Что такое управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами - этапы

Разграничение

Основной задачей первого этапа является определение поля деятельности. Да, вы знаете все процессы своей компании. Но можете ли вы точно установить их границы? Где заканчивается один процесс и начинается другой? 

Ответить на эти вопросы очень важно, ведь в противном случае вы просто запутаетесь в текущих функциях и работах. 

Также надо четко понимать, кто несет ответственность за тот или иной процесс, для этого определяются владельцы бизнес-процессов. Дело в том, что процессный подход отличается от функционального. Функции того или иного отдела будут представлены в виде процессов. И, как раз в зависимости от того, как будут определены границы процессов, функции могут не совпадать с процессами. А значит, зона ответственности руководителя отдела, к примеру, может существенно измениться. 

Кроме того, на данном этапе мы договариваемся о правилах «игры». Определяем, как и в каком составе будем дальше работать над процессами.

Особенности управления бизнес-процессами предприятия включают:

1. Определение ключевых показателей эффективности (KPI) для каждой задачи и процесса.
2. Установление системы стандартов качества бизнес-процессов.
3. Контроль соблюдения стандартов качества и выполнения задач.
4. Создание системы мотивации сотрудников для достижения необходимых результатов.
5. Реализация бизнес-процессов собственником бизнеса, руководителем компании, топ-менеджерами или бизнес-аналитиком.

Описание бизнес-процессов 

Самый продолжительный и сложный этап. Для начала необходимо научить всех, кто участвует в процессе создания, правилам и нотациям описания процессов. Затем бизнес-процессы необходимо описать. Достаточно подробно. "Достаточно" означает такую детализацию, чтобы можно было оптимизировать процессы на уровне операций. 

Следующим шагом станет измерение показателей процессов, что также необходимо для оптимизации и внедрения. 

И наконец, внедрение процессов. На этапе создания бизнес-процессов под внедрением понимается приведение того, что происходит в компании в реалии к тому, что написано на бумаге. Это своеобразная фиксация, которая позволит нам в дальнейшем успешно улучшать процессы. Важно понимать, что сейчас еще рано заниматься полномасштабным улучшением процессов. Главное – подготовить платформу для улучшений.

Управление бизнес-процессами

Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать - эта статья для вас.

Читать

Улучшение процессов

А вот тут начинается самое интересное. Для начала необходимо подготовить команду, которая будет заниматься улучшением. Далее совместно с командой необходимо искать возможности улучшения процессов. Все это оформляется в виде проекта, управляет которым человек, не только способный делать это, но и имеющий необходимые ресурсы и влияние.

После того, как получены результаты оптимизации нескольких процессов, необходимо внимательно проконтролировать результаты и спустя некоторое время провести аудит бизнес-процессов. Цикл улучшения процессов никогда не прекращается. Он происходит постоянно и должен охватывать все процессы компании. Ну по крайней мере, основные.

Сущность управления бизнес-процессами заключается в анализе и оптимизации этапов и задач, которые выполняются в рамках работы бизнеса. Главная цель управления бизнес-процессами — обеспечить эффективное взаимодействие всех отделов компании для выполнения поставленных задач, определить метрики, KPI, установить стандарты качества и контролировать их соблюдение, а также создать систему мотивации сотрудников.

В зоне ответственности управления бизнес-процессами находится:

• Определение стратегии и тактики для функций и бизнес-процессов.
  
• Определение структуры бизнес-процессов, их границ, направления улучшения.
  
• Моделирование бизнес-процессов.
  
• Сравнение разных моделей и определение, что будет работать лучше. Или попросту анализ.
  
• Улучшение процессов. Причем не только разработка, но и внедрение.
  
• Контроль всех процессов. Причем необходима возможность контроля в режиме реального времени.
  
• Реинжиниринг бизнес-процессов или полная перестройка процессной системы.
  

Все 7 пунктов позволяют очень тщательно и эффективно подходить не только к процессу моделирования и анализа, но и к процессам внедрения и операционного управления. Залогом эффективности являются реальные данные участников процессов. Проще говоря, нельзя анализировать и оптимизировать процесс без тех, кто его реально исполняет.

В итоге. Управление бизнес-процессами - это метод, который позволяет нам определять границы бизнес-процессов, создавать их, внедрять и постоянно улучшать.