Гараж или Что такое порядок в бизнес процессах?
От обилия инструментов и всякого хлама разбегались глаза. Неповторимая смесь запахов масла и растворителя навсегда осталась в воспоминаниях. А желание перебрать все эти интересные и не очень штуки, было сродни ломке наркомана.
Но при чем тут порядок в бизнес процессах? А при том, что советский гараж - это отличная иллюстрация бизнеса. Там есть много полезных, интересных и неожиданных штук. Там все интересно. Там вечный беспорядок и все потуги прекратить хаос заканчиваются неудачей. Это огромный ящик Пандоры, полный сюрпризов и открытий.
Как это связано с бизнес процессами? Да очень просто. Управление бизнес процессами позволяет превратить Гараж в эффективный бизнес. И пусть сегодня в нем лишь груда хлама. Уже завтра полки заблестят чистотой, порядок будет приводить в благоговение, а вы сможете делать самое главное - производить свой продукт. Качественно. Эффективно.
Итак, напомню - управление бизнес процессами состоит из 3 областей/этапов: разграничение, описание и улучшение. На этапе разграничения мы расчерчиваем доску для будущей игры. В процессе описания фиксируем то, где мы находимся. И на этапе улучшения мы наконец начинаем вырываться вперед. Причем совершенно невообразимыми темпами.
Порядок в бизнес процессах на примере Гаража
Но вернемся в гараж. Пришла пора задействовать этот ржавый актив, и вот выбрав солнечный денек, вы направились в Гараж. Подойдя к железной двери с облупленной краской, вы встретили первое препятствие - замки заржавели и, чтобы открыть дверь, приходится приложить немалые усилия. Вы знаете ценность системных решений, поэтому снимаете ржавчину с замков и дверных петель и тщательно смазываете их. А чтобы и дальше не возникало проблем, создаете периодическое напоминание о необходимости смазки.
Открытие замка - это принятие решения об использовании принципов процессного управления в компании. Как и любые серьезные перемены, такое решение должно быть принято первыми лицами. Первичная смазка - это обоснование целесообразности проекта. Промежуточные успехи - поддержание замков в рабочем состоянии.
Когда свет заполняет Гараж, вашему взору представляется удручающая картина - все помещение завалено каким-то хламом, все в пыли и паутине, а тусклая лампочка не дает возможности работать при отсутствии дневного света. Вы прекрасно понимаете, что работать придется долго, поэтому освещение очень важно. Заменив основную лампочку на более мощную, вы еще протягиваете несколько времянок. Тени отступили от углов,и пора приниматься за работу.
Понимание и принятие принципов процессного управления сотрудниками компании - это и есть свет, который так нужен для продуктивной работы. А времянки - это несколько активистов, которые будут помогать вам.
Чтобы навести порядок в этом бардаке, нужны кардинальные меры. А значит, вытаскиваем весь хлам на улицу. Все без остатка сваливается в одну кучу. Теперь можно все внимательно рассмотреть и рассортировать. Сортировка. Подобное к подобному. Вот что важно на этом этапе. В процессе сортировки нужно отсеивать все ненужное. Стопроцентный мусор идет в одну кучу. Сомнительное по нужности - в другую. Все остальное раскладывается по своим кучкам. Банки к банкам, инструменты к инструментам, строительные материалы к... Ну вы меня поняли.
В компании это составление списка всех процессов и определение основных верхнеуровневых бизнес процессов.
Когда внутри Гаража ничего нет, становится очень просто навести чистоту и порядок в помещении. Убираем паутину, смахиваем пыль. Все тщательно протираем. Расшатавшиеся доски на полу и полках приводим в надлежащий вид. Проверяем крепления стеллажа и верстака. Подкручиваем все, что нужно подкрутить. Отчищаем ржавчину со всех металлических предметов и обновляем краску там, где это необходимо. А пока вся эта красота сохнет, можно вернуться на улицу и подумать о том, что делать с уже рассортированными вещами.
Первым делом надо оценить, хватит ли места для того, чтобы все удобно расположить внутри гаража, попутно продумывая принципы расположения. Если места не хватает, надо его создать. Например, добавить дополнительные стеллажи. Инструменты и все, что нам бывает необходимо довольно часто, нужно разместить так, чтобы иметь удобный доступ. Органайзер для инструментов на стене перед верстаком - отличная иллюстрация того, что такое порядок в бизнес процессах.
Как специалисты в системном подходе, мы будет оптимизировать расположение вещей в соответствии с тем, чем занимаемся в гараже. Перетаскав добро обратно в гараж и расположив все на своих местах, мы окидываем взглядом наш новый, чистый, опрятный Гараж. Наконец-то он перестал походить на свалку. В нем хочется работать и проводить время.
Чистота и порядок сами по себе являются отличными мотиваторами. Кучу мусора нужно незамедлительно выбросить, а вот кучу с сомнительными вещами еще предстоит разобрать. Для этого мы разделим ее на три части: то, что все-таки не нужно и можно выбросить; то, что скорее всего действительно пригодится и то, что можно отдать/продать. Мусор - на свалку. То, что может пригодиться - разместить на полках. А то, что можно отдать - сложить отдельно и избавиться как можно скорее.
Декомпозиция бизнес процессов, четкое определение границ и завершение карты основных процессов - вот что мы сделали. Вроде бы порядок навели. Но это только на первый взгляд.
Дальше нужно облегчить дальнейшее поддержание порядка. А для этого мы подпишем все коробки, чтобы знать что в них хранится, не открывая каждый раз. Аккуратно промаркируем инструменты и развесим их на органайзере. Подпишем банки с соленьями (хе-хе). Разберем по коробочкам россыпь гвоздей и шурупов. В общем, сделаем все, чтобы навести порядок в порядке (снова хе-хе). Заведем годовой календарь, на котором отметим дни, когда нужно смазать дверь, подмести пол, выбросить мусор и т.д. Развесим некоторые инструкции, которые помогут в работе. Все это вместе повысит качество и простоту работы в Гараже.
Детальное описание бизнес процессов выполнено. Работа проделана титаническая. Но необходимая и крайне полезная. Теперь можно сосредоточиться на том, что мы намерены делать в гараже. Наступает этап оптимизации бизнес процессов. Грань между компанией и Гаражом размывается, потому что цель дальнейшей деятельности одна - улучшить процессы, каждый раз получать качественный продукт и укрепить свое положение на рынке.
Но улучшение процессов - это уже совсем другая история. Оптимизация бизнес процессов начинается с наведения порядка. Порядок в бизнес процессах - залог успешного развития. Размер компании не играет никакой роли. Гараж - яркое тому доказательство.
