Коммуникации в бизнес-процессах

Без эффективных и выстроенных коммуникаций невозможно не только наладить работу процесса, но и реализовать проект. Чтобы коммуникации в компании были эффективны и принимались всеми участниками, необходимы единые правила.  План необходим для того, чтобы взаимодействие происходило в обговоренном объеме и в установленное время.  План+правила - это и контроль, и повышение эффективности за счет обмена опытом и знаниями, и принятие решений, и корректировка хода работы.

Коммуникации в бизнес процессах - что это такое?

Если просто, то в рамках управления процессами коммуникации - это совещания, планерки, обсуждения, предоставление отчетов и т.д. Все возможные способы получения и обмена информацией по конкретному вопросу - в нашем случае - по вопросу создания бизнес-процессов (сейчас мы говорим о подготовке плана для второго этапа управления процессами). Соответственно план отражает, когда и по каким вопросам проводится та или иная форма коммуникаций.

План коммуникаций

Вид плана коммуникаций не имеет значения. Это может быть таблица, календарный план или просто текстовое описание. Главное, чтобы план был понятен и удобен в использовании для всех участников. В плане должна содержаться следующая информация:

• Тема и предмет коммуникации (в дальнейшем - обсуждения)
  
• Дата и время обсуждения
  
• Участники обсуждения
  
• План обсуждения - готовится ближе к самому обсуждению и рассылается всем участникам
  
• Список необходимых материалов для обсуждения - также готовится ближе ко времени проведения. Необходимо указывать кто и что готовит к обсуждению.
  

Попросту говоря, план определяет кто, когда и зачем собирается и обменивается информацией.

Когда мы говорим о проекте создания (формализации) бизнес процессов, мы понимаем, что команде, участвующей в разработке, необходимо обмениваться информацией. Если обмен информацией будет хаотичен, то возникнет куча непредвиденных обстоятельств и препятствий. Коммуникации в бизнес процессах требуют тщательной подготовки, так что лучше позаботиться заранее, составить план и следовать ему.

Управление проектами

План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта, встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе зачастую забывают и пренебрегают им. А потом сетуют на то, что коммуни...

Читать

Правила коммуникаций

Если план коммуникаций отвечает на вопросы "Что?" и "Когда?", то правила определяют "Как?". Правила, как и план, создаются заранее, но могут быть скорректированы в ходе проекта. Правила должны снизить вероятность того, что что-то будет непонятно и сделано не так, не в том виде, как это удобно. Правила коммуникаций разрабатываются и принимаются всеми участниками проекта и могут касаться следующих вопросов:

• Формы общения - в каких случаях, в какой форме проводятся обсуждения. К примеру, личная встреча или обсуждение в скайпе.
  
• Частота общения - может служить основной для разработки плана.
  
• Формы и состав основных материалов - как выглядят и что в себя включают отчеты и т.д.
  
• Порядок внесения изменений в план, правила и т.д. - кто и как может вносить и согласовывать изменения.
  
• Время предоставления документов - например, отчеты предоставляются за день до обсуждения.
  

Подготовив план коммуникаций и соответствующие правила, можно переходить к следующему этапу - Создание бизнес процессов. Начинается самое интересное, подписывайтесь на обновления и оставайтесь на связи.