Цикл процесса управления бизнес-процессами
Все подпроцессы последовательны, т.е. выполняются строго один за одним. Но я же уже говорил о том, что такое управление бизнес-процессами, зачем ещё раз касаться этой темы? Разница в том, что ранее я рассказывал об управлении бизнес-процессами как области деятельности или функции. Попросту говоря, что нужно делать, чтобы считать, что мы управляем процессами. Я рассказал, из каких этапов состоит управление бизнес-процессами и что находится в зоне ответственности. Сейчас же я хочу показать, какие операции по управлению процессами необходимо выполнять применительно к процессам организации. Т.е. я говорю о том, как управление процессами превратить в постоянный поток.
Цикл процесса управления бизнес-процессами состоит из 5 подпроцессов:
- Проектирование
- Моделирование и описание
- Выполнение
- Мониторинг
- Оптимизация
Каждый процесс в компании должен пройти через данный цикл. В таком случае можно будет сказать, что процесс управляем и находится на стадии «Совершенствование»
Проектирование
На данном этапе существует 2 основные задачи:
- определить, как бизнес-процесс существует на данный момент и
- понять, какими мы хотим его видеть в дальнейшем.
Для этого необходимо чётко обозначить:
- из каких операций состоит процесс;
- границы процесса;
- последовательность операций;
- исполнителей операций;
- кого, как и когда процесс информирует о тех или иных событиях;
- какие варианты развития процесса существуют на данный момент;
- как необходимо действовать в форс-мажорных обстоятельствах;
- какие стандартные процедуры существуют;
- как измерять ключевые показатели;
- в рамках каких значений должны поддерживаться показатели;
- документы процесса;
- что является продуктом процесса, и каково его качество.
Главное - создать наглядную конструкцию или дизайн процесса. Затем уже можно пробежаться по основным моментам и обозначить, что бы нам хотелось поменять.
Моделирование и описание бизнес-процессов
На основании ранее составленного проекта создаём модель. Что такое модель? Это та же конструкция, что мы уже создали, но с добавлением разных переменных. Допустим, в модели можно указать, что определённая операция занимает не 1 час, а только 10 мин. Как это повлияет на остальные операции? Что нужно изменить, чтобы это стало возможным? И т.д. Важно не забыть добавить всевозможные варианты развития процесса. Таким образом мы создаём оптимальное соотношение затрат и результатов. В дальнейшем я буду подробно рассказывать о моделировании бизнес-процессов.
Выполнение
Какими бы замечательными ни были бизнес-процессы на бумаге, в реальности всегда найдутся «но». Эти «но» можно выявить только одним путём – выполнить процесс практически. А если точнее, то запустить его в работу и внимательно наблюдать. Без этого этапа никак не обойтись. Поэтому крайне важно уделить достаточно времени на этап проектирования и моделирования – это позволит снизить риски. Ещё важно иметь подстраховку на непредвиденный случай. К примеру, если вы разрабатываете новую систему CRM, не внедряйте её сразу во всей компании. Дайте для начала одному из специалистов поработать с ней. И пусть у него будет возможность перейти в старую систему в случае возникновения непредвиденных сложностей. Все-таки клиенты важнее.
Мониторинг бизнес-процессов
Это наблюдение и отслеживание процессов. Организовать мониторинг необходимо таким образом, чтобы можно легко получить информацию о ходе и результатах процесса. При этом необходимо вести статистику для возможности изменения показателей во времени. Простой доступ к информации обеспечивает возможность исправить что-то вовремя.
К примеру, если заказ клиента «застрял» на одной из стадий процесса, мониторинг позволит не только увидеть это, но и своевременно вмешаться и внести поправки в процесс. То, насколько детально происходит отслеживание процессов, зависит как от самих процессов, так и от ваших целей. Если процесс новый и только начал работу, необходим детальный мониторинг. Так же детальность зависит от возможностей всей системы. Помните – затраты, которые вы несёте на получение информации, не должны превышать ценности этой информации.
Оптимизация бизнес-процессов
На данном этапе вы анализируете данные, полученные в результате мониторинга, проектирования и моделирования. Целью такого анализа является получение информации о возможностях улучшения.
Для того чтобы понять, что необходимо улучшать, необходимо выявить «узкие места» процесса. Такое место определяет производительность всего процесса, это самое слабое звено. К примеру, если вы производите 100 единиц продукции, а продавать можете лишь 80, продажи являются таким узким местом. Нет смысла производить больше, чем вы продаёте. Ну по крайней мере, в общей ситуации.
Когда же методы оптимизации не дают необходимого результата, необходимо присмотреться к реинжинирингу, т.е. полной перестройке бизнес-процесса.
Как правильно - совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может, лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов - это не одно и то же? В конце концов, что значат все эти слова? <br />
...
Вот так, управление бизнес-процессами обрело форму обычного процесса. Необходимо поставить данный процесс на поток и постоянно прогонять каждый процесс компании по данному циклу. Это позволит улучшать не только отдельно взятые бизнес-процессы, но и деятельность компании в целом. Кстати, процесс управления, тоже можно и нужно оптимизировать.
