Обратное планирование процесса работы

Обратное планирование процесса работы

Планирование в целом, планирование процесса работы и мотивация - вот три вещи, о которых не писал только ленивый. Метод обратного планирования часто используется и пропагандируется в области личной эффективности, но почему-то часто избегается в корпоративной сфере. А зря.
Обратное планирование процесса работы

Как осуществлять обратное планирование процесса работы

Концептуально можно выделить 2 направления планирования - прямое и обратное. Смысл тут именно в направлении.

Прямое планирование - это определение последовательных шагов действий в направлении цели. То есть мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.

Обратное планирование, как подсказывает капитан очевидность, идет в обратном направлении - от цели к текущему состоянию. Этот подход работает намного лучше и вот почему:

  1. Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели.
  2. Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться или упустить что-то важное из виду становится намного меньше.
  3. Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели.
  4. При обратном планировании уменьшается неопределенность.

А теперь давайте посмотрим, как работает обратное планирование процесса работы.

Шаг 1 - Цель

Нас никак не сбить с пути, нам пофигу куда идти. Народная мудрость шутка

Буду банален. Но любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется.

Любое действие должно иметь и, скорее всего, имеет какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, тут есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия - это тоже очень даже цели.

Цель может быть простой или разветвленной, а также может состоять из последовательности или целого дерева целей.

Для примера остановимся на простой цели - подготовить отчет о продажах. Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего, нет. Непонятно, когда нужно его выполнить и какие требования к отчету. Поэтому переходим к шагу 2.

Шаг 2 - конкретизируйте цель.

Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований.

Поэтому цель - подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:

  • Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
  • Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем
  • Горизонт отчета - 1 месяц - январь этого года
  • Шаг отчета - 1 день
  • В отчете должны быть видны пики продаж и их причины
  • Формат отчета - электронный документ Excel

Пожалуй, достаточно

Шаг 3 - составьте список событий в обратном порядке

Событие - это результат выполнения задачи. То есть фактически вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т.е. цели - к началу, т.е. к тому, где вы находитесь сейчас.

Наш пример:

  • Отчет принят руководителем
  • Отчет отправлен руководителю
  • Отчет проверен перед отправкой
  • Данные занесены в форму
  • Данные обработаны
  • Данные получены
  • Готова форма отчета
  • Запрос данных отправлен
  • Получены контакты сотрудников для запроса данных
  • Понятно, у кого можно получить данные
  • Готов список данных и требований к ним

Шаг 4 - список задач

Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута.

Для этого проще всего задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … (название события) произошло?»

Таким образом, последовательно, шаг за шагом вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели.

В нашем случае список задач будет выглядеть следующим образом:

  • Спросить у руководителя, принят ли отчет.
  • Отправить отчет по электронной почте
  • Проверить отчет перед отправкой
  • Внести данные в форму отчета
  • Подготовить данные для занесения в форму
  • Проконтролировать предоставление данных в установленный срок
  • Подготовить форму отчета
  • Отправить запрос данных ответственным сотрудникам
  • Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты
  • Узнать у Х, у кого можно получить данные
  • Подготовить список необходимых данных и требований к ним

В принципе, на этом можно было бы остановиться, но для более сложных задач я бы рекомендовал выполнить еще один шаг.

Шаг 5 - проверьте ключевые факторы успеха.

Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе - это весьма просто.

Смысл в том, чтобы понять, какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д.

Кроме того, выполнение некоторых задач из списка само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных» является ключевым фактором успеха.

Обратное планирование процесса работы.jpg
Обратное планирование процесса работы

Планирование процесса работы в соответствии с обратным подходом применимо для любой сложности и иерархии целей и задач. Главное - соблюдать порядок и принципы:

  1. Сначала поставьте цель и все планирование выстраивайте в обратном порядке - от цели к текущему положению.
  2. Для детализации и проверки цепочки задач соблюдайте связку «событие - действие - ключевые факторы успеха»
  3. В очень сложных случаях рассматривайте задачи как цели и применяйте к ним обратное планирование процесса работы

Статьи по теме
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Как найти потери в процессах

Потери в процессах есть всегда. Потери отсутствуют только в идеальных процессах. Но с идеальными процессами есть одна проблема — они не существуют. Поэтому крайне важно обладать навыками, которые позв...

Читать
7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать
Производительность и эффективность: что важнее?

… на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и то же? Нет. Производительность и эффективность это разные вещи и в этой стат...

Читать
Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процес...

Читать
Анализ разрывов

Анализ разрывов - инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом. Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, ...

Читать
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах

Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к ...

Читать
Процессный подход - 10 фундаментальных принципов

Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив принципы, нет смысла двигаться дальше.

Читать
Регламент взаимодействия. Что нужно знать

Регламент взаимодействия - документ, который определяет порядок взаимодействия участников бизнес-процессов. Например, вы можете создать регламент, определяющий состав и порядок взаимодействия между по...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.