Что выбрать управление процессами или проектами?

Управление процессами или проектами? В чем разница?

Одно можно сказать наверняка: управление процессами и управление проектами не являются взаимозаменяемыми терминами. Крайне важно понимать определение каждого из них.

Проект – ограниченная во времени деятельность, направленная на достижение уникальных результатов.

Управление проектами определяется как план организации и реализации конкретного проекта. Оно необходимо, когда вы сталкиваетесь новой, уникальной задачей.

Управление проектами применяется, когда, необходимо создать что-то новое, адаптироваться к обстоятельствам или упорядочить хаос.

Процесс — это последовательность действий, которая выполняется ради определенного, предсказуемого и устойчивого результата.

Управление процессами – это описание, анализ, администрирование и постоянное улучшение процессов.

Управление процессами — это метод, который позволяет понять взаимоотношения процессов в компании и, что крайне важно, людей.

Как работает управление проектами?

Процесс управления проектами можно разбить на пять этапов:

1. Инициация проекта

Управление проектом начинается на этапе разработки концепции:

• Вначале происходит определение целей проекта и обсуждение идей 
  
• Далее, при необходимости, проводят исследования для подтверждения/опровержения целей проекта 
  
• После собора всей информации происходит определение необходимости выполнения проекта.  

2. Планирование проекта

На данном этапе происходит планирование, причем обязательно учитывают проблемы и требования заинтересованных сторон:

• Первым делом создают проектную группу 
  
• Далее формулируют план проекта 
  
• Потом распределяют ресурсы и назначают задачи 

3. Выполнение проекта

На данном этапе проектная группа выполняет задачи по проекту. Формирует результаты для достижения конечной цели.

4. Мониторинг и контроль проекта

Здесь основное внимание уделяется отслеживанию прогресса и производительности. В этом этапе следят за тем, чтобы проект был выполнен вовремя и оставался в рамках бюджета.

5. Завершение проекта

Данный этап наступает, когда все действия по проекту завершены. Причем цели проекта могут быть как достигнуты, так и нет.

Как правило, после завершения проекта производят оценку. Определяют минусы и плюсы. Это необходимо для усовершенствования следующих проектов.

Как работает управление процессами?

Основные этапы управления процессами:

1. Описание

С какими повторяющимися задачами сталкивается ваша команда для достижения конкретного результата? Это и описывают на данном этапе. Необходимо понять:

• Какую работу необходимо выполнить 
  
• Кто несет ответственность за результат 
  
• Когда это необходимо сделать 
  

2. Внедрение

После того, как процессы были описаны, необходимо удостовериться и привести в соответствие описание и реальную жизнь. Это означает, что необходимо обеспечить, а где-то и заставить, сотрудников выполнять процессы так, как они описаны.

3. Выполнение

На этом этапе рассматривают, как выполняются процессы после внедрения. Сотрудники отчитываются о производительности процесса и результатах, полученных в ходе выполнения бизнес-процессов.

4. Оптимизация

Оптимизация бизнес-процессов начинается с анализа результатов предыдущего этапа. Именно так определяют проблемы, с которыми столкнулись сотрудники и разрабатывают подходы, которые помогут обеспечить лучшие результаты.

Этот этап направлен на улучшение существующих процессов. Цель - убедиться, что процесс достигает максимальных и стабильных результатов.

5. Интеграция

Прежде, чем переходить к заключительному этапу, необходимо убедиться, что бизнес-процессы эффективны в должной мере. Теперь можно посмотреть на то, как связаны процессы между собой. Это позволит систематизировать работу всей организации.

Управление процессами или проектами: как узнать какой подход использовать?

Управление бизнес-процессами и проектами может помочь улучшить работу сотрудников и добиться лучших результатов. Обе эти формы управления позволяют определить, что и как нужно сделать.

Когда нужно управление проектами?

• Когда вы начинаете что-то в первый раз, управление проектами — это то, что вам нужно.  
  
