций. В полную версию регламента включено описание всех операций процесса. 

3.4 Участники процесса

• Менеджер проектов (ПМ) - выполняет основную часть операций процесса. Роль ПМ выполняют сотрудники, занимающие одноименные должности. ПМ входят в состав Операционного департамента и напрямую подчиняются Директору по проектам. Для выполнения процесса необходим один сотрудник, выполняющий роль ПМ. В ряде случаев, ПМ может принимать роль и выполнять операции, находящиеся в зоне ответственности помощника ПМ.
• Помощник менеджера проектов - выполняет, относительно, небольшую часть операций процесса. Роль помощника ПМ выполняют сотрудники, занимающие одноименные должности. Помощник ПМ находится в прямом подчинении ПМ и входят в состав Операционного департамента. Для выполнения процесса необходим один сотрудник, выполняющий роль помощника ПМ.

Данный пример регламента процесса ограничен описанием только двух участников процесса. Полная версия регламента включает в себя описание всех участников.

3.5 Ресурсы и инфраструктура

3.5.1 Перечень ресурсов

• Рабочее место сотрудника - предоставляется сотруднику компании по умолчанию. По нормативу, на процесс необходимо два рабочих места. Стоимость одного рабочего места составляет 124.000 руб. Рабочее место используется многократно, стоимость использования в процессе составляет Х руб. Относится к типу Оборудование. Единица измерения - единица.
• MS Project - предоставляется новому сотруднику по заявке в Департамент ИТ, после чего является частью рабочего места сотрудника. По нормативу, для выполнения процесса необходимо две лицензии MS Project. Стоимость одной лицензии составляет 18.000 руб. Все программное обеспечение используется многократно, стоимость использования в процессе составляет Х руб. Относится к типу Программное обеспечение. Единица измерения - лицензия.
• Navision - предоставляется новому сотруднику по заявке в Департамент ИТ, после чего является частью рабочего места сотрудника. По нормативу, для выполнения процесса необходимо две лицензии Navision. Стоимость одной лицензии составляет 16.000 руб. Все программное обеспечение используется многократно, стоимость использования в процессе составляет Х руб. Относится к типу Программное обеспечение. Единица измерения - лицензия.
• Легковой автомобиль - предоставляется по заявке в Службу обеспечения. По нормативу, на выполнение процесса необходимо два автомобиля. Стоимость одной единицы составляет 760.000 руб. Легковой автомобиль используется многократно, стоимость использования в процессе составляет Х руб. Относится к типу Транспортное средство. Единица измерения - единица.
• Комплект средств индивидуальной безопасности посетителя склада - предоставляется ответственным сотрудником, при посещении склад. Комплект средств должен быть выдан до входа на территорию склада. Каждый посетитель склада должен получить индивидуальный комплект. Стоимость одного комплекта составляет 8.000 руб. Каждый комплект используется многократно, стоимость использования в процессе составляет Х руб. Относится к типу Инструмент. Единица измерения - комплект.
• Финансовые средства для оплаты проездных билетов, проживания и питания сотрудника в командировке - выдаются сотруднику по заявке в Бухгалтерию. Расчетный норматив на процесс - 800.000 руб. Может быть изменен в соответствии с бюджетом проекта. Финансовые средства в процессе расходуются полностью, в соответствии с отчетными документами. Относится к типу Финансовые средства. Единица измерения - рубль.

Данный пример регламента процесса частично описывает ресурсы процесса. Полная версия регламента включает в себя описание всех ресурсов.

3.6 Документы процесса

• Форма заявки на закупку оборудования - используется для оформления заявки на закупку и дозакупку оборудования по проекту. Актуальная версия - 1.0 от 24.08.2017. Ответственный за актуализацию документа - Руководитель отдела закупок. Форма доступна по ссылке.
• Форма Акта приема оборудования - актуальная версия 1.0 от 24.08.2017. Ответственный за актуализацию документа - Директор по проектам. Форма доступна по ссылке.
• Форма Акта выполненных монтажных работ - актуальная версия 1.0 от 24.08.2017. Ответственный за актуализацию документа - Директор по проектам. Форма доступна по ссылке.
• Форма Акта выполненных пуско-наладочных работ - актуальная версия 1.0 от 24.08.2017. Ответственный за актуализацию документа - Директор по проектам. Форма доступна по ссылке.
• Форма паспорта проекта - паспорт проекта содержит в себе описание ключевых параметров проекта, целей, задач, ограничений и рисков. За подготовку паспорта проекта отвечает Менеджер проекта. Актуальная версия формы 1.0 от 24.08.2017. Ответственный за актуализацию документа - Директор по проектам. Форма доступна по ссылке.
• Форма карточки проекта - карточка проекта заполняется Менеджером проекта по итогам реализации проекта, до подведения итогов. Карточка проекта является основным документом, который используется в подпроцессе Защита проекта. Актуальная версия формы 1.0 от 24.08.2017. Ответственный за актуализацию документа - Директор по проектам. Форма доступна по ссылке.
• Порядок защиты проекта - регламентирующий документ, в котором описан порядок подготовки и осуществления защиты проекта. Актуальная версия формы 1.0 от 24.08.2017. Ответственный за актуализацию документа - Исполнительный директор. Форма доступна по ссылке.

