Обратное планирование процесса работы

Обратное планирование это метод достижения сложных целей, при котором планирование начинается не с первого шага, а с последнего, то есть с момента, когда результат уже достигнут. Этот метод можно применять как в профессиональной сфере, так и для решения повседневных задач, например, при подготовке к важной встрече или организации мероприятия.

Метод особенно полезен для:

• Начинающих предпринимателей,
• Фрилансеров,
• Людей, работающих над проектами с множеством этапов,
• Всех, кто хочет строго соблюдать сроки выполнения задач.

Как осуществлять обратное планирование процесса работы

Концептуально можно выделить 2 направления в работе:прямое и обратное планирование. Смысл тут именно в направлении.

Прямое планирование - это определение последовательных шагов действий в направлении цели. То есть мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.

Обратное планирование, как подсказывает капитан очевидность, идет в обратном направлении - от цели к текущему состоянию. Этот подход работает намного лучше и вот почему:

1. Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели.
   
2. Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться или упустить что-то важное из виду становится намного меньше.
   
3. Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели.
   
4. При обратном планировании уменьшается неопределенность.
   

А теперь давайте посмотрим, как работает обратное планирование процесса работы.

Практический пример обратного планирования. Если ваша цель — увеличить доход через 3 месяца, вы начинаете планирование с этой точки и двигаетесь назад:

• Определяете, какой доход хотите получить;
• Планируете действия за месяц до цели;
• Прорабатываете середину пути;
• Расписываете первые шаги.

Шаг 1 - Цель

"Нас никак не сбить с пути, нам пофигу куда идти." - народная мудрость. Шутка!

Буду банален. Но любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется.

Любое действие должно иметь и, скорее всего, имеет какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, тут есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия - это тоже очень даже цели.

Цель может быть простой или разветвленной, а также может состоять из последовательности или целого дерева целей.

Для примера остановимся на простой цели - подготовить отчет о продажах. Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего, нет. Непонятно, когда нужно его выполнить и какие требования к отчету. Поэтому переходим к шагу 2.

Шаг 2 - конкретизируйте цель.

Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований.

Поэтому цель - подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:

• Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
  
• Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем
  
• Горизонт отчета - 1 месяц - январь этого года
  
• Шаг отчета - 1 день
  
• В отчете должны быть видны пики продаж и их причины
  
• Формат отчета - электронный документ Excel
  

Пожалуй, достаточно

Основные цели обратного планирования:

1. Достижение конкретных результатов: четкое определение конечной цели, поэтапное планирование действий, гарантированное достижение желаемого результата.
2. Оптимизация временных ресурсов: эффективное распределение времени, соблюдение установленных сроков, минимизация временных потерь.
3. Управление ресурсами: грамотное распределение финансов, оптимизация человеческих ресурсов, рациональное использование материальных средств
4. Снижение рисков: прогнозирование возможных проблем, разработка планов действий для критических ситуаций,  минимизация негативных последствий.
5. Повышение эффективности работы: структурирование задач, устранение лишних действий, фокус на действительно важных шагах.
6. Поддержание мотивации: визуализация прогресса,  получение регулярных результатов, поддержание высокого уровня мотивации.
7. Контроль процесса: мониторинг выполнения задач, корректировка плана при необходимости, обеспечение соответствия целям.
8. Упрощение сложных задач: разбивка масштабных целей на мелкие шаги, последовательное решение проблем, преодоление сложности пошагово.
9. Повышение уверенности: понимание пути к цели, уверенность в своих силах, снижение тревожности.
10. Достижение баланса: согласование личных и профессиональных целей, учет всех аспектов жизни, достижение гармонии в различных сферах.

Каждая из этих целей взаимосвязана и работает на общий результат — эффективное достижение поставленных задач с минимальными затратами ресурсов и максимальной вероятностью успеха.

Шаг 3 - составьте список событий в обратном порядке

Событие - это результат выполнения задачи. То есть фактически вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т.е. цели - к началу, т.е. к тому, где вы находитесь сейчас.

Наш пример:

• Отчет принят руководителем
  
• Отчет отправлен руководителю
  
• Отчет проверен перед отправкой
  
• Данные занесены в форму
  
• Данные обработаны
  
• Данные получены
  
• Готова форма отчета
  
• Запрос данных отправлен
  
• Получены контакты сотрудников для запроса данных
  
• Понятно, у кого можно получить данные
  
• Готов список данных и требований к ним
  

Шаг 4 - список задач

Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута.

Для этого проще всего задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … (название события) произошло?»

Таким образом, последовательно, шаг за шагом вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели.

В нашем случае список задач будет выглядеть следующим образом:

• Спросить у руководителя, принят ли отчет.
  
• Отправить отчет по электронной почте
  
• Проверить отчет перед отправкой
  
• Внести данные в форму отчета
  
• Подготовить данные для занесения в форму
  
• Проконтролировать предоставление данных в установленный срок
  
• Подготовить форму отчета
  
• Отправить запрос данных ответственным сотрудникам
  
• Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты
  
• Узнать у Х, у кого можно получить данные
  
• Подготовить список необходимых данных и требований к ним
  

В принципе, на этом можно было бы остановиться, но для более сложных задач я бы рекомендовал выполнить еще один шаг.

Шаг 5 - проверьте ключевые факторы успеха.

Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе - это весьма просто.

Смысл в том, чтобы понять, какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д.

Кроме того, выполнение некоторых задач из списка само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных» является ключевым фактором успеха.

Пример: схема "обратное планирование процесса работы"

Планирование процесса работы в соответствии с обратным подходом применимо для любой сложности и иерархии целей и задач. Главное - соблюдать порядок и принципы:

1. Сначала поставьте цель и все планирование выстраивайте в обратном порядке - от цели к текущему положению.
   
2. Для детализации и проверки цепочки задач соблюдайте связку «событие - действие - ключевые факторы успеха»
   
3. В очень сложных случаях рассматривайте задачи как цели и применяйте к ним обратное планирование процесса работы
   

В сочетание с другими методами управления проектами обратное планирование позволяет добиться высоких показателей в работе. Например, декомпозиция с обратным планированием предполагает разбивку большой цели на мелкие этапы и планирование с конца, что позволяет:

• получить четкое понимание пути к цели;
• избежать типичных ошибок;
• выполнить эффективное распределение ресурсов;
• обеспечить повышение мотивации через видимые результаты;
• добиться снижения стресса при достижении цели.

• Карьерного роста,
• Обучения и развития,
• Профессиональных проектов,
• Личных целей и амбиций.

При использовании метода важно помнить, что план — это не догма. Вы должны быть готовы корректировать его в зависимости от обстоятельств и новых возможностей, возникающих в процессе движения к цели.