Интервью? А с кем вы будете беседовать?

То, как вы себя поведете с конкретным сотрудником и сможете ли расположить его к себе, является второй составляющей успеха проведения интервью, о которой, к сожалению, очень часто забывают. Коммуникационную подготовку к интервью можно разбить на три части - определить поведенческие особенности интервьюируемого, организовать место проведения интервью и договориться о проведении.

Поведенческие особенности

Прежде чем проводить интервью необходимо понять - с кем именно вы имеете дело. У каждого человека свои особенности, и чем лучше вы сможете их понять, тем эффективнее будет интервью. Предлагаю рабочий пример такой классификации

Типы поведения

Демонстративный

• Особенности общения Будет всегда говорить о себе, перебивать собеседников, привлекать всеобщее внимание навязчивыми жестами. Все всегда должны говорить только с ним и только о нем.
  
• Достоинства Прекрасные презентационные качества.
  
• Слабости Не слушает окружающих, плохо работает в группе, слова расходятся с делом, очень ранимо воспринимает критику.
  
• Девиз "Смотрите, я какой". Всегда самый яркий, привлекающий к себе внимание окружающих. Громкая речь, пронзительные цвета, контрасты в одежде, блестящие и яркие аксессуары сопутствуют этому типу. В стиле всегда присутствует определение "Очень" — очень дорого или очень ярко или очень странно или очень сексуально.
  
• Ключ к успешному общению Говорите комплименты
  

Душа компании

• Особенности общения - будет рассказывать анекдоты, беззлобно подшучивать над окружающими, развлекать аудиторию, отвлекаться на другие темы.
  
• Достоинства - прекрасно умеет налаживать эмоциональный фон.
  
• Слабости - непоследователен, непунктуален, низкая критичность.
  
• Признаки - всегда с улыбкой на лице и в хорошем настроении. Одет свободно, больше в мягкие ткани, пуговицы расстегнуты. Жесты большие и открытые. Говорит громко, грудным голосом. Нравится окружающим, отличное чувство юмора. Рядом с ним не хочется работать, а хочется отдыхать.
  
• Ключ к успешному общению - смейтесь вместе и работайте, играя.
  

Структурированный

• Особенности общения - всех окружающих и себя в том числе расставляет в соответствии с табелем о рангах или с его собственной иерархией. О подчиненных будет заботиться и требовать взамен беспрекословного подчинения. Своему начальству также подчиняется сам. Говорит сухо, четко, короткими фразами. Мало интонаций, мало эмоций. Трудно меняет собственное мнение.
  
• Достоинства - легко наведет общий порядок, установит структуру, регламент. Методичен и последователен.
  
• Слабости - упрям и косен. Не хватает гибкости и креативности
  
• Признаки - всегда очень собран, аккуратен, застегнут на все пуговицы. Любит военный или строгий стиль в одежде, очень короткие волосы.
  
• Ключ к успешному общению - предъявите полномочия и установите себя выше его в его же иерархии. Если это невозможно,поступайте следующим образом: не вступая в поединок, декларируйте полную лояльность его порядку.
  

Устремленный

• Особенности общения - не любит лишних деталей и отвлечение на эмоции. Все общение направляет на достижение собственного результата.
  
• Достоинства - сделает все возможное и достигнет поставленной цели.
  
• Слабости - не видит окружающих, идет по головам.
  
• Признаки - внешний вид чаще сдержан, но всегда направлен для достижения поставленной им цели. Если имидж ничего не принесет его цели, будет выглядеть неопрятно. Говорит резко, быстро, направленно, только по делу. Жесты резкие, направленные в собеседника, напоминают стрелы.
  
• Ключ к успешному общению - дайте понять, что Ваша цель в его цели.
  

Эмотивный

• Особенности общения - для него очень важны эмоции и состояние собеседника. Сделает все, чтобы организовать комфортную атмосферу диалога. Легко слушает, задает вопросы, может понять и принять собеседника. Хороший психолог.
  
• Достоинства - тонко чувствует окружающих. Направлен на помощь другому.
  
• Слабости - не выносит жесткости в общении.
  
• Признаки - одет безукоризненно и с отменным вкусом. Стиль мягкий, ненавязчивый. Не любит жестких тканей. Голос спокойный, грудной, певучий. Смотрит в глаза, все внимание уделено собеседнику. Мягкость и плавность жестов. Объединяющие и открытые жесты.
  
• Ключ к успешному общению - поделитесь проблемой, и он Вам обязательно поможет.
  

Творческий

• Особенности общения - сложен и малопонятен. Говорит на незнакомом профессиональном или социальном сленге. Легко замыкается в себе. Конфликтен.
  
• Достоинства - знает, понимает и делает то, чего не могут другие.
  
• Слабости - замкнут. Мыслит иначе. Сложно найти общий язык
  
• Признаки - его внешний вид всегда очень странен. Главное — максимальное отличие от среднего. Стиль может быть разным (богемный, металлический, готический, панк и т.д). Характерны бороды и длинные волосы, мешковатая или многослойная одежда. Взгляд за челкой, смотрит снизу, трудно входит в контакт.
  