4. Управление процессом

4.1 Матрица ответственности управления процессом

4.2 Осуществление управления

4.2.1 Общие положения

Владелец Процесса несет ответственность за:

• Доведение до всего персонала важности исполнения положений нормативных документов и удовлетворения требований клиентов процесса;
• Определение целевых показателей для процесса и соответствие этих целевых показателей задачам Компании;
• Регулярный анализ хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;
• Обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса.

Владелец процесса осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. Владелец процесса производит планирование мероприятий по улучшению процесса. Для контроля за ходом и результатом процесса, удовлетворенностью клиентов, используется набор показателей, утвержденных в настоящем регламенте. Владелец процесса осуществляет контроль показателей процесса, продуктов процесса путем сравнения полученных фактических значений показателей с плановыми/нормативными значениями. Владелец процесса осуществляет мониторинг удовлетворенности клиентов процесса путем сравнения полученных фактических значений показателей со значениями показателей за предыдущий период. Если отклонения показателей выходят за допустимые границы, то Владелец процесса действует в соответствии с документированной процедурой «Корректирующие и предупреждающие действия».

4.2.2 Внесение изменений в процесс

Владелец процесса, а также любой участник или заинтересованное лицо может инициировать внесение изменений в процесс. Изменение процесса его владельцем осуществляется в рамках полномочий владельца процесса и соответствует общему порядку изменения процесса. Если изменение инициирует участник или заинтересованное лицо, он должен донести предложение об изменении владельцу процесса, в любой форме. Порядок внесения изменений в процесс:

1. Анализ данных и оценка предложения об изменении процесса.
2. Первичная оценка мероприятий по изменению процесса.
3. Принятие решения об изменении. Если изменение признано целесообразным, но выходит за рамки полномочий владельца процесса, он должен согласовать изменение с вышестоящим руководителем - генеральным директором.
4. Разработка, планирование и организация мероприятий по изменению процесса. В том числе актуализация регламента процесса.
5. Фиксация реализованных изменений в регламенте.
6. Доведение изменений до участников процесса и заинтересованных сторон.

Помните - данный пример регламента процесса отражает содержание реального документа, разработанного для компании, в соответствии с ее требованиями. Ваши требования, в том числе к управлению процессом, могу существенно отличаться. 

4.3 Ключевые требования к процессу

Ниже представлен перечень требований, обязательных для исполнения всеми участниками процесса.

Данный пример регламента процесса содержит небольшое количество требований к процессу. Полная версия регламента содержит все требования, которые необходимо выполнять в процессе. 

