Моделирование и анализ бизнес процессов. Визуальный анализ

Моделирование и анализ бизнес процессов - начните с визуализации

После того, как карта бизнес процессов подготовлена и задокументирована, команда по оптимизации бизнес процессов приступает к анализу. Они ищут проблемные места в модели (зачастую с точки зрения 8-ми типов потерь по методологии Бережливого производства), собирают статистические данные о размере и частоте возникновения проблем, измеряют время цикла и длительность каждой операции, времени ожидания, собирают клиентские данные.

8 типов потерь по методологии Бережливого производства:

1. Потери перепроизводства - избыточное производство продукции.
2. Потери транспортировки - ненужное перемещение сырья, материалов и готовой продукции.
3. Потери ожидания - когда не выполняются рабочие функции. Простои.
4. Потери из-за запасов - избыточное количество сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции.
5. Потери из-за производства продукции с дефектами - брак.
6. Потери излишней обработки - обработка, которая не добавляет ценности или функционала готовой продукции.
7. Потери на лишние движения - движения, не связанные с производственной деятельностью.
8. Потери творческого потенциала - неполное использование человеческого ресурса / потенциала.

Эта информация позволяет осуществить правильное моделирование и анализ бизнес процессов, а модель наполнить необходимыми реальными данными. С этой точки зрения моделирование и анализ бизнес процессов предусматривает два типа размещения данных:

• Если моделирование и анализ бизнес процессов предполагает использование специального программного обеспечения, то данные и характеристики элементов модели задаются в виде свойств элементов. Иными словами, в специальном ПО в свойствах элементов, например, операций можно указать длительность, стоимость, время ожидания, используемые ресурсы и т.д. Как правило, ПО, поддерживающее числовое определение и назначение свойств, позволяет также проводить симуляцию и оценку (анализ) бизнес процессов.

• Второй способ проще и нагляднее. Данные отображаются прямо в модели - в виде определенных символов, значков и текстового описания. Это превращает карту процессов в действенный инструмент под названием Карта визуального анализа. Демонстрация данной карты позволит заинтриговать и вовлечь руководителей в работу, т.к. такая карта проста для восприятия и работы. С картой визуального анализа руководители будут охотно выделять время на работу с проблемами и выносить свои предложения.

Сегодня я буду говорить о втором случае - работа с визуальным анализом. Перейдем к примерам. В первую очередь, нужно составить простую карту процесса в качестве базы для визуального анализа. Карта чаще всего создается в программе, а затем распечатывается, чтобы можно было обсуждать ее с командой и вносить заметки в режиме онлайн прямо на карте. Для заметок обычно используются разноцветные стикеры. Нужно заранее обозначить, какой цвет что означает. Например, зеленые - болевые точки процесса, фиолетовый - проблемы с качеством, красный - риски. После этого нужно обсудить, что же команда видит на получившейся карте и то, как выявленные моменты связаны между собой.

Не страшно, если вы не можете сразу охватить все элементы модели, главное получить концепцию. Важно то, что в одном месте собраны все выявленные нюансы процесса и участники процесса могут работать с ними.

Зеленые овалы на карте означают типы потерь, а оранжевые прямоугольники обозначают фактические данные. Иногда полезно указывать количественные данные прямо на карте. Это дает представление о степени проблемы и связанных с ней улучшениях.

Если есть возможность, то будет полезно подготовить модель, которая сразу позволит сгруппировать и оценить совокупность проблем / потерь по типам. Правда, в таком случае фокус анализа смещается именно на проблемы и потери. К данному методу необходимо подходить с осторожностью, потому что есть шанс потерять "лес за деревьями".

Моделирование и анализ бизнес процессов, в частности, визуальный анализ позволяет команде увидеть весь комплекс проблем в бизнес процессе, обсудить коренные причины нежелательных явлений и начать думать об их решении.

Ниже приведена другая карта визуального анализа. В данной модели все элементы также имеют цветовую кодировку: желтый - операции, необходимые и создающие ценность в процессе, серый - лишние операции и документы, зеленый - необходимые, но отсутствующие операции.  В данном примере отсутствуют значимые риски, однако если они есть, их стоит обозначить в модели.

Карты визуального анализа будут выглядеть по-разному, в зависимости от того, кто их создает - один человек или команда. Видение одного человека будет представлять лишь одну точку зрения, в то время как команда сможет обозначить разные типы потерь в процессе. Правда, могут появляться и дубликаты, т.к. разные люди в команде могут по-разному понимать типы потерь в процессе.

Используйте разные цвета для обозначения разных типов потерь. Там, где в одном месте появляется несколько элементов, образуются кластеры потерь.

Как использовать карты визуального анализа в работе с руководителями

Чаще всего в рамках работы по оптимизации бизнес процессов существуют ряд встреч с владельцами процессов и заинтересованными лицами. Именно на таких встречах карты визуального анализа используются для обозначения проблемных областей, связанных с последующим улучшением процесса. Становится понятно, как проблемы взаимосвязаны между собой. Владельцы и заинтересованные лица указывают, как одна проблемная область влияет на другую.

Также они указывают и объясняют количественные данные, которые показывают размер проблемной области, и определяют критически важные проблемные области. Таким образом, вместо того, чтобы рассматривать большое количество операций в рамках одного процесса, руководители работают с критически важными областями с точки зрения улучшения процесса. 

Используйте визуальный анализ для того, чтобы показать запланированные изменения. Визуально продемонстрируйте, как будет выглядеть процесс после оптимизации и какие выгоды это принесет. Используйте текстовые аннотации для отображения исходных данных и того, как будут выглядеть данные после улучшения.

Для оценки эффекта изменений и расчета данных для отображения используйте функционально-стоимостной анализ. Ниже представлен отрывок из такого анализа.

Визуальный анализ - это метод размещения аналитических данных, классификации проблем и потерь процесса, вклада клиента, времени, рисков и других элементов процесса. Карта представляет собой целостную картинку, позволяющая увидеть очевидное и сфокусироваться на определенных зонах. Также это отличный способ вовлечь участников разных уровней в работу над оптимизацией процесса.