Команда бизнес-процесса - обучение и подготовка

Команда, которая будет заниматься описанием и внедрением бизнес-процессов, самое важное звено во всей системе управления процессами. Команду необходимо не только грамотно подобрать, но и ввести в курс дела, а также обучить необходимым навыкам.

Команда бизнес-процесса - инструкция по эксплуатации

В первую очередь еще раз пройдитесь с командой по всем пунктам предстоящего проекта:

• Список работ
  
• Время начала и окончания каждого пункта
  
• Длительность и трудозатраты
  
• Ответственные и исполнители работ
  
• Использование ресурсов
  
• Цели и задачи проекта
  
• Риски проекта
  
• Коммуникации
  

Обязательно сделайте акцент на роли каждого из участников процессных команд. Важно абсолютно четкое и единогласное понимание проекта как на уровне целей, так и на уровне конкретных работ.

Управление бизнес-процессами

Коммуникации в бизнес-процессах

Итогом этапа Разграничение должна стать подготовка плана и правил коммуникаций. Коммуникации в бизнес процессах - это клей, который позволяет объединять сотрудников, отделы и подразделения в процессы.

Читать

Описание бизнес-процессов

Детальное описание занимает основную часть второго этапа управления бизнес процессами. От качества и формы описания зависит не только потраченное время, но и качество процессных моделей, т.к. модели строятся именно на основании полученного описания. О том, как проводить описание процессов, я буду рассказывать отдельно, но в любом случае оно должно включать в себя:

• Начало и окончание процесса.
  
• Кто использует конечный продукт процесса.
  
• Все операции процесса и порядок их выполнения.
  
• Условия, при которых процесс идет по тому или иному пути развития.
  
• Документы процесса, их источники, назначение и т.д.
  
• Владелец, исполнители или роли процесса.
  
• Обязанности и права каждой роли в процессе.
  
• Программное обеспечение.
  
• Материалы, инструменты и другие ресурсы процесса.
  
• Время выполнения каждой операции, а также паузы и задержки в процессе.
  
• Ключевые показатели эффективности.
  
• Список терминов и выражений
  

Для описания процесса члены команд должны:

• Проводить интервью
  
• Составлять опросники и формы, необходимые для интервью и/или наблюдения процесса
  
• Знать принципы бизнес-моделирования и делать графические модели процессов
  
• Обрабатывать документацию и статистические данные.
  
• Владеть терминологией бизнес процессов.
  
• Понимать структуру и особенности текущей бизнес модели
  

Ключевые показатели эффективности

Несмотря на то, что KPI задаются для каждого процесса, это все равно единая система. Выстраивание данной системы требует от членов команды знания принципов ее построения. Два ключевых принципа: 

• Показатели должны отражать реальную работу процесса. Если показатель не может быть изменен в ходе процесса, то он не имеет к нему отношения. 
  
• Если показатель не используется для принятия управленческих решений, то он не нужен. Иными словами, не стоит задавать большое количество показателей "на всякий случай", используйте только те, что действительно нужны для контроля процесса.
  

Внедрение

Уже на этапе описания процессов необходимо думать о том, как будут внедряться изменения. Команда процесса должна знать, как готовить, осуществлять, контролировать и корректировать проект внедрения. Проект внедрения подчиняется всем принципам управления проектами, поэтому команда должна владеть данным инструментом. Я еще не раз буду возвращаться к вопросам внедрения процессов и изменений.

От качества обучения команды зависит успех всего этапа создания бизнес-процессов.

После обучения команды вышеуказанным пунктам можно переходить к подробному описанию процессов. Следующая серия моих статей будет посвящена именно этому.