Как вовлечь сотрудников в улучшение бизнес-процессов

Вы описали бизнес-процессы, нашли отклонения, оптимизировали и внедрили изменения. Как думаете работа на этом закончена? Нет, конечно! Поясню. Во-первых, нет предела совершенству, всегда есть то, что можно сделать ещё лучше. Во-вторых, мир постоянно развивается, процессы меняются, необходимо постоянно держать руку на пульсе, чтобы вовремя отреагировать на ситуацию. Поэтому для эффективной работы организации необходимо постоянное и своевременное выявление и устранение отклонений.  

Одну из важных ролей в достижении лучших экономических результатов компании играет вовлеченность всех сотрудников

Вовлеченность сотрудников – состояние и культура сотрудников, при которой они разделяют цели и ценности компании, работают с вдохновением и энтузиазмом. При высоком уровне вовлеченности сотрудники стараются сделать больше, чем предписано их должностной инструкцией.

Но как это сделать? Как подтолкнуть на разработку идей? Как разбудить активность? Чтобы ответить на эти вопросы, мы подготовили 5 простых и эффективных рекомендаций.

Культура компании

Постоянное совершенствование процессов должно стать частью культуры компании. Желание каждого сотрудника помочь компании должно стать их принципом.

Если вы хотите результатов, нужно, чтобы сотрудники были максимально открытыми и честными, они не должны бояться говорить. Для этого обязательно прислушивайтесь к их мнению, предоставьте коллегам возможность внести свой вклад. Сотрудники работают лучше в условиях, когда чувствуют себя равными.

Однако целью вовлечения коллектива в процесс совершенствования должно быть не только улучшение процессов. Предоставьте возможность внести свой вклад в важные операционные процедуры, которые повлияют на команду и организацию в целом. Признавая важность этого, вы не только сможете улучшить процессы, но и установите взаимное уважение со всеми участниками.

Обратная связь

Каждый сотрудник, который что-то предложил, должен получить ответ. Будьте внимательны и доброжелательны, превратите обязательную обратную связь в систему. Покажите свою заинтересованность. Всегда благодарите сотрудников за проявленную инициативу.

Но здесь есть один нюанс: не все идеи будут иметь право на жизнь. Одни станут очень дорогостоящими, другие не будут учитывать интересы всех участников. Давайте будем честными, а некоторые и совсем - бредовыми))). Будьте терпеливым и понимающим руководителем, прислушайтесь к мнению каждого. Признайте, что любой вклад ценен и важен.

Поощрение

Если вы хотите регулярных действий сотрудников, которые выходят за рамки полномочий, их необходимо поощрять. Самыми простыми способами является подходы нематериальной мотивации. Однако материальная мотивация на стадии становления станет несколько эффективнее. Конечно, не стоит платить за каждую бредовую идею, но, если она принесла выгоду компании, не отблагодарить будет просто неприлично.

И тут встает вопрос, как определить сумму вознаграждения? Всё очень просто. Если нововведение помогает компании экономить ежемесячно, можно выплатить сэкономленную сумму равную одному месяцу. Можно использовать процент от выгоды, например, 5-10% от годового эффекта.

Если определить стоимость выгоды невозможно, рекомендуем использовать фиксированную сумму. Имейте в виду, выплата должна быть соизмерима выгоде и значима для сотрудника, иначе весь эффект теряется. Например, если при эффекте в 1 000 000 руб. выплатить 1 000 руб., сотрудник скорее будет оскорблен, нежели обрадуется.

Менеджмент

Когда инициатива не наказуема

Вчера мой друг попросил высказать свое мнение по следующему вопросу<br />
Что такое инициатива? Как она коррелируется с ответственностью и субординацией? Очень интересный для меня вопрос. Как не спугнуть инициативных людей, но в то же время не опуститься ...

Читать

Правила внесения и рассмотрения предложений

Представьте, у вас сегодня важная встреча, и все мысли заняты ей. Вы уже собираетесь выходить, начинаете закрывать дверь кабинета, и к вам подходит сотрудник с предложением по оптимизации расходов производства. Вы, будучи на низком старте, даже не вникая в суть, отвечаете, что это не лучшая идея и отправляете сотрудника. Или вы получили электронное письмо и, находясь в запаре, не уделили прочтению достаточно времени. И что же получаем в итоге? Потерянные идеи и обиженных сотрудников. Перспектива не очень, правда?

Чтобы таких ситуаций не возникало, должны быть описаны и внедрены «Правила внесения и рассмотрения предложений»:

1. Определите алгоритм, как сотрудники будут вносить предложения. Это может быть выступление на ежемесячном совещании или внесение записей в корпоративную информационную систему. В конце концов, можно использовать обычный почтовый ящик в холле.  
   
2. Определите период рассмотрения предложений. Имейте в виду, он не должен быть слишком большим, так как ложка хороша к обеду. Можно просто упустить момент. Рекомендуем рассматривать предложения не реже, чем раз в месяц.   
   
3. На постоянной основе в своем расписание выделите время на детальную работу с предложениями, чтобы вас ничего не отвлекало. И не забывайте давать обратную связь. 

Донесение информации до сотрудников

Можно грамотно сформировать алгоритм внесения предложений, систему поощрений и все равно не получить достаточного количества предложений. А всё потому, что сотрудники просто не будут о них знать. Донесите данную информацию до всех коллег. А лучше разверните целую компанию по продвижению подхода.

Используйте рассылку по электронной почте, проводите совещания, развешивайте информацию на стендах. Включите данный пункт в обучение новых сотрудников, а также периодически напоминайте всем о нем. Только тогда вы получите результат.

Сидеть и ждать, что ваши сотрудники сами начнут приносить идеи - глупо. Сформируйте процесс внесения предложений, поощряйте, а также рассказывайте всем. В таком случае вы сможете пожинать плоды усилий в виде сокращения затрат, увеличении прибыли и повышении лояльности персонала.