Проведение оптимизации по-русски

Проведение оптимизации или как срезать косты

"Проведение оптимизации - дело не простое, и я просил заранее прислать мне ваши предложения. Ваши светлые головы "родили" следующее: сократить зарплаты сотрудников, закрыть офисы клиентского обслуживания, взимать с сотрудников плату за проживание и питание, "повесить" на сотрудников списания брака и недостач, урезать в два раза компенсацию расходов на бензин, перестать закупать канцелярские принадлежности, печатать документы на "черновиках", провести ряд сокращений линейного персонала и так далее". 

Знакомая картина? Если да, то спешу вас поздравить, вы стали свидетелем того, как проведение оптимизации происходит в обычной российской компании. Странно, но почему-то у нас под словом "оптимизация" понимается именно сокращение затрат компании. "Снизить издержки. Сократить затраты. Порезать косты..." - вот синонимы слова оптимизация в России. 

Никто не рассматривает проведение оптимизации с точки зрения эффективности, а именно соотношения затрат и получаемого результата. А почему? По трем причинам: 

1. Многие компании априори раздули свои затраты на волнах сверхприбылей, а значит, самое простое эти самые затраты срезать. 
   
2. В уравнении "оптимальное состояние = высокая эффективность = издержки / результаты деятельности" видят лишь одну составляющую - издержки. Справедливости ради, нужно отметить, что в малом бизнесе чаще всего издержки и так минимальны, а каждый сотрудник "и жрец, и жнец, и вабще:)...", так что возможности по увеличению эффективности просто скрываются за видимостью или реальной загрузкой персонала. 
   
3. Отсутствует мотивация сотрудников на реальную, а не видимую оптимизацию. Да и вы. Да, вы, владельцы компаний, понимаете, что сотрудники тратят и оптимизируют ваши, а не свои деньги. Им что тратить, что сокращать - все едино.
   

Сейчас я тут все оптимизирую! - средний менеджер в российской компании.

А вот еще один свеженький пример. Как известно, автоматизация бизнес процессов является хорошим способом оптимизации. Автоматизация позволяет высвободить время сотрудников, снизить затраты на выполнение операций и в целом повысить их эффективность. Вот только незадача - стоимость ИТ сотрудников относительно высока, а значит, их работа по автоматизации стоит весьма нехило. И тут вы можете получить ответ от владельца ИТ ресурсов, что выполнение операций, необходимых для оптимизации работы других сотрудников или подразделений специалистами ИТ, стоят очень дорого. А раз проведение оптимизации в самом разгаре, то ИТ департамент не может позволить себе тратить дорогостоящее время специалистов, а значит, и деньги на подобные работы... 

Вы думаете, что я придумываю? Ан нет. Буквально недавно слышал такое заявление на одном совещании. Проблема в том, что проведение оптимизации вызывает во многих головах картину Репина "Приплыли. Всю ночь гребли, а лодку отвязать забыли". За светлым, оптимизированным будущим сотрудники забывают об одном из основных законов мироздания - о законе сохранения энергии. Чтобы что-то получить, нужно что-то потратить. Иными словами, если просто резать косты, то оптимизация в виде сокращения затрат становится самоцелью. 

А вот цель - достичь оптимального состояния - теряется в ясных умах самоотверженных менеджеров. Что такое оптимизация? Это достижение оптимального состояния эффективности. Это такое состояние, при котором предельные издержки равны предельному доходу компании. Да, да. В экономической теории это называется "оптимальный объем производства". Вы же учили экономику в институте? Проведение оптимизации не может существовать без расчетов и экономики. Что же такое оптимальность или оптимум?

ОПТИМУМ (от лат. optimum - наилучшее) - совокупность наиболее благоприятствующих условий; наилучший вариант решения задачи или путь достижения цели при данных условиях и ресурсах. Оптимум экономический в широком смысле - наиболее эффективное функционирование производства, в узком - наилучшее использование материальных ресурсов, при котором достигается возможный максимальный эффект производства или возможный минимум затрат.

