Методы повышения производительности труда на конкретных примерах

«Плохой мастер винит свой инструмент. Хороший мастер учится работать любым инструментом. Великий мастер сам создаёт инструменты под свою задачу.»

Народная мудрость (часто приписывается древнегреческим философам)

Руководитель тонет в рекомендациях. То ему советуют наладить нормирование, то внедрить KPI, то купить новое ПО, отправить команду на тренинг, улучшить освещение, изменить график работы. И так - сотни советов. В итоге либо хватаются за всё подряд, и закономерно проваливают всё, либо замирают в страхе ошибиться - и ничего не делают.

А если подойти системно и разложить методы повышения производительности труда по полочкам - на что они воздействуют (процессы, технику, человека, условия или структуру), - сразу становится понятнее. Вы сможете комбинировать их и выбирать то, что подходит именно вашей ситуации.

Нельзя уповать на один тип методов повышения производительности труда. Например, делать ставку только на «человеческий фактор» - тренинги, мотивация, - но не трогать организацию рабочих мест. Или наоборот: автоматизировать всё подряд, не обучив людей. Производительность растёт там, где методы сочетаются.

В первой статье этого цикла мы описали методы повышения производительности труда с теоретической точки зрения. Предлагаем перейти к практике и рассмотреть методы на примерах, для этого разобьем их на 5 групп:

• Организационные; 
  
• Технические; 
  
• Экономические; 
  
• Социально-психологические; 
  
• Административные. 
  

1. Организационные методы

Эти методы повышения производительности труда меняют то, как работа организована: разделение труда, нормирование, планировка, режимы.

1.1. Нормирование труда

Нормирование труда – введение норм на выполнение тех, или иных работ и операций. Нормы используются в качестве инструмента стимуляции производительности труда и дают возможность находить и объективно анализировать причины выхода показателей за рамки.

Необходимо установить практически обоснованные затраты времени на операцию. Норму времени, норму выработки и норму обслуживания.

Пример на производстве: замерили - на установку детали уходит 1,5 минуты, а по норме заложена 1 минута. Пересмотрели приёмы, обучили рабочих, привели норму к реальности. Выработка выросла на 20%.

Пример в офисе: измерили время на заполнение типового договора - оно составляло 25 минут. После внедрения шаблонов и автозаполнения норматив сократился до 8 минут.

1.2. Рациональное разделение труда

Речь о прозрачном и однозначном разделении функциональных обязанностей между исполнителями. Это позволяет устранить дублирование действий и выровнять нагрузку на сотрудников.

Пример в бухгалтерии: три человека выписывали счета, но никто не отвечал за сверку. Перераспределили: один выписывает, второй сверяет, третий отвечает на запросы. Производительность подскочила на 30%.

Пример в ИТ: разделили поддержку на три линии: первая - типовые вопросы, вторая - сложные, третья - разработка. Время решения простых инцидентов сократилось с 2 часов до 20 минут.

1.3. Организация рабочих мест (5S и эргономика)

Организация рабочих мест включает в себя изменение их планировки, оснащения, обеспечение установленного порядка и удобство выполнения работы. Позволяет существенно сократить время на вспомогательные и ненужные операции, такие как: поиск инструментов и информации, получение нужного для работы и так далее. Кроме того, оказывает прямое влияние на скорость выполнения основных операций, за счет устранения препятствий.

Пример на складе: ходовые товары переместили в зону «золотой руки» - путь комплектовщика сократился на 40%.

Пример в офисе: бухгалтеру поставили два монитора. Время на переключение между окнами упало на 30%.

Пример в госуслугах: в МФЦ поставили терминалы электронной очереди и инфоматы - операторов разгрузили от простейших справок (но пришлось выделять сотрудника для помощи клиентам с терминалами).

1.4. Режимы труда и отдыха

Снижение утомляемости и быстрое восстановление увеличивает производительность труда. Лучше сделать дополнительные перерывы, чем загонять сотрудников. На эту тему проведено множество исследований и экспериментов, которые однозначно доказали – 5-10 минут отдыха позволяют сохранить трудоспособность на протяжении 1,5 часов.

Пример на конвейере: ввели пятиминутный перерыв каждые полтора часа. Утомляемость снизилась, количество браков упало на 15%.

Пример в колл-центре: перешли на гибкие графики - четыре дня по 10 часов или пять по 8 часов. Текучесть снизилась на 25%.

