Подходы к управлению бизнес-процессами
Но самое главное, УБП ориентируется на клиента и все делается для того, чтобы удовлетворить клиентские потребности через стабильное производство классных продуктов. Причём не важно, что является продуктом - элемент космической ракеты или консультация юриста.
Подходы к управлению бизнес-процессами, которые надо знать
Несмотря на то, что подавляющее число методик и подходов пришли из производственной сферы, они успешно применяются в любых сферах.
Теория ограничений (Theory of constraints, TOC)
Гениальный, но одновременно простой подход. Суть в том, что в один момент времени в любой системе может находиться только одно ограничение. Это "бутылочное горлышко" определяет производительность всей системы. То есть как бы быстро ни работали звенья цепи системы, конечный продукт может получаться только со скоростью производства "узкого места". Расширив его, можно увеличить производительность системы целиком. А это значит, что не нужно распылять усилия по всей системе, но сконцентрироваться только на одном узком месте.
Тем не менее такая концентрация приводит к потрясающим результатам. На практике применение подхода позволяет получать существенные результаты уже через 1-3 месяца.
Реинжиниринг бизнес-процессов
Некоторые подходы к управлению бизнес-процессами весьма радикальны. Например, реинжиниринг бизнес-процессов - это полное их перепроектирование. Суть подхода можно выразить в двух этапах:
- Спроектировать идеальный бизнес-процесс.
- Найти лучший способ, чтобы максимально приблизить существующий процесс к идеальному.
В моей практике этот подход позволял находить неординарные, но очень простые решения из разряда "Как мы не додумались до этого раньше?!" Метод оптимизации, который многократно доказывал свою эффективность даже в безвыходных, казалось бы, ситуациях.
Моделирование и симуляция бизнес-процессов
Это скорее инструмент, чем методика. Создание интерактивных моделей и многократное выполнение процессов в программе позволяет получить статистические данные. А данные могут помочь найти ответы на разные вопросы.
Например, с помощью симуляции можно найти узкое место процесса, которые его тормозят. Или оценить количество ресурсов, необходимых для выполнения процесса. С помощью симуляции можно увидеть, сколько людей за день вы можете обслужить и как клиенты будут формировать очереди.
Кроме того, статистические данные, полученные в результате симуляции, могут стать основой для внедрения подхода Шесть сигм. Подходы к управлению бизнес-процессами используют самые эффективные инструменты.
Шесть сигм (Six Sigma)
Подход, ориентированный на минимизацию дефектов и отклонений в системе. Это позволяет добиться потрясающего уровня качества продуктов каждого бизнес-процесса. В концепции Шесть сигм целевым значением является 3-4 дефекта на 1 миллион операций. То есть процессы выстраиваются таким образом, чтобы, даже если операция полностью зависит от человека, он допускал ошибки не более чем в 0,000004% случаев. Казалось бы, невозможно! Но поверьте мне, это работает.
Бережливое производство (Lean production, Lean)
Все подходы к управлению бизнес-процессами ориентированы на достижение высокого качества операций и продукции. Бережливое производство не исключение. В данном подходе качество достигается за счет нещадного "отстрела" всех видов потерь.
Потери - любые действия, которые используют какие-то ресурсы, но не создают ценности для конечного потребителя. Именно через этот подход ощущается вся мощь и потенциал управления бизнес-процессами. Потому что ВСЕ бизнес-процессы компании так или иначе связаны между собой и влияют на конечный продукт.
Через призму бережливого производства все процессы компании делятся на добавляющие и не добавляющие ценность для конечного клиента. И то, что не добавляет ценности, должно быть максимально сокращено.
5S
Инструмент бережливого производства, который позволяет организовать рабочее пространство наиболее эффективным образом. Система состоит из 5 шагов:
1. Разделить вещи на нужные и ненужные
2. Организовать хранение вещей так, чтобы можно было быстро их найти
3. Содержать место в чистоте и порядке
4. Стандартизировать рабочие процессы
5. Точное выполнение процессов и операций
Рекомендую использовать этот инструмент где только возможно.
Вытягивающее производство
Всё просто - сроки и объёмы производства задаются процессами, которые используют результаты производства дальше. Простой пример: при жарке шашлыка я как процесс-клиент должен получать определённое количество мяса, нанизанного на шампуры, тогда, когда закончил жарить текущую партию. И поставить мне мясо должен процесс-производитель. Простите, пример навеян майскими праздниками))). Подобные подходы к управлению бизнес-процессами позволяют великолепно выравнивать загрузку ресурсов и оптимизировать, например, производственные и складские запасы.
Точно в срок (Just in time, JIT)
Подход, который лёг в основу двух других - бережливого производства и вытягивающего производства. В концепции "Точно в срок" организация материальных и информационных потоков выстраивается таким образом, чтобы всё необходимое поступало в нужное место ровно тогда, когда это необходимо, плюс в нужном количестве. К примеру, на погрузочную площадку размещается готовая к отгрузке продукция ровно тогда, когда подъезжает машина, чтобы её забрать. Для реализации этого подхода необходимо очень хорошо управлять производственным расписанием и обеспечивать его выполнение. Подход позволяет выравнивать нагрузку на ресурсы в системе.