• Управление проектами — это подход, где команда формирует желаемый результат и план по его реализации.  
  
• Если проекты становятся повторяющимися, пришло время взглянуть на управление процессами. 
  

Когда нужно управление процессами?

• Когда дело доходит до выполнения операций вашего бизнеса, необходимо применять управление процессами. 
  
• Любая повторяющаяся деятельность, с которой вы сталкиваетесь в своей организации, является процессом. Даже управление проектами – процесс.  

Каковы преимущества управления процессами?

1. Гибкость бизнеса

Состояние бизнеса постоянно меняется. Эти изменения могут быть вызваны новыми правилами, появлением нового конкурента или развитием технологий. Какими бы они ни были, чтобы оставаться конкурентоспособной организации необходимо быстро на них реагировать. Эффективное управление бизнес-процессами позволяет организации быстро вносить необходимые корректировки.

2. Прозрачность деятельности компании

Управление процессами позволяет предприятиям отслеживать и контролировать процессы, которые они внедряют. Отслеживая каждый шаг процесса, менеджеры могут лучше понимать общую картину, что помогает им принимать более обоснованные решения.

3. Повышение эффективности

Каждый бизнес хочет, чтобы его бизнес-процессоры функционировали максимальной эффективно. Неэффективный процесс отнимает у компании деньги и время.

Система управления процессами работает так, чтобы точно определить, где находятся отклонения и помогает определить, как именно их можно устранить.

4. Бизнес-знания

Делиться бизнес-знаниями сложно, особенно когда компания начинает расширяться. Чаще всего организации полагаются на конкретного сотрудника или команду, чтобы иметь полное представление о том, как работает процесс.

Любые кадровые изменения делают эту модель дорогостоящей, неэффективной и отнимающей много времени. Знания, которые получают сотрудники, уходят с ними на пенсию или на следующую должность в другой компании.

Эффективное управление процессами побуждает команды создавать хорошо описанные процессы, которые фиксируют эти знания и обеспечивают простое совместное использование решений.

5. Безопасность и соответствие требованиям

Нормы и правила, влияющие на эффективность бизнеса, могут привести к дорогостоящим штрафам и ненужным сбоям. Когда основное внимание уделяется управлению процессами, компания может создать более гибкий подход к реагированию на изменения. В частности, изменения законодательства и требований регуляторов.

Во многом это связано с тем, что каждая фаза процесса отображается и документируется. Документация, которая включает в себя рабочий процесс, роли, владельцев процесса и всю необходимую информация ориентирована на соответствие этим требованиям.

6. Непрерывное совершенствование

Непрерывное совершенствование — это метод, позволяющий сделать бизнес более успешным с помощью серии небольших и постоянных улучшений.

Управление процессами дает менеджерам возможность взглянуть на свои процессы, определить пути совершенствования и адаптироваться под постоянное улучшение. Инструменты управления процессами гарантируют принятие обоснованных решений в отношении изменений, поскольку данные собираются с помощью аналитики и отчетов.

Преимущества управления проектами

1. Повышение производительности

Правильное управление проектами обеспечивает лучшую производительность. Позволяет лучше планировать с учетом конкретных потребностей организации и укладываться в бюджет. Это автоматически делает проекты, выполненные компанией, более продуктивными.

2. Повышение эффективности проекта

Управление проектами повышает эффективность проектов. Четкая дорожная карта того, что необходимо для выполнения проекта, помогает руководить его участниками. Когда действия выполняются так, как они были запланированы, это позволяет командам работать эффективнее.

3. Высокий уровень удовлетворенности клиентов

Когда проект хорошо спланирован, сотрудники, ответственные за его выполнение, знают, что и когда делать. Четкое планирование гарантирует, что они обеспечат ожидаемые результаты. Ваш проект будет завершен в ожидаемое время и в рамках установленного бюджета, что способствует удовлетворенности клиентов.

Знание того, когда применять управление процессами, а когда использовать управление проектами — это то, что даст вашей организации преимущество и поможет в достижении успеха.