Основы бизнес-процессов. Декомпозиция и характеристики
Цель декомпозиции очень проста – если большим процессом сложно управлять, его необходимо разделить на части. Проектирование бизнес-процессов позволяет нам «разбирать» и «собирать» процессы, изменяя их размер и область рассмотрения.
Декомпозиция бизнес-процессов. Основы
Итак, процесс можно разбить на более мелкие части:
Подпроцесс
Если необходимо разделить процесс на части для более легкого управления мы будем делить его на подпроцессы. Подпроцесс можно рассматривать отдельно. Он имеет такие же составляющие и свойства. У подпроцесса так же есть начало, окончание, механизм реализации, показатели и т.д. Иными словами, подпроцесс - это процесс более низкого уровня. В принципе, количество уровней, подпроцессов, на которые мы делим процесс, может быть безграничным. Когда мы собираемся приготовить обед, то мысленно делим процесс на подпроцессы – подготовка продуктов, подготовка посуды, обработка продуктов, приготовление.
Операция
Это самое простое действие в процессе. "Простое" означает, что его не надо детализировать. Если процесс не имеет вложенных подпроцессов, то его механизм реализации как раз и представляет собой цепочку операций. Когда мы готовим посуду для приготовления обеда, то выполняем простые операции: достать кастрюлю, налить в нее воду, поставить на плиту и так далее. Нет смысла подробно объяснять, что значит «налить воду в кастрюлю», а значит, это операция.
Насколько необходимо детализировать процессы?
Ровно настолько, насколько это необходимо;) Да, это правда. Все зависит от цели описания бизнес-процесса. Если нужно подробное описание для новичка, то и детализировать необходимо максимально. Таким образом, кстати, можно готовить инструкции для некоторых подпроцессов. Если же вы делаете общую модель, то достаточно общих, объемных операций. К примеру, подготовка квартального отчета, тоже может быть операцией. А может и подпроцессом с большим количеством уровней. Мы еще вернемся к этому вопросу в теме про подготовку описания процессов.
Группировка операций и подпроцессов.
Иногда необходимо объединить некоторые операции или подпроцессы - чтобы ими было легче оперировать. К примеру, можно выделить:
- Работы – это процессы и/или операции, которые выполняет один человек или одно подразделение. Например, для дворника такой работой является уборка мусора.
- Функции – совокупность работ, похожих друг на друга или имеющих что-то общее. Продажи - это функция. А обработка заявок по продажам – работа.
По сути, можно спокойно обойтись без такой группировки. В своей работе я стараюсь избегать подобных усложнений. Но есть один очень полезный тип группировки - Процедура.
Процедура - это цепочка операций. При этом такая цепочка может иметь только один вариант порядка действий, а операции выполняются одна за одной, без перерыва.
Процедуры удобны для подготовки инструкций.
Характеристики бизнес процесса.
Любой бизнес процесс необходимо как-то оценивать. Оценка позволяет быстро понять, какие процессы требуют пристального внимания и должны меняться в первую очередь. Это позволяет найти слабое звено во всей системе бизнес-процессов. Любой процесс можно охарактеризовать по следующим критериям:
- Результативность – достигает процесс необходимых результатов или нет. Если в результате процесса «Приготовление пирога» получился яблочный пирог, то процесс результативен.
- Эффективность – сколько ресурсов затрачивает процесс на получение результата. Если вы знаете, что на приготовление пирога должно уйти 0,5 кг яблок, а было потрачено 2 кг, то процесс неэффективен.
- Определенность – если процесс описан в каком-то документе, и то, как он выполняет в действительности, соответствует тому, что написано, значит, процесс определен. Если пирог был приготовлен полностью по рецепту, все ок.
- Повторяемость – важнейшая характеристика! Она показывает, может ли процесс получать одинаковые результаты из раза в раз. Если повар постоянно выдает разные яблочные пироги, что-то не так с процессом. Или с поваром.:)
- Адаптируемость - характеристика гибкости бизнес процесса, т. е. способности меняться в зависимости от условий. Можно ли быстро заменить яблоки на груши? Можно. Значит, процесс адаптируем.
- Длительность - время, которое необходимо для выполнения процесса. Иными словами, промежуток времени между началом процесса и его завершением.
- Стоимость - это совокупность всех затрат выполнения процесса 1 раз. Для этого необходимо подсчитать, сколько продуктов мы затратили на приготовление пирога, сколько стоит время повара, который его готовил, а также сколько стоит использование инструментов и посуды.
Данные характеристики являются основой бизнес-процессов. Но никто не запрещает вам добавлять их, сократить или расширить.
Итак:
- Методология бизнес-процессов помогает нам разбивать крупные процессы на подпроцессы и операции.
- Операция – самая простая составляющая процесса.
- При создании бизнес процессов необходимо учитывать их характеристики. Более того, построение системы бизнес-процессов невозможно без построения системы характеристик.
Построение системы бизнес-процессов начинается с карты процессов, но об этом уже в другой раз.
