Список бизнес процессов компании - продолжение
Для того чтобы объединить полученный список функций и задач в процессы, нужно понимать, по какому признаку производить объединение. Что получается на выходе процесса? Зачем процесс существует?
Очевидно, что результатом и целью бизнес-процесса является получение какого-то продукта. Итогом процесса всегда будет продукт. Функции и задачи также выполняются с определённой целью. Такой целью всегда будет являться получение продукта. Внутреннего или внешнего.
Определив продукты, ради которых выполняются задачи и существуют функции, мы определим бизнес-процессы, к которым задачи и функции относятся.
Продолжаем шлифовать список бизнес-процессов компании
Шаг №1 - Понять, ради каких продуктов выполняются задачи и существуют функции.
Не каждая задача имеет своим результатом какой-то существенный продукт. Но каждая задача выполняется ради целевого продукта. Это значит, что задачи, как и операции в процессе, выполняются ради того, чтобы получить результат больший, чем результат каждой задачи.
К примеру. Задачи: создание макета печатной продукции, согласование макета, подготовка макета к печати - все эти задачи выполняются ради итогового продукта. В данном наборе итоговым продуктом будет являться готовый к производству макет.
Можно ли объединить все 3 задачи в один процесс и назвать его "Подготовка готового макета"? Да, можно. Но может быть и по-другому. Все зависит от того, как мы оцениваем продукт:
- Есть ли у продукта полуфабрикаты?
- Если да, то стоит ли нам рассматривать их как законченные промежуточные продукты?
- Продукт может вернуться к исполнителю в рамках текущих функции?
- Сильно ли будет преобразовываться продукт в следующем процессе?
Если вы получили ответы "да" на 1,2 и 4-й вопросы, то продукт стоит рассматривать отдельно. Если наоборот, то не выделяйте промежуточные продукты.
К примеру, если вы ответите на данные вопросы применительно к указанным выше 3-м задачам, то обнаружите, что лучше данные задачи разбить на 2 процесса. "Создание и согласование макета" и "Подготовка макета к производству". Дело в том, что макет не перейдёт к предпечатной подготовке до тех пор, пока его не утвердят. При этом после задачи утверждения макет может вернуться к задаче создания. И так может пройти несколько циклов. Итогом же будет макет, который уже подготовят к печати. 1 утверждённый макет = 1 подготовленный к печати. Следовательно, мы имеем два продукта, а значит, и два процесса.
В результате первого шага вы увидите, что задачи сотрудников относятся к продуктам.
Шаг №2 - Записать все продукты и задачи/функции, относящиеся к ним.
Вы уже составили список задач и функций и определили продукты, ради которых выполняются задачи. Обязательно запишите все на бумагу. Даже если "и так все понятно".
Шаг №3 - Дать название процессу, результатом которого является продукт. 1 продукт = 1 процесс.
Теперь посмотрите на список продуктов и определите, результатом какого процесса является каждый продукт. Названия процессов должны быть понятными и отображать суть процесса. А суть процесса заключается в продукте ;) Пусть на один процесс приходится один продукт. Вы увидите, что в результате некоторых бизнес процессов появляется несколько продуктов. Это нормально.
Шаг №4 - Сгруппировать или разбить процессы, если требуется.
Теперь необходимо оптимизировать список процессов. Для этого:
- уберите все дубликаты процессов в списке
- оцените возможность объединения нескольких процессов в один - если продукт процесса слишком простой или нет смысла уделять ему отдельное внимание, посмотрите, какой продукт находится на порядок выше и объедините все процессы этого продукта.
- оцените необходимость деления процессов - если процесс слишком большой и его продукт сложен, попробуйте оценить необходимость его разделения на несколько процессов. К примеру, процесс производства можно разделить на несколько процессов, продуктами которых будут являться полуфабрикаты. Для определения продуктов вернитесь к шагу 1.
В результате у вас останется список реальных процессов компании.
Напоследок скажу следующее - всегда старайтесь делать список простым. Чем проще сделано, тем проще понимать. Но при этом помните о том, что понимание также должно быть достаточным.
Возможно, что с первого раза создать список не получится. Ничего страшного. В любом случае его необходимо пересматривать и поддерживать в актуальном состоянии - хотя бы раз в квартал.
На основании списка вы будете в дальнейшем разрабатывать модели процессов, проводить их внедрение и оптимизацию. Так что сложно недооценить важность данного шага.
Ещё раз - без подготовленного списка бизнес процессов будет невозможно разрабатывать и оптимизировать бизнес процессы. Список необходимо сделать. Удачи!
