Обратное планирование процесса работы
Как осуществлять обратное планирование процесса работы
Концептуально можно выделить 2 направления планирования - прямое и обратное. Смысл тут именно в направлении.
Прямое планирование - это определение последовательных шагов действий в направлении цели. То есть мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.
Обратное планирование, как подсказывает капитан очевидность, идет в обратном направлении - от цели к текущему состоянию. Этот подход работает намного лучше и вот почему:
- Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели.
- Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться или упустить что-то важное из виду становится намного меньше.
- Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели.
- При обратном планировании уменьшается неопределенность.
А теперь давайте посмотрим, как работает обратное планирование процесса работы.
Шаг 1 - Цель
Нас никак не сбить с пути, нам пофигу куда идти. Народная мудрость шутка
Буду банален. Но любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется.
Любое действие должно иметь и, скорее всего, имеет какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, тут есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия - это тоже очень даже цели.
Цель может быть простой или разветвленной, а также может состоять из последовательности или целого дерева целей.
Для примера остановимся на простой цели - подготовить отчет о продажах. Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего, нет. Непонятно, когда нужно его выполнить и какие требования к отчету. Поэтому переходим к шагу 2.
Шаг 2 - конкретизируйте цель.
Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований.
Поэтому цель - подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:
- Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
- Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем
- Горизонт отчета - 1 месяц - январь этого года
- Шаг отчета - 1 день
- В отчете должны быть видны пики продаж и их причины
- Формат отчета - электронный документ Excel
Пожалуй, достаточно
Шаг 3 - составьте список событий в обратном порядке
Событие - это результат выполнения задачи. То есть фактически вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т.е. цели - к началу, т.е. к тому, где вы находитесь сейчас.
Наш пример:
- Отчет принят руководителем
- Отчет отправлен руководителю
- Отчет проверен перед отправкой
- Данные занесены в форму
- Данные обработаны
- Данные получены
- Готова форма отчета
- Запрос данных отправлен
- Получены контакты сотрудников для запроса данных
- Понятно, у кого можно получить данные
- Готов список данных и требований к ним
Шаг 4 - список задач
Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута.
Для этого проще всего задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … (название события) произошло?»
Таким образом, последовательно, шаг за шагом вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели.
В нашем случае список задач будет выглядеть следующим образом:
- Спросить у руководителя, принят ли отчет.
- Отправить отчет по электронной почте
- Проверить отчет перед отправкой
- Внести данные в форму отчета
- Подготовить данные для занесения в форму
- Проконтролировать предоставление данных в установленный срок
- Подготовить форму отчета
- Отправить запрос данных ответственным сотрудникам
- Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты
- Узнать у Х, у кого можно получить данные
- Подготовить список необходимых данных и требований к ним
В принципе, на этом можно было бы остановиться, но для более сложных задач я бы рекомендовал выполнить еще один шаг.
Шаг 5 - проверьте ключевые факторы успеха.
Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе - это весьма просто.
Смысл в том, чтобы понять, какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д.
Кроме того, выполнение некоторых задач из списка само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных» является ключевым фактором успеха.
Планирование процесса работы в соответствии с обратным подходом применимо для любой сложности и иерархии целей и задач. Главное - соблюдать порядок и принципы:
- Сначала поставьте цель и все планирование выстраивайте в обратном порядке - от цели к текущему положению.
- Для детализации и проверки цепочки задач соблюдайте связку «событие - действие - ключевые факторы успеха»
- В очень сложных случаях рассматривайте задачи как цели и применяйте к ним обратное планирование процесса работы