1.5. Стандартизация процессов

Стандарт – описание того, как надо выполнять работу. В стандартах описаны конкретные шаги, решения и требования к операциям и процессам. Стандарт – набор инструкций, описаний, чек-листов и карт, которые позволяют сотруднику не ошибиться при выполнении работы. Стандарты, это требования организации к тому, как надо делать.

Пример в логистике: стандартизировали приёмку товара - чек-лист из семи пунктов. Ошибки сократились на 70%.

Пример в ИТ: создали базу знаний с типовыми решениями. Новички перестали тратить час на поиск ответа - производительность команды выросла на 18%.

2. Технические методы

Эти методы - про модернизацию оборудования, инструментов, программ.

2.1. Механизация и автоматизация

Речь идет об облегчении работы за счет использования механизированных средств и инструментов, или полная замена ручного труда машинами, или программными решениями.

Пример на производстве: вместо ручной заточки инструмента наждаком - точильный станок. Время заточки одной единицы сократилось с 5 минут до 1 минуты.

Пример в офисе: внедрили программу автоматического распознавания счетов (OCR) вместо ручного ввода данных. Время обработки одного счёта сократилось с 3 минут до 30 секунд, экономия времени бухгалтера - около 10 часов в неделю.

2.2. Модернизация без полной замены

Мы говорим о том, что необходимо улучшить то, что уже есть, без полной замены. Как правило, это может касаться дополнительной оснасткой, установкой датчиков, применение программного обеспечения и так далее.

Пример на производстве: на станок установили быстросъёмный патрон (позволяет менять оснастку без ключа). Время переналадки сократилось с 20 до 3 минут.

Пример в бухгалтерии: обновили версию 1С и настроили автоматическую выгрузку банковских выписок в один клик. Раньше бухгалтер тратил на это 2 часа в день, теперь - 10 минут. Производительность выросла в 12 раз.

2.3. Внедрение цифровых помощников

Стоит начать с внедрения систем управления задачами, проектами, сервиса для учета рабочего времени, а также формирования отчетности.

Пример в ИТ-команде: внедрили доску задач - стала видна загрузка каждого сотрудника, исчезли потери времени на ожидание задач.

Пример в снабжении: внедрили систему автоматических напоминаний о сроках поставок - просрочки поставок снизились на 40%.

Важно: цифровые инструменты не заменяют налаженные процессы. Если у вас хаос, программа просто ускорит выпуск ошибок.

3. Экономические методы

Эти методы бьют через кошелёк - материальное стимулирование.

3.1. Сдельная и сдельно-премиальная оплата

Привязка уровня дохода сотрудников к объемы выполненной работы может оказать существенный эффект на производительность труда. Но отмечу, что это весьма тонкий вопрос, который требует внимательного рассмотрения и работы со своими нюансами.

Пример на производстве: ввели сделку для сборщиков - выработка выросла на 25%. Но через три месяца подскочил и брак. Пришлось добавить премию за качество.

Пример в продажах: оклад плюс процент от выручки - менеджеры активнее работают с клиентами.

3.2. Премирование за выполнение KPI

Премия за достижение измеримых показателей (выработка, качество, сроки).

Пример в логистике: премия кладовщика зависит от точности отбора (норма 99,5%) и скорости. Ошибки снизились на 60%.

Пример в ИТ-поддержке: премия за то, что закрыл инцидент за 4 часа и получил положительную обратную связь.

3.3. Система грейдов и надбавок

Увеличение дохода тех, у кого выше квалификация и сложнее работа – достаточно распространенная практика, которая доказала свою эффективность.

Пример: ввели доплату за разряд (для рабочих) и за знание английского (для менеджеров). Люди стали активнее учиться.

4. Социально-психологические методы

Эти методы воздействуют на мотивацию, климат, вовлечённость. То, что часто забывают.

4.1. Нематериальная мотивация

Очень часто о нематериальной мотивации забывают. А она работает не хуже, а в долгосрочной перспективе и лучше, чем материальная. Речь идет о регулярном признании заслуг сотрудников, похвале, званиях и публикации достижений.

Пример в офисе: в конце недели руководитель публично благодарит отличившихся. Вовлечённость по опросу выросла на 20%.

Пример на производстве: фотография лучшего рабочего недели висит у проходной. Соревновательный эффект работает без денег.

4.2. Вовлечение в улучшения (кайдзен, рацпредложения)

Сам сбор и внедрение идей и предложений сотрудников оказывает положительный эффект и повышает производительность труда. Да, это история, которая работает на длинном промежутке времени, но может дать колоссальный результат.

