Основное отличие процесса от проекта

Основное отличие процесса от проекта

«Нам не нужен процессный подход, мы управляем проектами». Именно такое заявление мне однажды довелось услышать. Аккуратную попытку объяснить, что процессное управление касается в том числе проектов, прервали на полуслове. Но в чем основное отличие процесса от проекта?
Основное отличие процесса от проекта

Отличие процесса от проекта

Проект – ограниченная во времени деятельность, направленная на достижение уникальных результатов.

Т.е. если мы выполняем работу, в результате которой получается нестандартный продукт, а еще и ограничены во времени и ресурсах – это проект. Для демонстрации отличий лучше всего привести ряд примеров процессов и проектов:

Процесс Проект
Производство открыток Написание картины
Разведение электропроводки в квартирах Постройка дома
Управление проектами Внедрение или изменение процесса
Продажи Написание программного кода
Ввод сотрудника в должность Изменение орг структуры

Теперь давайте обратим внимание на разницу.

  • Результат процесса предсказуем, из раза в раз мы получаем один и тот же продукт с одними и теми же свойствами. Результат проекта уникальный, не производившийся ранее продукт. Кстати, порой продукт или характеристики продукта в проекте получаются совсем непредсказуемыми.
  • Процесс имеет длительность, но, как правило, начинается заново сразу после того, как завершился. Проект не возобновляется после того, как завершился, но при этом имеет ограничение по длительности. И если длительность процесса определена длительностью его операций, т.е. механизмом реализации, то проект ограничен во времени целенаправленно его руководителем – не позднее такого-то числа и точка.
  • Мы точно знаем, что и сколько надо потратить, чтобы процесс произвел продукт. Более того, из раза в раз затраты будут постоянными. В проекте ресурсы, как и время, ограничены руководителем или заинтересованными лицами. При этом это совершенно не значит, что по факту бюджет проекта не будет превышен.
  • Проект всегда имеет высокую степень неопределенности просто потому, что производится впервые и один раз. Ход и результаты процесса известны заранее.

Наверное, лучшим примером будет производство автомобиля. Результатом проекта будет автомобиль, готовый к массовому производству. Это образец, который сконструировали впервые и посчитали, что он достаточно хорош, чтобы начать его производить в больших количествах. Как только принято решение о массовом производстве, запускается процесс. 

Процесс повторяется много раз, и каждый раз с конвейера сходит новый автомобиль, как две капли похожий на предыдущий. Кстати, для того чтобы конвейер запустить, необходимо его настроить. А это проект. Почему? Потому что оборудование настраивается под уникальные требования нового автомобиля. Вроде бы все понятно. Так? Так, но хочу вас немного запутать двумя утверждениями:

  • Управление проектами - это процесс.
  • Разработка процессов - это проект.

Проект отличается от процессной деятельности тем, что он носит временный и уникальный характер, направлен на создание конкретного результата. В то время как процессная деятельность – это повторяющиеся, стандартизированные операции, поддерживающие стабильность и эффективность текущей работы организации. Проект ориентирован на достижение четко определенной цели с установленными сроками и бюджетом, в отличие от процессов, которые нацелены на непрерывное улучшение и поддержание операционной деятельности. Проект завершается по достижении результата, а процесс продолжается до тех пор, пока существует необходимость в его функциях; процесс, в отличие от проекта, периодически повторяется.

Управление проектами
Подходы и методологии управления проектами

В данном руководстве описаны распространенные подходы и методологии управления проектами. Мы подробно расскажем об основных функциях методологий, сравним элементы и приведем примеры использования, чтобы вы могли оценить и выбрать правильную методологию.

Читать

Да, управление проектами - это процесс. Потому что мы можем производить проект за проектом по одному и тому же циклу. В итоге будем получать один и тот же продукт - проект.

Разработка процесса - это проект, потому что полученный продукт будет уникален. Казалось бы, зачем все усложнять и пытаться установить зыбкие границы в понятиях процесса и проекта. Но подобное разграничение очень важно с точки зрения того, к чему мы прикладываем усилия. 

Проект сосредоточен на получении результата как такового. Нам важно получить в итоге продукт. При этом мы не можем четко сказать, какие характеристики будет иметь полученный продукт и сколько мы потратим на проект. 

Проект отвечает на вопрос "ЧТО?" Когда мы говорим о процессе, продукт нам уже известен. Важнее оказывается метод его получения. Снижение затрат на производство при заданных характеристиках продукта возможно только при рассмотрении хода процесса. 

Процесс концентрируется на вопросе "КАК?" 

В итоге. То, что мы делаем впервые, является проектом. То, что мы делаем постоянно - процесс. Переезд в новый дом - проект. Уборка квартиры - процесс.

Закрепим

Проект отличается от процессной деятельности следующими ключевыми характеристиками:

1. Уникальность результата:

  • Проект: создает уникальный продукт или результат, который ранее не производился.
  • Процесс: генерирует предсказуемый, повторяющийся результат с одинаковыми характеристиками.