• Ключ к успешному общению - не навязывайтесь. Ставьте задачу и оставьте в покое на какое-то время.
  

Тревожно-ответственный

• Особенности общения - малоинициативен, скромен, медленная тихая речь.
  
• Достоинства - отлично выполнит скрупулезную и рутинную работу.
  
• Слабости - боится всего нового. Не способен выступать публично.
  
• Признаки - главная задача его имиджа, чтобы его никто не заметил. Все очень серенькое, незаметное, неприглядное, но аккуратненькое. Украшений, макияжа практически не бывает. Жесты скованные, взгляд направлен в сторону и вниз.
  
• Ключ к успешному общению - никогда не ставьте перед ним сразу сложных и новых задач. Все очень потихоньку, полегоньку, очень осторожно. За выполнение можете не беспокоиться.
  

В чистом виде данные типы не встречаются. Как правило, один человек объединяет в себе несколько из них. Но один всегда будет превалировать. Определите его и опирайтесь на это определение, чтобы подобрать правильный ключ к общению с сотрудником. Для того чтобы иметь возможность определить поведенческий тип человека, проведите небольшое знакомство перед интервью. Отличным предлогом станет личная договоренность о времени и месте интервью.

Организация места проведения интервью

Если вы считаете, что не важно, где проводить интервью, то глубоко заблуждаетесь. Место имеет значение. Порой определяющее. Если место будет неудобным, вас будут постоянно отвлекать - интервью пройдет весьма напряженно. Постарайтесь организовать место для проведения интервью, которое будет соответствовать следующим требованиям:

Удобство

Конечно, не стоит бросаться в крайности и искать место с камином, креслами и симпатичной официанткой, которая будет носить вам кофе... хотя... ;) Место проведения интервью должно быть достаточно удобным, чтобы вы и ваш собеседник могли чувствовать себя комфортно и у вас не было желания поскорее оттуда уйти. В моей практике были случаи, когда приходилось проводить интервью в прямом смысле на корточках за стойкой обслуживания клиентов. Естественно, такое интервью не отличается эффективностью. Поэтому организуйте такое место, где вы сможете удобно сидеть и никуда не спешить.

Отсутствие отвлекающих факторов

Имеет отношение к первому пункту. Отсутствие отвлекающих факторов - прямая составляющая комфорта. Ваш кабинет может быть вполне комфортным местом, если только вы располагаетесь там в одиночестве и сотрудники не имеют привычки врываться в кабинет по поводу и без повода. В противном случае стоит выбрать более уединенное место. 

Кроме того, позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекали во время проведения интервью - поставьте телефон на бесшумный звонок, не отвлекайтесь на сообщения и желательно повесьте на дверь табличку "Не беспокоить". Попросите своего собеседника также убрать телефон. О том, чтобы ни вас, ни вашего собеседника не отвлекали во время проведения интервью, нужно позаботиться заранее.

Наличие инструментов для работы

Если для интервью необходимы документы (а они по идее должны быть необходимы), подготовьте их заранее в нескольких экземплярах - для вас и собеседника. Компьютер, флип-чарт, проектор, стикеры, маркеры, планшеты... Заранее приготовьте все, что может понадобиться. Заранее организуйте и подготовьте все свои записи. План интервью должен быть постоянно перед глазами.

Договоренность о проведении интервью - план коммуникаций

Чтобы нормально провести интервью, и у вас, и у сотрудника должно быть время на это. А значит, это время надо организовать. Заранее договоритесь с руководителем сотрудника, с которым будете проводить интервью, о том, чтобы ему выделили необходимое время. При этом сотрудник не должен оказаться из-за этого в ситуации, когда после интервью ему придется задерживаться и доделывать работу.

После того как руководитель одобрил и выделил время, договоритесь с сотрудником. Во-первых, это позволит вам познакомиться и понять, к какой категории поведенческих типов он относится. 

Во вторых, это просто вежливо. Не стоит нарушать планы человека просто потому, что вам так удобно. В идеальном варианте у вас должен быть план коммуникаций по проекту описания бизнес процессов, который включает в себя план проведения интервью с сотрудниками. И опять же данный план должен быть согласован не только с ответственными руководителями, но и с самими сотрудниками. 

Да, это непросто. Но поверьте, такая тщательная подготовка является хорошей инвестицией, которая принесет свои плоды не только на этапе описания, но и на этапе внедрения.

На этом этап подготовки закончен. Пора переходить непосредственно к проведению интервью, но об этом уже в следующий раз. Вложив время и силы в тщательную подготовку к проведению интервью, вы получаете дивиденды в виде эффективно проведенного интервью, релевантной и достаточной информации о процессах, а также дивиденды в виде знаний об особенностях и сложностях бизнес процессов, а также расположение сотрудников.