4.4 Ключевые показатели эффективности

• Длительность проекта - показатель хода процесса, отражающий время, на протяжении которого был осуществлен проект. Длительность проекта соответствует длительности одной итерации процесса. Показатель фиксируется в системе MS Project. Датой начала считается дата создания паспорта проекта, дата окончания - дата закрытия паспорта проекта в MS Project. Ответственным за актуализация данных в MS Project является Менеджер проектов, в рамках своих проектов. Мониторинг и анализ показателя осуществляется ежемесячно. Ответственным за мониторинг и анализ показателя является Директор по проектам. Анализ показателя предполагает сравнение планового и фактического значения, накопительно, на текущий месяц и выявление расхождений. В случае выявления расхождения, превышающего 10%, владелец процесса должен провести углубленный анализ для определения причин расхождения. Затем, владелец процесса, должен принять решение и организовать корректирующие действия, если это необходимо для соблюдения сроков проекта. При организации корректирующих действий, владелец процесса может задействовать любые заинтересованные стороны, в том числе осуществлять взаимодействие с заказчиком.
• Стоимость проекта - показатель хода процесса, отражающий суммарную стоимость всех расходов, связанных с реализацией проекта. Стоимость проекта соответствует стоимости одной итерации процесса. Показатель фиксируется в системе Navision, на основании данных управленческого учета. Ответственным за актуализацию данных в Navision является Менеджер проекта. Допускается отставание данных в Navision от фактических в одну неделю. Мониторинг и анализ показателя осуществляется ежемесячно. Ответственным за мониторинг и анализ показателя является Директор по проектам. Анализ показателя предполагает сравнение планового и фактического значения, накопительно, на текущий месяц и выявление расхождений. В случае выявления расхождения, превышающего 5%, владелец процесса должен провести углубленный анализ для определения причин расхождения. Затем, владелец процесса, должен принять решение и организовать корректирующие действия, если это необходимо для соблюдения сроков проекта. При организации корректирующих действий, владелец процесса может задействовать любые заинтересованные стороны, в том числе осуществлять взаимодействие с заказчиком. По договоренности с заказчиком, могут быть внесены изменения в бюджет проекта. Изменение осуществляется согласно процедуре "Изменение договорных условий"
• Соответствие поставки спецификации проекта - показатель продукта процесса, который отражает, на сколько итоговая поставка соответствует первоначальной спецификации проекта по договору. Состав первоначальной спецификации является частью первоначального бюджета, который заводится в Navision в процессе Продажи. Фактически поставленное оборудование также отражается в Navision, на основании Актов приема оборудования заказчиком. Ответственным за внесение данных по фактически поставленному оборудованию является руководитель отдела закупок. Мониторинг и анализ показателя осуществляется ежеквартально. Ответственным за мониторинг и анализ является Директор по проектам. Любое отклонение, а значит расхождение первоначальной и фактической спецификации, должно быть зафиксировано и согласованно с заказчиком. Ответственным за согласование и документальное оформление изменений является Менеджер проекта.
• Оценка проекта заказчиком - клиентский показатель, отражающий насколько заказчик удовлетворен результатом и ходом реализации проекта. Оценка осуществляется посредством анкетирования пяти участников проекта, со стороны заказчика. За получение анкет и расчета итоговой оценки отвечает Менеджер проекта. Анкеты и итоговые оценки являются приложением к карточке проекта и входят в комплект документов для защиты проекта. Расчет показателя осуществляется в подпроцессе Защита проекта.
• Оценка проекта участниками - клиентский показатель, который отражает удовлетворенность проектом внутренних клиентов, участников и заинтересованных сторон. Оценку выполняют участники проекта следующих организационных единиц: отдел закупок, отдел логистики, департамент эксплуатации, финансовый департамент, проектный отдел. Для оценки, внутренним участникам проекта рассылается анкета, которую они заполняют и направляют менеджеру проекта. Менеджер проекта несет ответственность за сбор данных и расчет итоговых оценок. Анкеты и итоговые оценки являются приложением к карточке проекта и входят в комплект документов для защиты проекта. Расчет показателя осуществляется в подпроцессе Защита проекта.

5. Приложения

5.1 Связанные документы и нормативные ссылки

• Положение об управлении проектами. Актуальная версия 1.0 от 24.08.2017. Ссылка на документ.
• Книга знаний по управлению проектами. Актуальная версия 1.0 от 24.09.2017. Ссылка на документ.
• MS Project - инструкция для менеджера проектов. Актуальная версия 1.0 от 24.08.2017. Ссылка на документ.
• Navision - инструкция для менеджера проектов. Актуальная версия 1.0 от 24.08.2017. Ссылка на документ.

5.2 Ревизия процесса

5.3 Перечень изменений

5.4 Словарь терминов и сокращений

• ПМ - менеджер проектов
• РКД - рабочая конструкторская документация
• ЭД - эксплуатационная документация
• СТО - сертификат типового одобрения
• СИО - сертификат индивидуального одобрения
• РМРС - Российский морской регистр судоходства
• РРРС - Российский речной регистр судоходства

Данный пример регламента процесса не включает в себя полный перечень терминов и сокращений. 

5.5 Условные обозначения

Описание элементов нотации BPMN 2.0, в которой выполнены модели процесса, доступна по ссылке.

6. Доступ к регламенту

Для сотрудников компании, доступ к регламенту неограничен. Предоставление данного регламента третьим лицам допускается только по согласованию с генеральным директором, с обязательным оформлением соглашения о неразглашении информации. Информация, представленная в данном регламенте составляет коммерческую тайну.

Как вы считаете, это хороший пример регламента процесса? Нам также было бы интересно узнать ваше мнение о составе и структуре документа. Вы можете поделится мнением или задать вопросы в комментариях к данному посту. Не забудьте прочитать описание того, что из себя представляет эффективный регламент процесса и инструкцию  по его разработке.