Построение диаграммы SIPOC
Диаграмма SIPOC играет важную роль в определении и улучшении процесса. Перед тем, как приступить к детальному описанию процесса, необходимо определить его границы и диаграмма SIPOC как нельзя лучше подходит для этих целей. Этот инструмент позволяет аналитику, владельцу процесса и заинтересованным сторонам прийти к консенсусу по границам и смыслу процесса. Кроме того, это лучший способ представить общий обзор процесса людям, незнакомым с ним до этого.
Сценарии использования диаграммы SIPOC
Я бы назвал 3 сценария, при которых диаграмма является наиболее полезной:
- При определении границ процесса, который создается (проектируется) с нуля.
- При определении объема проекта по описанию или изменению процесса.
- При начале работ по описанию процесса. Довольно сложно описать процесс, когда нет четко определенных границ. Собственно, именно с определения границ и начинается описание процесса. SIPOC идеально подходит для этих целей.
Справедливости ради стоит отметить, что вместо диаграммы можно использовать простую таблицу. В нашей практике реестр бизнес процессов имеет даже чуть больше параметров и больше функциональности, чем диаграмма SIPOC. Но для начала достаточно и этого.
Реестр бизнес-процессов
Подготовив диаграмму SIPOC, вы сможете сразу определить, на кого ваш проект повлияет, какие результаты и для кого формируют ценность, а какие - если таковые имеются - ее не создают. Какие шаги являются избыточными, а где есть вопросы к поставщикам входов процесса.
Общие правила построения диаграммы SIPOC
- Самое важное правило - карта должна быть максимально простой и понятной. Форма таблицы весьма удобна и понятна всем.
- Не пытайтесь сделать сайпок в бизнес-процессах самостоятельно. Лучше всего, когда в подготовке диаграммы участвуют не только владельцы процессов, но и поставщики входов и потребители продуктов. Таким образом вы сможете учесть все точки зрения.
- Здорово, если можно организовать нечто вроде мозгового штурма, в вышеупомянутом составе.
- Клиенты получают или используют результаты процесса. Клиенты процесса - не только покупатели продукта или услуги, но также получатели или пользователи результатов, получаемых на каждом этапе процесса. Они рассматриваются как заинтересованные стороны, получатели продуктов процесса. Клиенты
- Входы - то, что процесс перерабатывает в продукт. Входы поставляют поставщики процесса. Поставщики также являются заинтересованными сторонами. При этом важно понимать, поставщики, это не обязательно внешние поставщики. В большей части процессов компании и клиенты, и поставщики являются внутренними.
- Выходы представляют собой результаты других процессов и могут использоваться в качестве основы обсуждения с клиентами для определения их требований; у каждой продукции должен быть заказчик. Да, да. Речь о том, что вы, как владелец рассматриваемого процесса, являетесь клиентом для поставщика. Соответственно именно вы задаете требования входам - результатам других процессов.
- В диаграмме SIPOC можно разбивать большие процессы на подпроцессы. Фактически, они будут являться этапами рассматриваемого процесса. В этом случае, кстати, станет очень просто проверить согласованность этапов на уровне входов и продуктов.
- В диаграмме не стоит рассматривать ресурсы, бизнес-правила и документ, если они не являются входом или продуктом. SIPOC диаграмма должна быть простой, потому как решает лишь одну задачу: определить основные границы и взаимосвязь процесса. Для других целей следует использовать другие инструменты.
Подход к построению диаграммы SIPOC
- Определите и соберите представителей заинтересованных сторон, участников процесса и организуйте обсуждение.
- Лучше всего на доске, сделайте набросок таблицы, обозначив соответствующие столбцы: Поставщики, Входы, Процесс, Продукты, Клиенты.
- Заполните столбец Процесс, перечислив цепочку процессов или этапов процесса.
- Определите и запишите продукты каждого процесса или этапа.
- Запишите всех клиентов, которые используют тот, или иной продукт процесса.
- Далее можно заполнить столбец с входами. Напомню: входы, это то что необходимо процессу для производства продукта. Это «сырье» из которого процесс производит основной продукт.
- После этого можно завершить диаграмму, определив и заполнив все поставщиков, соответствующих входов.
Диаграмма SIPOC завершена. Метод SIPOC - простой инструмент анализа бизнес-процесса, он позволяет заинтересованным сторонам договориться о едином понимании границ процесса, установить роли поставщиков и клиентов и двинуться дальше, в детальное описание процесса. Последнее что необходимо отметить, диаграмма воплощает в себе ключевые принципы управления бизнес-процессами.