2. Временные рамки:

  • Проект: имеет четкие временные ограничения, установленные руководителем.
  • Процесс: может повторяться многократно, начинаясь заново после завершения предыдущего цикла.

3. Ресурсы и затраты:

  • Проект: ресурсы и бюджет ограничены, но могут быть превышены из-за высокой степени неопределенности.
  • Процесс: затраты предсказуемы и постоянны, известны заранее.

4.  Степень неопределенности:

  • Проект: высокая степень неопределенности, так как продукт создается впервые.
  • Процесс: ход и результаты известны заранее, предсказуемы.

5. Фокус внимания:

  • Проект: сконцентрирован на достижении конечного результата (“ЧТО?”).
  • Процесс: сосредоточен на методе получения результата (“КАК?”).

6. Практические примеры:

  • Процесс: производство открыток, разведение электропроводки в квартирах
  • Проект: написание картины, постройка дома, внедрение нового процесса

Таким образом, главное различие заключается в том, что проект — это деятельность, направленная на создание уникального результата с определенными временными и ресурсными ограничениями, тогда как процесс — это повторяющаяся деятельность с предсказуемыми результатами и постоянными затратами.

Проектный и процессный подход

Проектный и процессный подходы представляют собой два различных способа организации работы в компании. Давайте разберем их подробнее в таблице ниже:

Характеристика

Проектный подход

Процессный подход

Особенности

Направлен на достижение конкретной цели.

Имеет четкие сроки выполнения.

Результат уникален и не повторяется в точности.

Требует детального планирования.

Направлен на постоянное повторение действий.

Результат предсказуем и стандартизирован.

Ориентирован на массовость и повторяемость.

Требует четких регламентов.

Ключевые элементы

Чёткий проработанный план.

Определение целей, стадий и задач.

Прогнозирование сроков.

Оценка рисков.

Финансирование.

KPI и метрики эффективности.

Стандартизированные регламенты.

Отслеживание показателей качества.

Минимизация вертикальных связей.

Примеры применения

Разработка нового продукта.

Внедрение изменений в компании.

Создание уникального решения для клиента.

Производственные линии.

Обслуживание клиентов.

Регулярные поставки продукции.

Можно ли использовать к организации работы в компании одновременно оба подхода? Да, вот несколько примеров:

Пример из IT-сферы:

  1. Разработка новых продуктов (проектный подход).
  2. Техническая поддержка (процессный подход).

Преимущества совмещения:

  • Достижение уникальных результатов там, где это необходимо.
  • Поддержание стабильного производства типовых продуктов.
  • Оптимизация ресурсов.

Как выбрать подход

Выбор применения проектного или процессного подхода к организации работы в компании зависит от характера деятельности, объема производства, требований к результату, необходимости индивидуального подхода к каждому заказу

Проектный подход оптимален при создании уникальных продуктов, необходимости индивидуального подхода, ограниченных сроках выполнения.

Процессный подход рекомендуется выбирать для массового производства, повторяющихся операций, стандартизированных процессов.

Правильный выбор подхода (или их комбинации) позволяет оптимизировать работу компании и достичь максимальной эффективности в зависимости от специфики деятельности.

Статьи по теме
Хронометраж и нормирование операций. Инструкция

Представьте, что вы управляете call-центром. Звонки идут непрерывно, операторы работают в поте лица, но клиенты жалуются на долгое ожидание. Вы понимаете, что что-то не так, но не знаете, где именно &...

Читать
Что такое аудит системы менеджмента качества

Аудит системы менеджмента качества – проверка соответствия бизнес-системы, процессов или функций, на соответствие определенным требованиям. Требования может задавать стандарт, например из семейства ИС...

Читать
7 правил декомпозиции процессов

Декомпозиция процессов - вопрос, по которому довольно сложно найти конкретные рекомендации и правила. Мы сформулировали 7 правил декомпозиции бизнес-процессов на основании практики управления бизнес-п...

Читать
Что такое система менеджмента качества?

Качество – тоже объект управления. Обеспечить качество процессов, работ, продуктов и услуг, призвана система менеджмента качества. И сегодня мы кратко расскажем о том, что это такое и с чего стоит нач...

Читать
Как устранить узкое место в бизнес-системе?

Узкое место - это процесс, который ограничивает производительность всей бизнес-системы. Поиск и устранение узких мест – одна из важнейших задач для руководителей любого уровня. В данной статье мы расс...

Читать
Стандартные операционные процедуры. Руководство по разработке

Стандартные операционные процедуры (СОП) – неотъемлемый элемент системного управления бизнес-процессами. На первый взгляд разработка СОП может показаться сложной, но все не так уж и сложно.

Читать
Как вовлечь сотрудников в улучшение бизнес-процессов

Невозможно системно заниматься оптимизацией бизнес-процессов, если не знать, как вовлечь сотрудников в данный процесс. Но как это сделать? Как подтолкнуть на разработку идей? Как разбудить активность?...

Читать
Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапа...

Читать
Зачем и как описывать бизнес-процессы?

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться их описать. Поэтому важно понимать: зачем и как описывать бизнес-процессы.

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.