 Понимаете? Оптимальность заключается не в снижении затрат, а в увеличении отдачи на затраты. Довольно часто реальное проведение оптимизации в компании требует не только не сокращать затраты, но даже увеличить их. 

С другой стороны, вы можете не снижать затраты, а увеличить эффективность через увеличение производительности. Вот именно второй путь чаще всего остается без внимания. Почему? Потому что он не так прост в реализации, как простое сокращение затрат. Тут же думать надо! А еще и вкладывать время, а значит, и деньги.

Оптимизация в реальности - один неверный шаг и будет бум! Ах да, еще и "доброжелатели" помогают

Думайте не о том, чтобы сократить зарплату сотрудников, а о том, как повысить их производительность. За те же деньги вы получите больше отдачи, а значит, увеличите эффективность. 

Повальное сокращение затрат не раз приводило компании к очень печальному положению. Ситуация получается такая - нам не хватает средств, чтобы двигаться вперед, поэтому, чтобы средства появились, нужно сократить затраты. Но как только происходит сокращение, происходит и снижение отдачи, эффективности. Теперь компания не только не двигается вперед, но и начинает медленно откатываться назад. Как в анекдоте, за ту зарплату, которую мне платят, я не только работать не должен, но должен еще и немного вредить.

Прежде чем сокращать затраты, необходимо хладнокровно оценить возможные последствия.

• Сократить зарплаты и взимать деньги за услуги компании? - снизится эффективность сотрудников. Часть уволится.
  
• Перестать закупать канцелярские принадлежности? - пострадает оформление документации, а также хранение и обработка.
  
• Урезать расходы на бензин? - сотрудники перестанут ездить по делам компании.
  
• Убрать чай, кофе и печеньки? - вы реально думаете, что люди станут меньше тратить время на кофе, если его убрать?
  
• Повесить списание брака на сотрудников? - увеличится возврат продукции и недовольство клиентов. И так далее.
  

Означает ли все вышеперечисленное, что проведение оптимизации не предполагает сокращения издержек? Вовсе нет. Просто нужно смотреть на всю формулу эффективности. А значит, рассматривать не столько издержки, сколько возврат на затраты. В одной ситуации издержки могут быть неоправданно высокими, тогда их нужно сокращать. 

В другой ситуации лучше оставить затраты как есть и увеличивать производительность. К издержкам относятся и различные "потери". Потери - это не только "жирок" и излишества операционной деятельности компании. Это, и скорее в первую очередь, потери связанные с эффективностью операционной деятельности. 

Подробнее с типами потерь можно ознакомиться в методологии Lean. 

Управление бизнес-процессами

7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать

Главное понять, потери - это все, что не создает ценности для компании и клиента. Кстати, с этой точки зрения излишний, неэффективный управленческий аппарат является первым кандидатом на "оптимизацию". Ха ха!

А теперь серьезно. Если проведение оптимизации компании жизненно необходимо, двигайтесь в следующем порядке:

1. Избавьтесь от затрат, которые можно смело отнести к излишним.

 Излишние затраты - это все то, что не добавляет ценности вашим продуктам и услугам, не влияет на отношение клиентов к сервису и компании, не снижает производительности и отношения персонала, не направлено на укрепление безопасности и конкурентоспособности компании. Пример - дорогие в эксплуатации корпоративные автомобили, оплата непроизводственных расходов менеджмента, дорогостоящая техника и т.д. 

2. Избавьтесь от неэффективных действий в операционной деятельности. Рабочие группы, длительные совещания, бюрократия, многоступенчатое согласование и прочее. Все это снижает эффективность. Особенно уделите внимание вспомогательным и процессам управления. Они несут в себе только издержки. 

3. Оцените потребность в производительности основных процессов. Далеко не всегда производить больше - значит лучше. Если ограничение находится на стороне рынка, то незачем обслуживать большие производственные мощности. Часть можно законсервировать. Принимайте решение о снижении затрат только после оценки реальной потребности в ресурсах. 

4. Сконцентрируйтесь на увеличении производительности всех процессов - при сохранении операционных издержек. В первую очередь, уделите внимание основным процессам.