Управление процессами - определение целей и задач

Управление процессами - определение целей и задач

Управление бизнес процессами проходит в 3 основных этапа. Первый – Разграничение, его можно считать подготовительным. Цели и задачи бизнес процессов определяют второй этап – Создание бизнес процессов.
Управление процессами - определение целей и задач

Управление бизнес-процессами само по себе имеет ряд целей. К таким целям относится формализация процессов, увеличение управляемости, повышение эффективности процессов и т.д. Но сейчас нам необходимо подготовиться к этапу создания бизнес-процессов и определить, каких целей мы хотим достичь и какие задачи выполнить. 

В качестве базовой информации необходимо использовать карту основных бизнес-процессов, список всех бизнес-процессов и цели / задачи компании.

Цели и задачи бизнес-процессов

Цели и задачи управления процессами должны быть полностью согласованы с целями и задачи всей компании.

  • Цель – то, чего мы хотим достичь.
  • Задача – то, что необходимо сделать, чтобы достичь цели.

И цели, и задачи должны быть сформулированы таким образом, чтобы было понятно - чего и когда необходимо достичь. Конечно же, здесь помогает уже избитая, но весьма эффективная методика SMART.

К примеру, цель «Увеличить эффективность производства» непонятна. Необходимо четко определить, на сколько нужно увеличить эффективность и в какой срок. Так что меняем формулировку «Увеличить эффективность производства на 10% к 1 апреля 2014 года».

При задании конкретных показателей и сроков будьте реалистичны. Крайне важно, чтобы цель была достижима. И еще. Когда вы говорите «увеличить эффективность» или про какой-то иной параметр, необходимо убедиться, что все понимают, что такое эта самая эффективность.

Если понятие спорно, дайте конкретную методику расчета данного показателя.

В противном случае каждый участник поймет данный показатель по-своему, а цель не будет достигнута. Итак, какие цели вы можете поставить исходя из текущей ситуации? Для этого необходимо просмотреть карту основных процессов и список всех бизнес процессов, а затем ответить на несколько вопросов:

  • Что необходимо изменить в карте основных процессов? Какой она должна быть?
  • Нужно ли изменить текущие процессы, участвующие в цепочке создания ценности? И если нужно, то как?
  • Что в списке процессов вызывает сомнения и должно быть изменено?
  • Как или на что это должно быть изменено?
  • Позволяют ли текущие процессы эффективно достигать целей компании?
  • Соответствуют ли текущие процессы нашему представлению о том, как это должно быть в компании?

В результате ответов на данные вопросы вы должны получить список конкретных целей или пожеланий. Теперь согласуйте полученные цели и пожелания с целями компании.

Если сформулировать конкретные цели не получилось, попробуйте проанализировать и задать конкретные цифры для полученных пожеланий относительно процессов.

Задать более конкретную методику постановки целей сложно, поэтому я приведу примерный список возможных областей целеполагания. Напомню, что цели определяются для этапа создания бизнес процессов.

Итак, можно ставить цели в следующих областях:

  • Объединение процессов в один или, наоборот, разделение процессов.
  • Изменение продуктов процессов или изменение рабочих потоков. Рабочий поток - это тот путь, который проходит продукт от начального материала до конечного продукта.
  • Изменение владельцев процессов.
  • Перераспределение (изменение компоновки) процессов.
  • Внедрение новых процессов.
  • Устранение процессов из структуры компании.
  • Изменение вспомогательных процессов или процессов управления.
  • Цели, связанные с конкретными изменениями тех или иных показателей процессов. К примеру, сокращение затрат на процесс.

Если цель - это то состояние, которого мы хотим достичь, то задача - это конкретный шаг, который необходимо выполнить для достижения цели.

Естественно, маловероятно, что цели будут достигаться посредством выполнения одной задачи, так что за каждой целью закрепляется целый список задач и подзадач. Задачи должны иметь более конкретную формулировку, чем цели.

Каждая задача должна иметь:

  • Конкретный критерий ее выполнения: что именно должно быть выполнено и как станет понятно, что это, собственно, сделано.
  • Срок выполнения.
  • Исполнитель - кто конкретно своими ручками будет выполнять задачу.
  • Ответственный - кто несет ответственность за данную задачу. Далеко не всегда исполнитель и ответственный - это одно лицо.
  • Ресурсы на выполнение задачи. Нужно указать, что дается для того, чтобы выполнить задачу.
  • Если необходимо, то указать возможные варианты, формы или пути выполнения задачи. К примеру, задача "Подготовить отчет" должна пояснять, в каком виде данный отчет должен быть выполнен, т.е. задаются определенные требования к задаче.

Пример. Цель - повысить эффективность процесса производства на 10% к 1 апреля 2014 года. 

  • Задача 1 - уменьшить использование расходных материалов на 15% к 1 января путем усовершенствования оборудования. Ответственный - Иванов. 
  • Задача 1.1 - Подобрать поставщика оборудования к 1 октября. Исполнитель - Т. Питерс 
  • Задача 1.2 - Согласовать бюджет закупки оборудования к 14 октября. Исполнитель - Т. Питерс И т.д.

Помимо целей, связанных с целями конкретной компании, необходимо формализовать цели и задачи, связанные непосредственно с созданием процессов.

Пример "создать модель и комплект сопутствующей документации процесса Производство к 1 ноября" - это цель. Задачи будут описывать конкретные шаги по созданию модели и документации. Об этом я буду рассказывать в дальнейшем.

Таким образом, цели и задачи бизнес процессов приобретают вид конкретного списка , шагов по достижению целей. Соответственно, при создании бизнес процессов вы будете ориентироваться на данный список.

Цели и задачи бизнес процессов должны быть согласованы со всеми заинтересованными лицами.

К заинтересованным лицам относятся не только исполнители и ответственные, но и те, на чью работу это может повлиять.

К примеру, при согласовании бюджета на закупку оборудования необходимо согласовать задачу не только с тем, кто будет готовить бюджет, но и с тем, кто будет его рассматривать и утверждать.

Только в таком случае задача будет выполнена без проволочек. Точнее, вероятность возникновения рисков и пресловутого человеческого фактора существенно снижается. Зачастую к постановке целей и задач подходят очень формально. Результатом является большое количество "непредвиденных обстоятельств" в процессе достижения цели и несоответствие полученного результата ожиданиям. Не допускайте таких ошибок.

Статьи по теме
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Как найти потери в процессах

Потери в процессах есть всегда. Потери отсутствуют только в идеальных процессах. Но с идеальными процессами есть одна проблема — они не существуют. Поэтому крайне важно обладать навыками, которые позв...

Читать
7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать
Производительность и эффективность: что важнее?

… на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и то же? Нет. Производительность и эффективность это разные вещи и в этой стат...

Читать
Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процес...

Читать
Анализ разрывов

Анализ разрывов - инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом. Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, ...

Читать
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах

Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к ...

Читать
Процессный подход - 10 фундаментальных принципов

Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив принципы, нет смысла двигаться дальше.

Читать
Регламент взаимодействия. Что нужно знать

Регламент взаимодействия - документ, который определяет порядок взаимодействия участников бизнес-процессов. Например, вы можете создать регламент, определяющий состав и порядок взаимодействия между по...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.