Изучение бизнес процесса изнутри

Изучение бизнес процесса изнутри

Практика неотделима от теории. Изучение бизнес процессов только по документам и с чужих слов приводит к упущению важных составляющих процесса. Только наблюдая или выполняя процесс, можно увидеть то, что участники процесса уже/еще не видят или не знаю...
Изучение бизнес процесса изнутри
У вас уже есть подробное описание бизнес процесса, и вы отлично подготовились с теоретической точки зрения. Теперь теорию необходимо проверить на практике - как процесс выполняется в реальной жизни?
Цель проверки - получить описание, которое будет на 100% отражать действительный ход процесса. Если описание существующего процесса отличается от того, как он выполняется в жизни - это катастрофа!
Расхождение в описании и практическом выполнении ведет к ошибкам при оптимизации бизнес процесса   и к неверной оценке необходимых действий при внедрении. И как следствие, увеличение сроков/бюджета всего проекта внедрения. А это катастрофа. В худшем варианте ошибки в описании могут привести к разрушению и полному хаосу в процессе. Но сосредоточимся на слиянии теории и практики.

Наблюдение

Этот вариант возможен в большинстве случаев. Ваша задача - посмотреть, как выполняются операции процесса именно в том порядке, в котором они указаны в описании. Для этого вам придется перемещаться между рабочими местами в соответствии с рабочим потоком процесса.
Рабочий поток - это цепочка действий, которые выполняются в бизнес процессе от начала и до получения результата.
[caption id="attachment_1155" align="aligncenter" width="1050"]Рабочий поток Рабочий поток[/caption] Обратите внимание на следующую схему: [caption id="attachment_1154" align="aligncenter" width="1050"]Рабочий поток бизнес-процесса Рабочий поток бизнес процесса[/caption] Теперь вы понимаете, что я имел в виду? Если вы наблюдаете процесс на рабочем месте Оператора 1, то при выполнении последующей задачи в процессе Оператора 2 вы должны уже быть на его месте. Важно отслеживать рабочий поток всего бизнес процесса, а не одного исполнителя.
Сосредоточиться на потоке конкретных исполнителей можно при условии, что вы хорошо знаете поток всего бизнес процесса
Очень часто специалисты допускают ошибку и проводят наблюдение в соответствии со схемой 2, т.е. сначала смотрят все операции Оператора 1, а затем все операции Оператора 2. [caption id="attachment_1153" align="aligncenter" width="1050"]Наблюдение потоков исполнителей бизнес-процесса Наблюдение потоков исполнителей бизнес процесса[/caption] Это может привести к разрушению целостности восприятия и упущению нюансов, связанных с передачей задачи от одной роли в процессе к другой.
Важно! Именно переход, коммуникации между ролями в процессе зачастую являются слабым звеном и источником факторов риска в бизнес процессе.
К примеру, Оператор 1 отправил уведомление Оператору 2 о том, что он может приступить к своим задачам в процессе. Но по техническим или иным причинам уведомление не пришло или пришло с задержкой. Все. Ход процесса и его результат будет нарушен. Иногда сотрудники могут даже не подозревать о таких задержках. Ваша задача - найти эти моменты. Поэтому вы должны наблюдать за процессом по ходу рабочего потока. Для заметок используйте диаграмму процесса. Необходимо указывать точку рабочего потока, к которой вы делаете заметку. [caption id="attachment_1152" align="aligncenter" width="1050"]Заметки в диаграмме бизнес-процесса Заметки в диаграмме бизнес процесса[/caption] Указывайте точку, присвойте ей номер и уже под этим номером делайте заметки.

Выполнение

Если есть возможность попробовать выполнить процесс или хотя бы его часть самостоятельно, обязательно воспользуйтесь ею. Как и в предыдущем варианте соблюдайте рабочий поток процесса и выполняйте операции в соответствии с ним. Обеспечьте себе возможность делать заметки в диаграмме процесса. Повторите столько раз, сколько необходимо.
Если описание и действительное выполнение процесса не совпадают, выполняйте обоими способами. Вам нужно понять причину расхождения.
Прерывайте процесс и задавайте вопросы сотрудникам так часто, насколько это необходимо. В итоге вы должны выполнить процесс почти без перерывов. Это будет показателем того, что вы достаточно погрузились в процесс. После завершения процесса обязательно еще раз просмотрите и дополните свои заметки.
Статьи по теме
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Как найти потери в процессах

Потери в процессах есть всегда. Потери отсутствуют только в идеальных процессах. Но с идеальными процессами есть одна проблема — они не существуют. Поэтому крайне важно обладать навыками, которые позв...

Читать
7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать
Производительность и эффективность: что важнее?

… на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и то же? Нет. Производительность и эффективность это разные вещи и в этой стат...

Читать
Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процес...

Читать
Анализ разрывов

Анализ разрывов - инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом. Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, ...

Читать
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах

Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к ...

Читать
Процессный подход - 10 фундаментальных принципов

Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив принципы, нет смысла двигаться дальше.

Читать
Регламент взаимодействия. Что нужно знать

Регламент взаимодействия - документ, который определяет порядок взаимодействия участников бизнес-процессов. Например, вы можете создать регламент, определяющий состав и порядок взаимодействия между по...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.