Пример: в компании «Восток продукт» рабочие предложили использовать «диаграмму спагетти» для анализа перемещений - сократили перемещения на 50%.

Пример в ИТ: завели «банк идей» в корпоративном чате. За месяц собрали 30 предложений, 10 внедрили - экономия времени 300 часов в год.

4.3. Улучшение психологического климата

Психологический климат оказывает прямое влияние на производительность труда. Эксперименты Файоля доказали, что даже больше, чем условия работы. Поэтому необходимо использовать все доступные методы, чтобы психологический климат стимулировал, а не снижал производительность труда. Речь идет об устранении возможностей конфликтов, или их позитивном разрешении, развитии доверия и сплочения команды.

Пример: в компании Windsor Door новый управляющий перестал обвинять рабочих в допущении брака, а начал вместе искать причины. Текучесть упала, выпуск удвоился.

Пример в офисе: ввели регулярные ретроспективы, где каждый без страха говорит о проблемах. Скорость принятия решений выросла.

4.4. Обучение и развитие

Уровень квалификации и сам процесс обучения оказывает прямое влияние на производительность. Необходимо обучать сотрудников, поддерживать институт наставничества, повышать квалификацию и всячески поддерживать самостоятельное развитие.

Пример: на заводе «РосАлит» обучили 24 сотрудника бережливому производству - выработка выросла на 16%.

Пример в госорганах: оптимизировали процесс обучения специалистов МФЦ - время выдачи документов сократилось на 47%.

4.5. Гибкие форматы работы

Для разных видов работ необходимо использовать разные форматы. В одних ситуациях подойдет удаленный формат, в других гибкий график или сжатая рабочая неделя. Это может мотивировать сотрудников и повышать производительность труда.

Пример: офисная команда перешла на четырёхдневку (как в шведском эксперименте). Производительность выросла на 13%, стресс снизился на 20%.

Пример в ИТ: полностью удалённая команда разработки - наняли лучших специалистов из других городов, скорость релизов выросла на 30%.

5. Административные методы

Эти методы основаны на дисциплине, контроле, правилах. Не самые любимые, но нужные.

5.1. Чёткие регламенты и стандарты

Речь о четких, понятных и применимых инструкциях, описанию должностных обязанностей, стандартов качества.

Пример: в логистической компании внедрили чек-лист проверки заказа перед отгрузкой. Ошибки отгрузки сократились на 80%.

5.2. Визуальный контроль

Визуализация доказанно повышает производительность труда. Применяйте доски с показателями эффективности, светофоры и сигнальные метки, разметку и маркировку, чтобы сократить время поиска и выполнения операций.

Пример: на складе повесили дашборд «заказов в час». Комплектовщики сами стали следить за темпом - выработка выросла на 18%.

5.3. Регулярные аудиты и обходы

Контроль может осуществляться по-разному, но в любом случае, даже знание о факте контроля оказывает влияние на производительность труда. Поэтому нужно использовать плановые и неплановые проверки соблюдения стандартов работы.

Пример: раз в неделю мастер проверяет порядок на рабочих местах по чек-листу 5S. Дисциплина держится постоянно, а не только когда начальник едет с проверкой.

6. Как выбрать методы повышения производительности труда для вашей ситуации

Начните с диагностики. Поймите, где основные потери: в организации труда, в квалификации, в технике или в мотивации.

Потом выбирайте методы из соответствующей группы. Потеря времени из-за беспорядка? Берите организационные - 5S, нормирование. Люди не хотят работать? Социально-психологические - мотивация, климат. Оборудование старое? Технические.

Комбинируйте. Редко у проблемы одна-единственная причина. Низкая выработка может быть и от плохой планировки, и от демотивации. Применяйте методы из разных групп одновременно.

Не начинайте с дорогих методов. Сначала организационные и социально-психологические - они часто бесплатны. Потом технические, потом структурные.

Измеряйте эффект. Если метод повышения производительности труда не дал роста - не настаивайте. Ищите другую причину или меняйте подход.

7. Резюме

Нет никакого одного «волшебного» метода. Это важно усвоить. Реальный рост производительности получается только из комбинации организационных, технических, экономических, социально-психологических и административных методов.

Главное - не хвататься за всё сразу. Начните с диагностики. Выберите два-три метода из разных групп. Например: 5S + обучение + сдельная оплата. Добейтесь результата на пилотном участке. Потом масштабируйте.

И помните: даже самый сильный метод даст сбой, если он не встроен в систему ежедневного управления.