Как правильно собрать команды управления процессами?

На этапе разграничения процессов команда участвует в постановке целей и задач по управлению бизнес-процессами, разрабатывает план коммуникаций. На этапе создания команда занимается непосредственно созданием и внедрением бизнес-процессов. На этапе совершенствования бизнес-процессов основной задачей является поиск путей улучшения процессов и их реализация.

Команда состоит из 3 – 5 ключевых лиц, задействованных в рассматриваемом процессе. Команда должна быть подобрана таким образом, чтобы можно было рассматривать процесс с разных сторон, на разных уровнях и при этом находить эффективные для всех решения.

Правила подбора команды управления процессами

В команде должен быть представитель каждого уровня управления 

Вплоть до исполнителей. Никто не знает операции процесса лучше тех, кто выполняет их ежедневно. Никто не расскажет вам о проблемах операционного управления лучше, чем менеджеры второго уровня, то есть те, кто управляет исполнителями. Так что и исполнители, и менеджеры процесса в обязательном порядке должны входить в состав команды бизнес процесса.

В команде должен присутствовать представитель процесса поставщика и процесса клиента 

Это условие важно для понимания, с какими проблемами сталкиваются те, кто передают свой продукт вам, и те, кто использует продукт, произведенный в результате вашего процесса. Кстати, да, не бойтесь привлекать к работе внешних поставщиков и клиентов. Это может принести огромную пользу. Главное, разумно подходить к оценке и страхованию рисков. К примеру, привлекайте внешних поставщиков или потребителей только в рамках обсуждения конкретных, касающихся их непосредственно подпроцессов.

Работа команды процесса строится в соответствии с правилами управления проектами 

Разработка или внедрение бизнес процесса - это всегда проект. Существуют конкретные методики управления проектами. К примеру, методика, разработанная Project management institute и сформулированная в PMBOK (Project management body of knowledge). Данную книгу несложно найти на просторах интернет. Главное, помните, проект ограничен во времени, ресурсах и имеет конкретный ожидаемый результат. Соответственно, подбирайте участников команды так, чтобы они соответствовали требованиям управления проектами.

Управление проектами

Основные методики управления проектами

В мире методики управления проектами постоянно идет борьба. Борьба за выбор лучшей. За ту, которая бы решала все проблемы внутри проектов, которая избавила бы от всех рисков, всегда приводила к успешному завершению проектов и одинаково хорошо подходи...

Читать

Решения, принимаемые командой процесса, должны быть приняты каждым участником 

Один из важнейших пунктов. Его смысл в том, что участники процесса должны приходить к реальному согласию. Это означает, что в команде не должно быть тех, кто будет тем или иным образом влиять на решение одного из участников. Не стоит брать в команду ярких лидеров, слова которых имеют серьезное влияние на других участников. Или берите в команду тех, кто не попадает под влияние харизмы лидера. То же касается руководителей и подчиненных. Руководитель не должен своим авторитетом давить на подчиненного. Все эти требования накладывают определенные критерии подбора участников команды – каждый должен иметь свободу слова, мнения и не попадать под давление со стороны других участников команды. Очень скрупулезно отнеситесь к данному правилу.

Участники команды должны соблюдать правила коммуникаций 

Отчасти это правило является продолжением предыдущего пункта. Его смысл заключается в том, что участники процессной команды должны адекватно вести себя и соблюдать правила коммуникаций. Если в команде будет неприятно работать,то результат вряд ли будет отличным. Самое простое – не берите в команду спокойных, сдержанных людей громкоголосого дебошира. Скорее всего, что его просто «задавят» числом и он будет отторгнут командой. При этом его знания и опыт не будут иметь значения. И в целом не позволяйте команде переходить рамки приличия. Не только содержание определяет форму, но и форма имеет влияние на содержание. Хотите пример? Попробуйте провести эксперимент и попросите прийти команду на работу в майках и шортах. А в следующий раз пусть придут в строгих костюмах. Вы заметите огромную разницу в их поведении. Форма также определяет содержание.

Участники команды должны иметь время для работы над процессом 

Почему-то об этом принципе очень часто забывают. А ведь это бесконечно важно. Для того чтобы участники процессной команды могли эффективно, да и вообще работать над процессом, они должны располагать необходимым временем. Кстати, это один из принципов управления проектами. Для соблюдения данного принципа необходимо высвободить из повседневной работы время для работы в процессной команде. В одних случаях будет достаточно просто нескольких часов в день. В других - команда может временно заниматься только текущим проектом по управлению процессами. Если же кандидат на участника команды не сможет выделить достаточно времени, включать его в команду не стоит.

1 команда - 1 процесс верхнего уровня 

Процессы верхнего уровня - это те процессы, которые присутствуют на вашей карте основных процессов. Их не должно быть более 15 – 20. Да, один сотрудник может быть владельцем нескольких процессов. Но вы же помните о норме управляемости?

Норма управлямости основана на числе Миллера, которое определяется как 7 +/- 2. Т.е. эффективно управлять больше чем 9-ю процессами - крайне сложно.

То же касается и команд процессов. Не стоит одну и ту же команду пытаться привлекать к разработке большого числа процессов. К тому же не забывайте, что необходимо соблюдать указанные выше требования. Вам необходимо добиваться лучших результатов от команды, а одна и та же команда не сможет работать эффективно над разными процессами. Каждая команда набирается с учетом специфики процесса, над которым она работает. Так что 1 команда – 1 процесс.

Таким образом, получается, что в одной команде должны быть:

• 1 исполнитель, 
  
• 1 менеджер второго уровня, 
  
• 1 поставщик, 
  
• 1 клиент, 
  
• 1 владелец процесса. 
  

В случаях, когда количество участников процессной команды возрастает, необходимо делить проект на подпроекты. Но 3 человека должны работать в команде абсолютно всегда – владелец, исполнитель и менеджер. Это тот костяк, который не только разрабатывает процесс, но и произведет внедрение с наибольшей эффективностью. 

Подбор процессной команды крайне важен. Я бы даже сказал, что это самый важный пункт во всех этапах управления бизнес-процессами. Отнеситесь к этому со всей серьезностью и вниманием. Ни одна даже самая совершенная методика не играет такого значения, как грамотно подобранная команда.