Обратное планирование процесса работы

Обратное планирование процесса работы

Планирование в целом, планирование процесса работы и мотивация - вот три вещи, о которых не писал только ленивый. Метод обратного планирования часто используется и пропагандируется в области личной эффективности, но почему-то часто избегается в корпоративной сфере. А зря.
Обратное планирование процесса работы

Обратное планирование это метод достижения сложных целей, при котором планирование начинается не с первого шага, а с последнего, то есть с момента, когда результат уже достигнут. Этот метод можно применять как в профессиональной сфере, так и для решения повседневных задач, например, при подготовке к важной встрече или организации мероприятия.

Метод особенно полезен для:

  • Начинающих предпринимателей,
  • Фрилансеров,
  • Людей, работающих над проектами с множеством этапов,
  • Всех, кто хочет строго соблюдать сроки выполнения задач.

Как осуществлять обратное планирование процесса работы

Концептуально можно выделить 2 направления в работе:прямое и обратное планирование. Смысл тут именно в направлении.

Прямое планирование - это определение последовательных шагов действий в направлении цели. То есть мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.

Обратное планирование, как подсказывает капитан очевидность, идет в обратном направлении - от цели к текущему состоянию. Этот подход работает намного лучше и вот почему:

  1. Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели.
  2. Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться или упустить что-то важное из виду становится намного меньше.
  3. Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели.
  4. При обратном планировании уменьшается неопределенность.

А теперь давайте посмотрим, как работает обратное планирование процесса работы.

Практический пример обратного планирования. Если ваша цель — увеличить доход через 3 месяца, вы начинаете планирование с этой точки и двигаетесь назад:

  • Определяете, какой доход хотите получить;
  • Планируете действия за месяц до цели;
  • Прорабатываете середину пути;
  • Расписываете первые шаги.

Шаг 1 - Цель

"Нас никак не сбить с пути, нам пофигу куда идти." - народная мудрость. Шутка!

Буду банален. Но любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется.

Любое действие должно иметь и, скорее всего, имеет какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, тут есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия - это тоже очень даже цели.

Цель может быть простой или разветвленной, а также может состоять из последовательности или целого дерева целей.

Для примера остановимся на простой цели - подготовить отчет о продажах. Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего, нет. Непонятно, когда нужно его выполнить и какие требования к отчету. Поэтому переходим к шагу 2.

Шаг 2 - конкретизируйте цель.

Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований.

Поэтому цель - подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:

  • Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
  • Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем
  • Горизонт отчета - 1 месяц - январь этого года
  • Шаг отчета - 1 день
  • В отчете должны быть видны пики продаж и их причины
  • Формат отчета - электронный документ Excel

Пожалуй, достаточно

Основные цели обратного планирования:

  1. Достижение конкретных результатов: четкое определение конечной цели, поэтапное планирование действий, гарантированное достижение желаемого результата.
  2. Оптимизация временных ресурсов: эффективное распределение времени, соблюдение установленных сроков, минимизация временных потерь.
  3. Управление ресурсами: грамотное распределение финансов, оптимизация человеческих ресурсов, рациональное использование материальных средств
  4. Снижение рисков: прогнозирование возможных проблем, разработка планов действий для критических ситуаций,  минимизация негативных последствий.
  5. Повышение эффективности работы: структурирование задач, устранение лишних действий, фокус на действительно важных шагах.
  6. Поддержание мотивации: визуализация прогресса,  получение регулярных результатов, поддержание высокого уровня мотивации.
  7. Контроль процесса: мониторинг выполнения задач, корректировка плана при необходимости, обеспечение соответствия целям.
  8. Упрощение сложных задач: разбивка масштабных целей на мелкие шаги, последовательное решение проблем, преодоление сложности пошагово.
  9. Повышение уверенности: понимание пути к цели, уверенность в своих силах, снижение тревожности.
  10. Достижение баланса: согласование личных и профессиональных целей, учет всех аспектов жизни, достижение гармонии в различных сферах.

Каждая из этих целей взаимосвязана и работает на общий результат — эффективное достижение поставленных задач с минимальными затратами ресурсов и максимальной вероятностью успеха.

Шаг 3 - составьте список событий в обратном порядке

Событие - это результат выполнения задачи. То есть фактически вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т.е. цели - к началу, т.е. к тому, где вы находитесь сейчас.

Наш пример:

  • Отчет принят руководителем
  • Отчет отправлен руководителю
  • Отчет проверен перед отправкой
  • Данные занесены в форму
  • Данные обработаны
  • Данные получены
  • Готова форма отчета
  • Запрос данных отправлен
  • Получены контакты сотрудников для запроса данных
  • Понятно, у кого можно получить данные
  • Готов список данных и требований к ним

Шаг 4 - список задач

Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута.