Канбан
Система организации производства (продуктов или услуг), основанная на принципах "Точно в срок" и "Бережливого производства". Подход отлично проявляет себя при штучном производстве и при реализации проектов.
В основе лежит полная прозрачность всего процесса и правильно организованное перемещение результатов одного процесса для использования в другом.
Пример применения подхода в производстве рабочий получает все необходимые детали (информацию) в отдельной коробке. Таким образом, работнику не требуется искать и доставлять необходимые детали из мест хранения. А готовое изделие или полуфабрикат доставляется или в следующее производственно звено, или в место формирования следующей "коробки". Подход здорово используется в методологии SCRUM
SCRUM
Один из вариантов так называемых Гибких подходов. Применяется, когда необходима гибкость и скорость в разработке или реализации проектов, процессов. В основе лежит постоянное взаимодействие с клиентом, для которого делается продукт. На контроле качества. На выполнении наиболее важных составляющих. И что самое важное, на коротких циклах работы. При этом циклы организованы таким образом, чтобы в конце каждого клиент получал рабочую часть продукта, которую он может оценить.
Одной из особенностей подхода является возможность внесения многочисленных изменений в сам процесс. Современные подходы к управлению бизнес-процессами во многом используют принципы SCRUM.
Кайдзен (Kaizen)
Подход, который фокусируется на постоянном улучшении процессов производства, управления, вспомогательных бизнес-процессов, да и всей жизни в целом. Кайдзен направлен на улучшение деятельности сотрудников, от высшего менеджмента до простого рабочего. Для этого используются инструменты стандартизации и концентрация на устранении потерь в процессах.
Реализация подхода не требует больших материальных или финансовых затрат, т.к. основное направление - это работа с имеющимися ресурсами. Самое сложное звено в изменении - сложившиеся традиции и косность ума сотрудников.
P2M
P2M стал стандартом в управлении проектами, где за основу были взяты принципы Кайдзен. В основе методологии, впрочем, как и многих других, лежит принцип управления и повышения добавленной стоимости для клиента. В отличие от других подходов P2M делает акцент на инновациях, их создании для управления программами проектов, на удовлетворении ожиданий заинтересованных лиц.
Всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM)
Кайдзен стал прародителем не только подхода P2M, но весьма популярного подхода Всеобщего управления качеством. Подход вобрал в себя все принципы Кайдзен и реализовал 2 основных механизма:
- Обеспечение качества — механизм поддержания достигнутого уровня качества, что гарантирует стабильную работу в компании.
- Повышение качества — собственно механизм непрерывного улучшения.
Таким образом, подход позволяет выходить на новый уровень качества, фиксировать его, чтобы качество не поползло вниз, а затем снова выходить на новый уровень.
Система менеджмента качества или СМК
Самой популярной СМК является ISO 9001 (и другие). По сути, это совокупность методик, бизнес-процессов, ресурсов, организационной структуры, которые позволяют предсказуемо управлять качеством. То есть удерживать и развивать. Да, все системы менеджмента качества базируются на принципах TQM и Кайдзен.
PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Подходы к управлению бизнес-процессами основываются на определенных принципах и методиках. В основе многих лежит алгоритм "Планирование — Выполнение — Проверка — Корректировка". Он используется для принятия решений и управления процессами. Планирование — этап, где необходимо запланировать цели и способ выполнения процесса. Выполнение — собственно реализация процесса. А проверка — пункт, где нужно собрать информацию о том, как прошёл процесс, какие отклонения произошли, а затем решить, что с ними делать. Корректировка заключается в устранении причин отклонений и ошибок.
SIPOC (supplier, input, process, output, customer)
Ещё один из основополагающих подходов в управлении бизнес-процессами. Подход направлен на создание понятной цепочки "поставщик — вход процесса — процесс — продукт процесса — клиент" Собственно, правильные модели бизнес-процессов предполагают построение именно по принципу SIPOC. Кстати, данный метод используется в подходе Шесть сигм.
DMAIC (define, measure, analyze, improve, control)
Подход к системному решению выявленных проблем и улучшению бизнес-процессов. Для этого необходимо пройти 5 шагов "определение — измерение — анализ — улучшение — контроль". Именно эта последовательность действий позволяет пройти весь путь: от определения проблемы до реализованного решения по её устранению. Таким образом проблемы устраняются системно, чтобы они больше не появлялись.
Настоящий мастер по управлению бизнес-процессами знает не только каждый подход, но и его составляющие. Он знает, как это работает в жизни, и способен собрать из частей новое уникальное решение, которое будет наиболее эффективно для вас.
Это далеко не все подходы к управлению бизнес-процессами. Я лишь прошелся по верхушкам. Список далеко не полный. Да и внутри каждого подхода находится очень много интересных методик и решений. Но общее представление, надеюсь, вы получили.
