Цикл процесса управления бизнес-процессами

Цикл процесса управления бизнес-процессами

Как бы «коряво» это ни прозвучало, но управление бизнес-процессами - это тоже процесс. Им тоже можно управлять и его тоже можно оптимизировать. Цикл процесса управления бизнес-процессами состоит из 5 основных подпроцессов.
Цикл процесса управления бизнес-процессами

Все подпроцессы последовательны, т.е. выполняются строго один за одним. Но я же уже говорил о том, что такое управление бизнес-процессами, зачем ещё раз касаться этой темы? Разница в том, что ранее я рассказывал об управлении бизнес-процессами как области деятельности или функции. Попросту говоря, что нужно делать, чтобы считать, что мы управляем процессами. Я рассказал, из каких этапов состоит управление бизнес-процессами и что находится в зоне ответственности. Сейчас же я хочу  показать, какие операции по управлению процессами необходимо выполнять применительно к процессам организации. Т.е. я говорю о том, как управление процессами превратить в постоянный поток.

Цикл процесса управления бизнес-процессами состоит из 5 подпроцессов:

  1. Проектирование
  2. Моделирование и описание
  3. Выполнение
  4. Мониторинг
  5. Оптимизация

Каждый процесс в компании должен пройти через данный цикл. В таком случае можно будет сказать, что процесс управляем и находится на стадии «Совершенствование»

Проектирование 

На данном этапе существует 2 основные задачи: 

  1. определить, как бизнес-процесс существует на данный момент и 
  2. понять, какими мы хотим его видеть в дальнейшем. 

Для этого необходимо чётко обозначить:

  • из каких операций состоит процесс;
  • границы процесса;
  • последовательность операций;
  • исполнителей операций;
  • кого, как и когда процесс информирует о тех или иных событиях;
  • какие варианты развития процесса существуют на данный момент;
  • как необходимо действовать в форс-мажорных обстоятельствах;
  • какие стандартные процедуры существуют;
  • как измерять ключевые показатели;
  • в рамках каких значений должны поддерживаться показатели;
  • документы процесса;
  • что является продуктом процесса, и каково его качество.

Главное - создать наглядную конструкцию или дизайн процесса. Затем уже можно пробежаться по основным моментам и обозначить, что бы нам хотелось поменять.

Моделирование и описание бизнес-процессов 

На основании ранее составленного проекта создаём модель. Что такое модель? Это та же конструкция, что мы уже создали, но с добавлением разных переменных. Допустим, в модели можно указать, что определённая операция занимает не 1 час, а только 10 мин. Как это повлияет на остальные операции? Что нужно изменить, чтобы это стало возможным? И т.д. Важно не забыть добавить всевозможные варианты развития процесса. Таким образом мы создаём оптимальное соотношение затрат и результатов. В дальнейшем я буду подробно рассказывать о моделировании бизнес-процессов.

Выполнение 

Какими бы замечательными ни были бизнес-процессы на бумаге, в реальности всегда найдутся «но». Эти «но» можно выявить только одним путём – выполнить процесс практически. А если точнее, то запустить его в работу и внимательно наблюдать. Без этого этапа никак не обойтись. Поэтому крайне важно уделить достаточно времени на этап проектирования и моделирования – это позволит снизить риски. Ещё важно иметь подстраховку на непредвиденный случай. К примеру, если вы разрабатываете новую систему CRM, не внедряйте её сразу во всей компании. Дайте для начала одному из специалистов поработать с ней. И пусть у него будет возможность перейти в старую систему в случае возникновения непредвиденных сложностей. Все-таки клиенты важнее.

Мониторинг бизнес-процессов 

Это наблюдение и отслеживание процессов. Организовать мониторинг необходимо таким образом, чтобы можно легко получить информацию о ходе и результатах процесса. При этом необходимо вести статистику для возможности изменения показателей во времени. Простой доступ к информации обеспечивает возможность исправить что-то вовремя. 

К примеру, если заказ клиента «застрял» на одной из стадий процесса, мониторинг позволит не только увидеть это, но и своевременно вмешаться и внести поправки в процесс. То, насколько детально происходит отслеживание процессов, зависит как от самих процессов, так и от ваших целей. Если процесс новый и только начал работу, необходим детальный мониторинг. Так же детальность зависит от возможностей всей системы. Помните – затраты, которые вы несёте на получение информации, не должны превышать ценности этой информации.

Оптимизация бизнес-процессов 

На данном этапе вы анализируете данные, полученные в результате мониторинга, проектирования и моделирования. Целью такого анализа является получение информации о возможностях улучшения. 

Для того чтобы понять, что необходимо улучшать, необходимо выявить «узкие места» процесса. Такое место определяет производительность всего процесса, это самое слабое звено. К примеру, если вы производите 100 единиц продукции, а продавать можете лишь 80, продажи являются таким узким местом. Нет смысла производить больше, чем вы продаёте. Ну по крайней мере, в общей ситуации.

Когда же методы оптимизации не дают необходимого результата, необходимо присмотреться к реинжинирингу, т.е. полной перестройке бизнес-процесса.

Управление бизнес-процессами
Улучшение, оптимизация, реинжиниринг или совершенствование бизнес процессов компании

Как правильно - совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может, лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов - это не одно и то же? В конце концов, что значат все эти слова?
...

Читать

Вот так, управление бизнес-процессами обрело форму обычного процесса. Необходимо поставить данный процесс на поток и постоянно прогонять каждый процесс компании по данному циклу. Это позволит улучшать не только отдельно взятые бизнес-процессы, но и деятельность компании в целом. Кстати, процесс управления, тоже можно и нужно оптимизировать.

Статьи по теме
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Как найти потери в процессах

Потери в процессах есть всегда. Потери отсутствуют только в идеальных процессах. Но с идеальными процессами есть одна проблема — они не существуют. Поэтому крайне важно обладать навыками, которые позв...

Читать
7 потерь, которые убивают эффективность бизнеса

7 потерь — действия, которые существуют в бизнес-процессах организации, не создают ценности, но требуют денег.

Читать
Производительность и эффективность: что важнее?

… на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и то же? Нет. Производительность и эффективность это разные вещи и в этой стат...

Читать
Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процес...

Читать
Анализ разрывов

Анализ разрывов - инструмент, который позволяет определить шаги, для повышения эффективности не только отдельных процессов, но и бизнеса в целом. Проще говоря, анализ разрывов позволяет понять, ...

Читать
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах

Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к ...

Читать
Процессный подход - 10 фундаментальных принципов

Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив принципы, нет смысла двигаться дальше.

Читать
Регламент взаимодействия. Что нужно знать

Регламент взаимодействия - документ, который определяет порядок взаимодействия участников бизнес-процессов. Например, вы можете создать регламент, определяющий состав и порядок взаимодействия между по...

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.