Для этого проще всего задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … (название события) произошло?»

Таким образом, последовательно, шаг за шагом вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели.

В нашем случае список задач будет выглядеть следующим образом:

  • Спросить у руководителя, принят ли отчет.
  • Отправить отчет по электронной почте
  • Проверить отчет перед отправкой
  • Внести данные в форму отчета
  • Подготовить данные для занесения в форму
  • Проконтролировать предоставление данных в установленный срок
  • Подготовить форму отчета
  • Отправить запрос данных ответственным сотрудникам
  • Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты
  • Узнать у Х, у кого можно получить данные
  • Подготовить список необходимых данных и требований к ним

В принципе, на этом можно было бы остановиться, но для более сложных задач я бы рекомендовал выполнить еще один шаг.

Шаг 5 - проверьте ключевые факторы успеха.

Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе - это весьма просто.

Смысл в том, чтобы понять, какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д.

Кроме того, выполнение некоторых задач из списка само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных» является ключевым фактором успеха.

обратное планирование пример, обратный план

Пример: схема "обратное планирование процесса работы"

Планирование процесса работы в соответствии с обратным подходом применимо для любой сложности и иерархии целей и задач. Главное - соблюдать порядок и принципы:

  1. Сначала поставьте цель и все планирование выстраивайте в обратном порядке - от цели к текущему положению.
  2. Для детализации и проверки цепочки задач соблюдайте связку «событие - действие - ключевые факторы успеха»
  3. В очень сложных случаях рассматривайте задачи как цели и применяйте к ним обратное планирование процесса работы

В сочетание с другими методами управления проектами обратное планирование позволяет добиться высоких показателей в работе. Например, декомпозиция с обратным планированием предполагает разбивку большой цели на мелкие этапы и планирование с конца, что позволяет:

  • получить четкое понимание пути к цели;
  • избежать типичных ошибок;
  • выполнить эффективное распределение ресурсов;
  • обеспечить повышение мотивации через видимые результаты;
  • добиться снижения стресса при достижении цели.
Сочетание метода декомпозиции с обратным планированием особенно эффективно для:

  • Карьерного роста,
  • Обучения и развития,
  • Профессиональных проектов,
  • Личных целей и амбиций.

При использовании метода важно помнить, что план — это не догма. Вы должны быть готовы корректировать его в зависимости от обстоятельств и новых возможностей, возникающих в процессе движения к цели.

Статьи по теме
Хронометраж и нормирование операций. Инструкция

Представьте, что вы управляете call-центром. Звонки идут непрерывно, операторы работают в поте лица, но клиенты жалуются на долгое ожидание. Вы понимаете, что что-то не так, но не знаете, где именно &...

Читать
Что такое аудит системы менеджмента качества

Аудит системы менеджмента качества – проверка соответствия бизнес-системы, процессов или функций, на соответствие определенным требованиям. Требования может задавать стандарт, например из семейства ИС...

Читать
7 правил декомпозиции процессов

Декомпозиция процессов - вопрос, по которому довольно сложно найти конкретные рекомендации и правила. Мы сформулировали 7 правил декомпозиции бизнес-процессов на основании практики управления бизнес-п...

Читать
Что такое система менеджмента качества?

Качество – тоже объект управления. Обеспечить качество процессов, работ, продуктов и услуг, призвана система менеджмента качества. И сегодня мы кратко расскажем о том, что это такое и с чего стоит нач...

Читать
Как устранить узкое место в бизнес-системе?

Узкое место - это процесс, который ограничивает производительность всей бизнес-системы. Поиск и устранение узких мест – одна из важнейших задач для руководителей любого уровня. В данной статье мы расс...

Читать
Стандартные операционные процедуры. Руководство по разработке

Стандартные операционные процедуры (СОП) – неотъемлемый элемент системного управления бизнес-процессами. На первый взгляд разработка СОП может показаться сложной, но все не так уж и сложно.

Читать
Как вовлечь сотрудников в улучшение бизнес-процессов

Невозможно системно заниматься оптимизацией бизнес-процессов, если не знать, как вовлечь сотрудников в данный процесс. Но как это сделать? Как подтолкнуть на разработку идей? Как разбудить активность?...

Читать
Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапа...

Читать
Зачем и как описывать бизнес-процессы?

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться их описать. Поэтому важно понимать: зачем и как описывать бизнес-процессы.

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.